Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 15. september 2006.
Carsten Sørensen og hans team på 150 mand møder op ved en græsplæne uden it-infrastruktur - bygger den op, servicerer den - for at slutte med at pille det hele fra hinanden igen. Velkommen til jobbet som CIO på Roskilde Festival.
Han servicerer bedst sin virksomhed, hvis han har sin mountainbike i nærheden. Kontorerne med support-afdeling, udviklingsafdeling og udstyrslager ligger i et par byggepladscontainere i et fjernt hjørne af arbejdspladsen. Og it-afdelingen og infrastrukturen eksisterer kun tre uger årligt.
Carsten Sørensen påtager sig hvert år rollen som festival-CIO. Ude på den anden side af hegnet, i den "virkelige verden", er han daglig driftskoordinator i Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Men hvert år, midt i juni, bytter han de faste rammer ud med pioner-projektet: Opbygning af den midlertidige it-infrastruktur til Roskilde Festivalen.
- Ledelsesmæssigt minder det jo på mange måder om andre it-lederjobs. Men logistikken er noget helt andet. I en virksomhed er infrastruktur bare noget, der eksisterer. Her skal den opbygges fra bunden hvert år, siger Carsten Sørensen.
Installering på tid
CIO møder ham to dage før, det for alvor går løs. Pladsen befærdes stadig kun af hjælpere og håndværkere, der bygger de store scener, højtalertårne og teltboder. Når vinden er i en bestemt retning, hører man buldren i det fjerne. Lyden kommer fra den allerede åbne Campingscene. Bag naturhegnet, der omkranser festivalpladsen, har mange tusinde gæster nemlig allerede rejst telte og bygget små lejre på det omkringliggende campingområde.
- I morgen har vi 14 timer til at få alle kasseterminaler og Dankort-maskiner til at virke på selve festivalpladsen. Det skal gå tjept og fungere med det samme. Men vi plejer at nå det, fortæller Carsten Sørensen, mens vi bevæger os rundt på Dyrskuepladsen, der emmer af forventning til fire dages brag af en fest.
14 kilometer kabel
På rundturen fortæller han om jobbet som it-chef på en festival - om ledelse af 150 frivillige, trækning af 14 kilometer netværkskabel og massiv oprydning igen to uger senere. Og han fortæller også om en fremtid med it som et helt centralt element på en festival.
For helt så fasttømret en del af Roskilde Festival er it faktisk slet ikke blevet før for ganske nylig. Faktisk var det først i 2003, at Roskilde Festival centraliserede it-funktionen med en snes medarbejdere.
- Da jeg første gang var med på festivalen i 2001, sørgede hver scene og arbejdsfunktion selv for det it-udstyr, de mente, de havde brug for. Derfor foreslog vi, at man samlede det, og på den måde fik jeg opgaven som it-chef, fortæller Carsten Sørensen.
It på festival
Siden 2003 er behovet for it vokset markant. It-sektionen sørger nu også for administration og organisering af festivalens kommunikation med udlevering af mobiltelfoner og walkie-talkier.
Det betyder beskæftigelse til de mange frivillige, der hjælper med alt lige fra etableringen af infrastrukturen over support i løbet af festivalen til udvikling af nye services og funktioner. Og opgaven bliver vigtigere og vigtigere. Som en konsekvens af det blev it-funktionerne sidste efterår omdannet til en af de 13 sektioner, der rapporterer direkte til festivalledelsen.
For festivalens personale er it-systemerne som i så mange andre virksomheder blevet en kernefunktion. It-systemerne bruges til bestilling af varer, budgettering, intranet, medarbejderdatabase, billethåndtering og e-mails. Infrastrukturen benyttes også af Dankort-maskiner og kasseterminaler, hvilket dels giver festivalgæsterne en bedre service, dels er med til minimere et eventuelt svind.
Rent teknisk bindes udstyret sammen af 60 ADSL-forbindelser, som knyttes op på de analoge kobberkabler, som TDC i mange år har haft gravet ned på Dyrskuepladsen i Roskilde.
Carsten Sørensen har overvejet trådløse løsninger, men det er stadig en usikker teknologi på et stort, åbent festivalområde, viser erfaringer fra både Roskilde, Sverige og Tyrkiet.
- Forestil dig, at en ølbod ikke kan sælge øl, hvis teknikken ikke fungerer. Det går simpelthen ikke, konstater han.
Indtil videre holder han derfor fast i ADSL-løsningen. Det betyder, at alle applikationer er webbaserede, hvilket giver den fordel, at de kan betjenes alle vegne - også hjemmefra, når de frivillige endnu ikke har kontor-faciliteter på selve festivalpladsen.
- Det er en effektiv måde, når systemerne skal fungere i tre uger. Men det giver os naturligvis ikke mulighed for at overvåge netværket på samme måde, som man har i en virksomhed, siger Carsten Sørensen.
Netop logistikken er en af de helt store udfordringer for Carsten Sørensen og hans mandskab. I løbet af de tre uger skal der udrulles 14 kilometer netværkskabler på pladsen, installeres 190 pc'er, 70 printere og udleveres over 800 walkie-talkier og en masse mobiltelefoner. Det kræver præcise planer for, hvad der skal installeres hvor og hvornår - men heller ikke mere, end der er plads til ændringer undervejs, hvilket der ofte er behov for.
- Dertil kommer bemandingsplaner. De frivillige skal hver især arbejde 32 timer, og det skal koordineres, så der både er nogen til at bygge op og pille det hele ned igen, fortæller han.
Flere services med it i fremtiden
Efter den nye organisationsstruktur, hvor it blev en af de 13 sektioner direkte under festivalledelsen, har Carsten Sørensen 18 såkaldte ansvarspersoner under sig. Alle har de forskellige ansvarsområder, og de løser for det meste selv problemerne. Men bliver problemerne for store, ender de hos Carsten Sørensen.
- Jeg kan godt mærke, at det er en anden struktur i år. Jeg har mindre tid sammen med 32-timers medarbejderne, hvilket er lidt ærgerligt. Samtidig har det været en stor udfordring at få organisationen til at fungere på en ny måde, forklarer han.
It-organisationen er vokset eksplosivt de seneste år og antallet af opgaver bliver flere og flere. Foreløbig er it-infrastrukturen primært rettet mod alle backoffice-funktionerne. Men på sigt vil der komme flere services, der retter sig mod gæsterne, der alle har mobiltelefoner med sig i bagagen på et næsten ligeså vigtigt niveau som dåseøl, telt og sovepose.
- Formålet med vores services er ligesom i mange andre virksomheder, at vi servicerer kunderne, og der er ingen tvivl om, at vi vil se mange flere services til gæsterne som internetcaféer og mobile tjenester, siger han.
Carsten Sørensen melder i øvrigt efterfølgende, at alt gik efter planen.??
Faktaboks:
Kort om Roskilde Festival
Roskilde Festival blev etableret i 1971 og er den største musikfestival i Europa. Arrangørerne består af en håndfuld ansatte og ca. 20.000 frivillige, ulønnede medarbejdere.
Hvert år spiller flere end 170 bands på syv scener i fire dage fra torsdag til søndag.
Billedetekst:
Carsten Sørensen, driftkoordinator i Erhvervs- og selskabsstyrelsen, bruger tre uger på jobbet som festival-CIO i Roskilde. Her har han og mandskabet blandt andet ansvaret for udlægning af 14 kilometer netværkskabel, indstallering af 190 pc'er og 70 printere. Foto: Hans Juhl
OriginalModTime: 15-09-2006 13:41:34
