Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 21. december 2001.
En udviklingsmodel for content management
Virksomheder kan befinde sig forskellige steder i denne udviklingsmodel, der belyser content management-behovet fra det mest simple opdateringsproblem til den sofistikerede e-business-løsning. Som modellen skrider frem, bliver processerne længere, dyrere og mere komplicerede at gennemføre såvel teknisk som organisatorisk.
FASE 1: Typisk har virksomheden erkendt, at web-stedet ikke bliver opdateret nok og begynder at se på mulige løsninger på problemet
FASE 2: Virksomheden har behov for mere end bare en hjemmeside - man vil gerne tilføje simpel tovejskommunikation i forhold til kunder, måske via et nyhedsbrev eller en afstemningsmulighed. Brugervenlighed kommer i fokus - og det samme gør omkostningerne.
FASE 3: Der er behov for decentralisering af web-opdateringen, men samtidig skal den overordnede styring bevares. I forholdet til kunden ser man måske på at implementere et ekstranet med mere personaliseret indhold. Her bliver nettet mere end et udstillingsvindue og integrationsprocessen starter.
FASE 4: Først imellem fase 3 og fase 4 kan man tale om en egentlig e-business-model, hvor internet er integreret i forretningsprocesser og virksomhedens øvrige systemer. Målet er at revurdere organisationen på baggrund af IT-gevinsterne: Måske skal der hyres nye medarbejdere, og andre er måske rationaliseret til overflødighed.
CMS. Det er i forarbejdet, de vigtige beslutninger omkring content management bliver taget, og det kan være en god ide at tage implementeringen i faser fremfor at indføre en forkromet model, der kræver omstilling i alle arbejdsprocesser med det samme.
Rettidig omhu - A.P. Møllers velkendte slogan - hører ingen steder bedre hjemmee end på content management-området. Det gælder om at tage bestik af sine egne behov og dernæst navigere gennem det næsten uoverskuelige marked af udbydere og systemer, der aldrig har bugnet mere end nu.
Først og fremmest må man afgøre med sig selv, hvad man har brug for her og nu - hvad man vil arbejde sig hen imod i fremtiden - og ikke mindst, hvor mange penge og hvilke medarbejder-mæssige ressourcer man vil afsætte til projektet.
Hos cms-udbyderen Dynamic Systems har man udviklet en form for "behov-model" (se boks) som kan illustrere de forskellige behov hos virksomhederne og den varierende kompleksitet i cms-systemerne. Og det kan være meget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, hvor i modellen, de har deres startssted og hvor de skal hen - det afhænger både af virksomhedens behov, ressourcer og størrelse.
- Vi har identificeret nogle faser, og du kan hoppe ind forskellige steder. Men hvis man spørger, hvad sker der typisk først, så handler det om et behov for opdatering. Mange har efterspurgt opdatering og bedre funktionalitet på deres web-sted - men flere er gået videre og tænker nu også i arbejdsprocesser, siger Christian Beer, direktør i Dynamic Systems.
Typisk fejltrin
Et af de hyppigste fejltrin er ifølge Christian Beer, at virksomheden fejlagtigt tror, at det bedst kan betale sig straks at få en meget dyr CMS-løsning med en høj grad af integration til virksomhedens andre systemer. For det stiller samtidig store krav til omstilling af arbejdsprocesserne i virksomhederne,såvel som til at der er afsat mandskabs-mæssige ressourcer til opgaven.
- Tit oplever vi, at folk vil have hele pakken, og det er selvfølgelig fint for mig som sælger, men det sker tit, at vi fraråder det, hvis projektet er så stort, at det kan gøres etapevis. Det kan være en meget voldsom proces for en virksomhed at gå igennem en sådan implementering, siger han og anbefaler stærkt, at man sætter sig delmål og implementerer i faser.
Men når virksomheden er nået så langt, at en arbejdsgruppe har bestemt sig for de nødvendige funktioner, gælder det markedet for udbydere. Og her har leverandøren også et råd til de, der frygter, at nogle udbydere måske på længere sigt slet ikke er på markedet, som præges af et voldsomt udskilningsløb.
- Som kunde vil jeg gå efter regnskabet hos den leverandør jeg overvejer, er det en sund forretning eller er den baseret på et million-underskud og er venturekapital-finansieret: Det ville få mig til at spørge, hvor lang tid det mon kan holde, siger han og tilføjer:
- Check firmaets referencer, ring op til andre kunder og find også ud af, hvad de har betalt, så du ved, om der er tale om en reel handel eller om en billig eller gratis implementering, der bare handler om at få en reference, siger Christian Beer. Han mener, at man i detfleste tilfælde bør foretrække en leverandør, som har CMS som sit kerneområde.
Faktaboks:
Udbyderen om CMS:
¥ Skal tænkes ind i organisationen.
¥ Bør implementeret i faser.
¥ Modstå fristelsen til at købe "alt-i-Èn" løsning.
¥ Er en kortsigtet teknologi-investering, men en lang arbejdsinvestering.
¥ Check udbyderens regnskab og referencer - og spørg andre kunder hvad de har betalt - var det en reel handel eller en gratis-implementering for referencens skyld?
