Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 14. marts 2003.
Århus Kommune har skabt vertikale intranet-løsninger til de enkelte magistrater og arbejder nu med at skabe horisontal videndeling. Men arbejdet er langt fra gjort, fordi man har fået nogle nye systemer, for kultur betyder lige så meget som teknik.
DIGITAL FORVALTNING
Århus Kommune er en stor og kompleks arbejdsplads med 25.000 ansatte fordelt på fem magistrat-afdelinger. Så opfyldelsen af kommunens erklærede strategi om at sikre effektiv videndeling er et flerstrenget projekt, som lige nu står midt i sin udvikling. Udgangspunktet var at sikre bedre horisontal integration i hvert enkelt magistrat, men også at binde magistraternes forskellige afdelinger sammen i interesseforhold på tværs af den organisatoriske opbygning.
- Vi er så stor en organisation, at det kan være svært at se, hvad vi har til fælles, siger konsulent Michael Ibsen fra Århus Kommunes IT- og Organisationsafdeling.
For at fremme begge mål blev det besluttet at skabe en intranet-løsning i stedet for, at man som hidtil delte en filstruktur i Lotus Notes. Samtidig skulle nyheder, fælles telefonbog og andre funktioner findes på intranet og ikke på e-mails og i dokumenter.
7.000 Notes-brugere
- Vi valgte at beholde Lotus Notes som base for vores intranet, fordi vi i forvejen har 7.000 Notes-brugere og dermed kunne udnytte de eksisterende databaser. På længere sigt skal vi også have et content management-system fra IBM implementeret. Så hvad, vi gik efter, var ikke indhold, men nogle applikationer. For intranet skal jo bare give en grænseflade til en masse underliggende programmer, siger Michael Ibsen. Leverandørvalget til denne grænseflade faldt på Århus-virksomheden Key2Know, som først gik i gang med at opbygge vertikale portaler for de enkelte magistrater i tråd med den kendte organisatoriske opdeling.
- Vi ser ofte, at infrastrukturen er på plads hos kunderne, men at man har øer af systemer, som ikke arbejder sammen. Man skal have disse øer til at snakke sammen og udnytte fællesdata, siger Bo Sejer Frandsen. Key2Know har skabt denne sammenknytning via integrationsværktøjer, der ved hjælp af links og metadata (data om data, red.) for det første viser databaser i sammenhæng med andre informationer og for det andet giver mulighed for at søge på tværs via meta-ord og indeksord.
- Vores filosofi går ud på, at brugerne skal blive i det kendte miljø - altså det samme tekstbehandlings-, email- og kalendersystem. Det drejer sig mere om at integrere og skabe sammenhæng og dermed skabe udvidet funktionalitet, siger Bo Sejer Frandsen, direktør i Key2Know.
Med intranetløsningen har også ansatte, der ikke er faste brugere af en pc med Notes-klient, adgang til fællesdata. Det kan eksempelvis være hjemmehjælperne, der har adgang til vagtskemaer og anden nyttig information fra hvilken som helst computer med netadgang.
Horisontale forbindelser
Nu, da magistraterne har hver deres portaler, går arbejdet i gang med at skabe horisontale forbindelser på tværs af magistraterne. I første omgang skal magistraternes forskellige lønafdelinger og it-afdelinger have adgang til fællesindhold.
- Intranet er en proces, og den fortsætter nu med forskellige portaler. Næste skridt er videndeling på tværs - hvordan ved man i en magistrat, at man har haft samme problem i en anden - og har løst det, siger Michael Ibsen.
Men de tekniske udfordringer med at binde Århus Kommunes magistrater sammen horisontalt og vertikalt er faktisk begrænsede set i forhold til den organisatoriske udfordring, erkender både leverandør og kunde.
- Specielt i den offentlige sektor har man haft holdningen, at viden er magt. Den holdning skal nedbrydes og erstattes af den erkendelse, at det rent faktisk er magt at stille viden til rådighed. Fordi den viden, som er elektronisk tilgængelig, bliver den, der kommer til at danne præcedens for, hvordan man agerer i det offentlige, siger Bo Sejer Frandsen.
Modellen i Århus Kommune har derfor været at tage ledergruppen i ed og via workshops sætte fokus på, hvordan et fælles intranet kan understøtte ændrede arbejdsgange. Eksempelvis ved konsekvent at henvise til intranettet, hvis en kollega spørger, hvor forskellig information kan findes - og ved ren propanda.
- Parallelt med undervisningen kører man en aggressiv intern markedsføring. Det kan ikke blive for meget, siger Bo Sejer Frandsen.
Derfor er arbejdet med at indføre videndeling en fortløbende proces i Århus Kommune og alle andre organisationer, konstaterer Michael Ibsen.
- Alle har samme og tunge proces med det organisatoriske. Ledelsen skal jo også se, at man ikke bare køber et system, og så har man løst problemerne med sine arbejdsgange. Det må man gøre sig klart, og så hele tiden arbejde fremad, siger Michael Ibsen.
- Det største problem i videndeling er at få dem med viden til at afgive den. Så det er vigtigt at tage topledelsen i ed og få dem til at være trækheste, siger Bo Sejer Frandsen, direktør i Key2Know.
Billedtekst:
Den viden, som er elektronisk tilgængelig, bliver den, der kommer til at danne præcedens for, hvordan man agerer i det offentlige.
Boks:
Om Key2Know
Key2know har 25 ansatte og bor i Århus. Sidste år var overskuddet 2,5 millioner kroner ud af en omsætning på ca. 15,5 millioner. Direktør er Bo Sejer Frandsen, som for nylig blev valgt ind i bestyrelsen for IT-Brancheforeningen. Århus Kommune er Key2Knows største kunde, men virksomheden har også lavet intranet-løsninger for blandt andre Ambu International, DMdata og Club8.
Billedtekst:
-Vi ser ofte, at infrastrukturen er på plads hos kunderne, men at man har øer af systemer, som ikke arbejder sammen, siger Bo Sejer Frandsen, direktør i Key2Know.
