Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 30. maj 2003.
outsourcing: Hvordan får man udgifter til driften ned uden at gå på kompromis med kvaliteten? I Københavns Kommune hedder løsningen udlicitering. Helt konkrete aftaler og en høj grad af tillid er nødvendig, viser kommunens erfaringer.
I Københavns Kommune er der 60.000 ansatte, 475.000 klienter og ingen tung it. En række væsentlige funktioner inklusive server-, netværks- og mainframedriften blev allerede for fem år siden udliciteret. For nylig er kontrakten genforhandlet for de næste fem år, hvorved en række ydelser skiftede driftsleverandør fra KMD til DM-data.
Udliciteringen har ifølge kommunen medført nettobesparelser i størrelsesordenen 200 millioner kroner. Men til gengæld for en egen it-afdeling på henved 250 ansatte har man nu et fælles it-kontor i Økonomiforvaltningen til at styre leverandørerne og overvåge, at kontrakterne overholdes.
- Tilliden kommer jo på prøve, når det skal vise sig, om selskabet rent faktisk kan levere varen. Kun praksis kan vise, om det er en god kontrakt, man har indgået, og om man får det, man betaler for, siger it-ansvarlig i Københavns Kommune, vicedirektør i Økonomiforvaltningen Jimmy Kevin Pedersen.
Københavns Kommune kan i kraft af sin størrelse formentlig skaffe sig større indrømmelser fra leverandørerne, end en lille kommune kan, og har blandt andet fået KMD til at klargøre sine egne programmer til drift hos andre driftsoperatører. Men når det gælder forberedelsen af servicekontrakter og det daglige samarbejde med driftsselskabet er der nogle tommelfingerregler, som alle kan have glæde af at kende, mener Jimmy Kevin Pedersen.
Når en serviceaftale indgås, skal den indeholde helt målbare parametre som MIPS-forbrug, tilgængelighed og svartider- og eksempelvis mål for, hvor hurtigt henvendelser besvares og fejl udbedres i leverandørens helpdesk. Det er meget vigtigt, at aftalerne er så konkrete som muligt, så de kan bruges som effektivt værktøj til opfølgning, siger han. Derudover skal man være opmærksom på, om den pågældende leverandør kan køre ens software og at spørgsmålet om rettigheder er afklaret.
- Det indebar for os blandt andet, at vi måtte i licensforhandling med KMD, siger Jimmy Kevin Pedersen.
Han påpeger, at den senest indgåede udliciteringskontrakt blev forberedt ved hjælp af både et advokatfirma og managementkonsulenter.
- En grundig forberedelse er helt klart pengene værd, og vi brugte trekvart år på at forberede materialet og holde udbudsrunden. Det er lang tid, men det var nødvendigt for at få tilbud, der ikke havde for mange ubekendte faktorer, siger Jimmy Kevin Pedersen.
Kommunen har også lagt klausuler ind i kontrakten, der gør det muligt at ophæve eller flytte en given opgave, hvis eksempelvis servicemålene ikke indfries. Samtidig vil nedbrud, som for eksempel forårsager at betalinger kommer for sent eller slet ikke foretages, medfører økonomiske sanktioner, der står i forhold til kommunens tab. Kan der ikke skabes enighed med leverandøren om, hvorvidt kontrakten er overholdt, må der en voldgiftssag til.
- Dertil kommer det forhåbentlig ikke. Men hvis vi er utilfredse, kan vi ophæve aftalen og forsøge at finde en ny leverandør, lige som helt nye opgaver kan lægges hos andre leverandører, siger Jimmy Kevin Pedersen.
Billedtekst:
Kun praksis kan vise, om det er en god kontrakt, man har indgået, og om man får det, man betaler for, siger it-ansvarlig i Københavns Kommune, vicedirektør Jimmy Kevin Pedersen.
Foto: Torben Klint
