Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 17. august 2007.
Manglende overblik og lemfældig evaluering af offentlige it-udviklingsprojekter hæmmer effektiviseringen. De offentlige it-lederes manglende styring står i kontrast til flere års pres fra Den Digitale Taskforce.
Normalt tjekker en bilkøber, hvor langt bilen kører på literen. Og om de nye dæk er pengene værd. Helt naturligt, vil de fleste nok mene, men sådan er det ikke, når det offentlige udvikler den digitale forvaltning.
Nye tal viser, at hver anden offentlige virksomhed sløser med at opstille klare mål for og evaluere it-projekter - og at der ikke er noget overblik over den samlede mængde af it-projekter. En foruroligende melding, når Danmarks hidtil mest omfattende digitaliseringsstrategi til minimum 268 millioner kroner, netop er sat på skinner.
"Hvis man ikke fra starten opstiller mål for, hvilke effektiviseringsgevinster man skal have, så får man ikke nogen," siger Adam Lebech, kontorchef i IT- og Telestyrelsens it-strategiske kontor. Han mener, at det helt centrale er målsætninger og konsekvent opfølgning. Ellers kan man misse gevinsterne.
Og det er altså ikke småpenge, det drejer sig om. De 268 millioner kroner afsat til digitaliseringsstrategien før sommerferien er kun en del af det. Kvalitetsreformen, som regeringen fremlægger senere på måneden, kan ende med at koste et sted mellem en halv og 2,25 milliarder kroner i it-investeringer.
De to væsentlige tal kommer fra undersøgelsen "Public Digital Governance 2007", som er udarbejdet af konsulenthuset Brøndum & Fliess. Undersøgelsen bygger på interview med 50 offentlige virksomheder, lige fra kommuner til ministerier. På 7 af 10 punkter klarer det offentlige sig fint. Direktionen er i langt højere grad end tidligere involveret i it-projekterne. Alligevel viser undersøgelsen, at der i kun 47 procent af de offentlige virksomheder er en sammenhængende brug af business cases og evaluering af projekter.
"De er meget dårlige til at vurdere projekternes potentiale og bagefter evaluere, om de levede op til forventningerne," siger Søren Brøndum, som har ansvaret for analysen. Han mener, at det er en klar fejl fra ledernes side.
"Man kunne lære meget af at gå ind og se på, om forventningerne er indfriet. Og det er overraskende, at de ikke gør det, når de faktisk har en professionel organisation," konstaterer Søren Brøndum.
Analysen viser også, at det kniber med det offentliges porteføljestyring og fokus på procesoptimering, når man sammenligner med private virksomheder.
Dyre lærepenge
Manglende styring og især den manglende evaluering af projekter kan blive et problem. Især hvis målsætningen er effektivisering.
Den begrænsede brug af business cases og løbende opfølgning på projekter harmonerer ikke med anbefalingerne fra centralt hold. Den Digitale Taskforce, som koordinerer digitaliseringen i det offentlige, har længe arbejdet for øget brug af business cases.
"Det er et problem, at man ikke bruger business cases og ikke følger op på projekterne i det omfang, man burde gøre," konstaterer Lars Frelle-Petersen, kontorchef i Den Digitale Taskforce. Han forklarer, at der allerede er flere initiativer i gang, som skal sikre bedre styring og ledelse i det offentliges it-projekter. Den fælles digitale strategi for stat, regioner og kommuner, der blev vedtaget før sommerferien, lægger op til meget mere udbredt brug af business cases. Og ifølge Lars Frelle-Petersen er der allerede nye initiativer på vej.
"I løbet af efteråret vil vi komme med en ny model og nogle større forpligtelser i brugen af business cases," siger Lars Frelle-Petersen. Han forklarer, at politikerne snart skal tage stilling til de endelige løsninger.
"Der er ikke taget stilling endnu, men det kan være en beløbsgrænse eller en ordning, hvor bestemte typer projekter, skal bruge business cases," lyder det fra kontorchefen.
KL afviser
Hos KL kan projektchef i Center for borgerbetjening og it-politik Charlotte Munksgaard ikke genkende billedet fra undersøgelsen. Hun forklarer, at der i alle større projektpuljer er krav om business cases:
"Man sætter jo ikke projekter i gang uden man har gjort sig nogen ide om fordelene," siger Charlotte Munksgaard, som tilføjer, at der kan være it-projekter, som ikke berettiger en business case.
