Kravspecifikation betaler sig

Mange forsømmer at lave en ordentlig kravspecifikation, når de skal gennemføre et it-projekt. Men det er en rigtig dårlig ide at sløse med kravene, for det er dyrt at lave fejl, og mere end halvdelen af alle fejl i it-projekter skyldes mangelfulde kravspecifikationer.

Kunderne har for store ambitioner, og it-leverandørerne har travlt med at love, at deres systemer kan alt muligt mellem himmel og jord. Og det gør de i konkurrencesituationen, hvor det for det meste er korrekt, at systemerne både kan ABC, BSC, procesoptimering, drill-down og hvad det nu måtte være.

Problemet er, at kunderne tror, de kan få alle tingene i et og samme system. Men sådan hænger det ikke sammen. Det bliver alt for ambitiøst og komplekst, hvis man vil det hele på én gang. Derfor skal man sondre mellem et systems potentiale, og hvad der reelt kan lade sig gøre i ét system.

Forventninger og motiver
Løsningen er at prioritere dialogen mellem kunde og leverandør i kravfasen, så man sikrer en grundig kravspecifikationsproces. Kun på den måde kan man undgå at it-projektet løber af sporet og ender med ikke at kunne tilfredsstille kundens forventninger.

»Der er en tendens til at både kunderne og leverandørerne isolerer sig i kravfasen. Men man bliver nødt til at arbejde sammen, for kun ved at afstemme alle interessenternes ønsker og forventninger, kan man sikre en god kravspecifikation og et godt projekt,« siger Anne Mette Jonassen Hass.

Ifølge Peter Skærbæk, der er lektor i økonomistyring ved Handelshøjskolen i København, kan den indledende dialog være meget vanskelig, og det er værd at bemærke, at kunderne ofte bærer en del af ansvaret for, at det går galt.

»Kundernes ambitionsniveau er tit for højt fra starten, og nogle kunder bliver så fastlåste i deres forestilling om, hvad systemet skal kunne bruges til, så det bliver svært for leverandører og konsulenter at nå ind til dem og tale dem til fornuft,« siger Peter Skærbæk.

Når kunderne har urelistiske forventninger, bør leverandøren træde i karakter, men det sker desværre ikke altid.

»Leverandører og konsulenter tøver med at trække sig ud, fordi der er så store penge i it-projekter. Man kan sige, at leverandører og konsulenter har meget få motiver til at sige stop, og det stiller dem over for et etisk valg,« siger Peter Skærbæk.

Risikovurdering
Det er klart, at kravspecifikationen ikke altid skal være lige præcis, men detaljegraden afhænger af, hvor stor risiko, man er villig til at løbe, og hvor stor frihed man er villig til at give sin leverandør i forbindelse med et konkret projekt.

»Det skal være en risikovurdering, der ligger til grund for, hvor meget man vil gøre ud af sin kravspecifikation. Man bliver nødt til at gøre sig klart, hvor et eventuelt fejltrin kan være fatalt og ende med at true forretningen,« siger Anne Mette Jonassen Hass.

Den hensigtsmæssige kravspecifikationsproces foregår ved, at leverandøren og kunden først laver en analyse af de behov, it-systemet skal opfylde. Derefter er de nødt til at gå ind i en forhandling, hvor de gennem samtale opnår klarhed og enighed om de fælles krav, som projektet skal leve op til.

»Kravspecifikation er en erkendelsesproces, og det er spørgsmål om modenhed inden for softwareudvikling, hvordan man griber processen an. Der er dog en tendens til, at man tager det mere alvorligt, når man bliver klar over, hvor meget det egentlig koster,« siger Anne Mette Jonassen Hass.

Legitimering
Der findes utallige eksempler på fejlslagne it-projekter. Københavns Kommunes lønsystem, den Elektroniske PatientJournal og Forsvarskommandoens DeMars-system er blot et par af dem. Og når kunden opdager, at systemet ikke virker som forventet, træder en særlig psykologisk-politisk mekanisme i kraft.

»Når kunden opdager, at systemet ikke virker som forventet, udvikles der nye ideer om, hvad systemet kan bruges til. Systemet tillægges nye betydninger, om hvorfor det er godt, og hvorfor man ikke har spildt sin investering,« siger Peter Skærbæk.

Det kan imidlertid være svært at udvikle nye ideer og legitimere systemets berettigelse, og legitimeringsprocessen kan sætte dybe spor i en organisation, der fra første færd havde håbet på at kunne optimere sine processer.

»Det, der styrer logikken er, at man gør alt for at forhindre, at det bliver en offentligt synlig skandale. Men i den proces tramper man på de ansatte, fordi virksomhederne forlanger disciplin og lukkethed og dermed undertrykker debatten,« siger Peter Skærbæk.

Et godt system kan optimere virksomhedens processer, men når kravspecifikationen er for dårlig, kan man i sidste ende komme til at betale en meget høj pris for sit it-system.

»Når det går galt, kan det tage mange flere år end forventet at hente return-on-investment ind, og den kan være meget svær at opgøre. Derfor er det vigtigt for virksomhederne at have en legitimeringsværdi,« siger Peter Skærbæk.

Leverandører og kunder har lige dele ansvar for, at parterne i købsprocessen ikke går i selvsving, men holder sig på et begrænset ambitionsniveau. For systemerne består, til trods for at de er nok så utilfredsstillende. Så mon ikke det kan betale sig at bruge et et øjeblik eller to på at lave benarbejdet.

Læs mere i dagens udgave af IT-avisen ComON