"For eksempel har udviklingen af selvbetjeningsløsninger været en nødvendighed, som kan give gevinst på langt sigt, uden at der var en god business case i det på kort sigt," siger Charlotte Munksgaard.
It-projekter i staten er allerede omfattet af regler, der betyder, at alle projekter over 50 millioner kroner skal følges af en risikoanalyse til Folketingets finansudvalg.
En nedskaleret version kan blive resultatet, men Lars Frelle-Petersen kan ikke melde ud, hvilken løsning valget falder på.
Ministerier skal på plads
It-strategisk kontor i IT- og Telestyrelsen er også en central spiller i forhold til at styrke styringen af det offentliges it-projekter. Kontorchef Adam Lebech forklarer, at der er flere initiativer på vej, der skal give bedre styring af det offentliges it-projekter. Og det drejer sig ikke kun om store, forkromede business cases:
"Business cases lyder så flot, men grundlæggende handler det om at opstille mål og sikre, at målene bliver nået."
Adam Lebech forklarer, at it-strategierne i de enkelte ministerier og styrelser skal opdateres. Et af de punkter, som skal forbedres er netop styring og sammenhængen mellem it og optimering af arbejdsprocesserne.
"Vi vil lægge op til, at ministeren beder dem om at opdatere deres strategier, blandt andet på det her område," siger Adam Lebech.
Et andet initiativ, som IT- og Telestyrelsen arbejder med, er, at der skal stilles krav om modenhed både hos leverandører og de offentlige myndigheder. Kravene bliver formentlig en del af den nye standardkontrakt for it-opgaver i det offentlige. En kontrakt, som er ved at blive skrevet i samarbejde med branchen. Den er formentlig klar i september.
Faktaboks 1: Public Digital Governance
Undersøgelsen "Public Digital Governance 2007" er udarbejdet af konsulenthuset Brøndum & Fliess.
Analysen identificerer tre hovedbarrierer for yderligere effektivisering i det offentlige.
Barriere 1: Udvikling af egne forretningsprocesser gennem it. It-lederne skal i højere grad være fokuserede på løbende procesoptimering ved hjælp af it.
Barriere 2: Mangel på strategiske kompetencer i it-afdelingerne. It-afdelingerne skal være bedre til at forstå resten af organisationens forretningsprocessor, og være mere forretningsorienteret.
Barriere 3: Leverandørafhængighed og underlegenhed.
De offentlige virksomheder skal være mere uafhængige af bestemte leverandører og have kompetencer, der ligestiller leverandør og kunde.
Rapporten viser desuden, at 54 procent af de offentlige virksomheder oplever såkaldt "mathed" efter strukturreformen. Mathed dækker over manglende omstillingsparathed, manglende vidensdeling og manglende prioriteringsvilje.
"Public Digital Governance 2007 - År 0 efter strukturreformen" bygger på interview med 50 offentlige virksomheder. Det drejer sig om kommuner, regioner, styrelser og departementer. Desuden er udvalgte virksomheders it-strategier analyseret, ligesom en række udvalgte hjemmesider er udvalgt og ratet.
Du kan finde hele rapporten "Public Digital Governance 2007" her: www.cw.dk/art/40812
Faktaboks 2: Business cases
Business cases er en udvidet cost-benefit-analyse, som både kan indeholde økonomiske og kvalitetsmæssige parametre. En business case bruges både som beslutningsgrundlag, til løbende vurdering af projektets forløb, efterhånden som resultaterne viser sig og endelig som evalueringsværktøj.
NNIT analyserede sidste år det offentliges brug af business cases: 54 procent af de offentlige virksomheder brugte i høj grad værktøjet. For kommunerne var tallet 47 procent.
I år har Brøndum & Fliess lavet en lignende undersøgelse. Den viser, at der i 47 procent af de offentlige virksomheder er sammenhæng mellem anvendelse af business cases og vurdering af indfrielse fa it-projekters værdipotentiale.
OriginalModTime: 16-08-2007 14:33:50
