Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 26. marts 2004.
Københavns Amt har lanceret en fælles indkøbsløsning på intranettet for alle amtets institutioner, herunder de tre store sygehuse i Herlev, Glostrup og Gentofte, amtets uddannelsesinstitutioner og amtsgården. Amtsrådsforeningen presser på for at få alle amter til at samles om fælles e-katalog- og kommunikationsstandarder.
Selv om der ikke er opstillet konkrete mål for, hvor stor en del af Københavns Amts indkøb der skal foregå elektronisk eller hvornår, er humøret højt og forventningerne store i Service Center Indkøb under Økonomisk Afdeling Københavns Amt.
Københavns Amt ligger (sammen med Nordjyllands, Århus og Vejle amter) forrest i feltet ved overhovedet at være i gang med at indføre fællesamtslig eProcurement for alle amtets institutioner, som blandt andet omfatter de tre store sygehuse i Gentofte, Glostrup og Herlev.
Computerworld eGov var den 23. februar med til releaseparty for den helt nye version af SCILS - Service Center Indkøbs- og Logistik System, som amtet netop har udviklet ny funktionalitet og brugergrænseflader til. Samtidig er SCILS blevet gjort tilgængeligt for samtlige ansatte i amtet på KAI, Københavns Amts Intranet, og hedder nu "en indkøbsportal".
- Vi har bevidst valgt at kalde lanceringen for et releaseparty og benytte lejligheden til at invitere alle ledere og indkøbsansvarlige i amtet til pindemadder og et glas vin for at skabe så megen opmærksomhed som muligt om den nye brugervenlighed og tilgængelighed af SCILS, siger Oluf Ravn, som har været indkøbschef i Service Center Indkøb i Københavns Amt siden 1. juni 2003.
En stor, flot gulerod
Skaberne af portalen - amtets Webteam på den tekniske side og Service Center Indkøbs kontraktansatte projektleder cand.it Cathrine Lippert - har ligesom indkøbschefen selv en klippefast tro på, at brugervenligheden på den nye indkøbsportal i sig selv vil kanalisere flere amtslige indkøb gennem SCILS.
- Så må vi se, om jeg om seks måneder må erkende, at jeg har været håbløst naiv ved at tro på, at en stor, flot gulerod er nok til at få indkøberne til at ændre vaner, siger Oluf Ravn.
Han ved ikke, hvor stor en del af institutionernes indkøb, der aktuelt foregår på indkøbsaftalerne, fordi der kun er data til rådighed fra køb gennem SCILS.
- Vi kan i dag ikke se, hvad institutionerne køber ind uden om SCILS og indkøbsaftalerne. Men jeg er helt overbevist om, at der er rum for væsentlige forbedringer, siger Oluf Ravn, som ikke mindst ser frem til at kunne støtte sig til et mere validt datagrundlag, når der skal indgås nye aftaler med leverandørerne.
Der er indtil videre kun sat et relativt beskedent mål op, nemlig en forøgelse på ti procent af de indkøb for 600-700 millioner kroner, som årligt sker på indkøbsaftalerne gennem SCILS.
Der vil blive opsat flere mål hen ad vejen, for både amtsråd og amtets øverste administrative ledelse er ifølge Oluf Ravn meget opmærksomme på, at der ligger gevinster og venter i centraliseret eProcurement, ikke mindst fordi indkøbene udgør 15 procent af amtets samlede budget. Hertil kommer indirekte omkostninger.
- Alene ordrehåndtering og fakturahåndtering koster jo en hel del, siger Oluf Ravn.
Amtsrådsforeningen har ikke lavet - og vil ikke lave - beregninger over, hvad der er at spare for amterne i kroner og øre ved at e-handle.
- Men vi er overbeviste om, at det vil betyde effektivisering af arbejdsprocesserne, siger Jens Peter Bjerg.
Han er projektleder for det såkaldte medicoprojekt, som er en koordineret indsats for at fremme e-handel og fjerne det skræmmescenario, hvor hvert amt udvikler egne e-kataloger, og de amtslige institutioner internt i amterne har forskellige varenumre til samme varer - endda hos de samme leverandører.
- Den uheldige udvikling var allerede i gang, da vi greb ind, og nu har vi heldigvis fundet frem til nogle fælles standarder. Men man kan stadig finde amter, hvor hvert sygehus har sit eget katalog med forskellige varenumre, siger konsulent Jens Peter Bjerg fra Amtsrådsforeningens juridisk-tekniske afdeling.
Amtsrådsforeningen vil ikke stoppe ved medicovarerne, der skønsmæssigt udgør 60 procent af amternes vareindkøb, men ser lige nu på, hvilke andre brancher der kan inddrages i kommende e-handelsprojekter.
Integration på vej
Mens brugervenlighed og gode priser er gulerødderne i Københavns Amt, og ledelsen presser på over for institutionerne og ønsker at forpligte dem, så vil en kommende integration mellem SCILS og amtets ERP-systemer og leverandørernes ordre- og fakturasystemer på længere sigt være lokkemad, der får flere og flere institutioner til udelukkende at købe ind gennem SCILS, mener Oluf Ravn. I dag er der integration med amtsgårdens Maconomy-system, når der bestilles lagervarer i Service Center Indkøb (for 60 millioner kroner årligt). Leverandørvarer, der findes i e-kataloget, kan i dag bestilles elektronisk og går videre via mail, fax eller i EBXML-kommuniaktionsstandarden. Bestillingen printes dog typisk ud hos leverandøren, og den registreres først i amtets ERP-system, når fakturaen fra leverandøren kommer.
- Vi rykker nu nærmere de sidste trin, der gør, at vi kan få den optimale indkøbsproces. Jeg forventer, at vi har fuld integration mellem amtets systemer og SCILS og gennem en sikker forbindelse til bestilling og betalingsformidling direkte ind i leverandørernes systemer i løbet af et par år, siger Oluf Ravn.
En organisatorisk forudsætning for at sætte strøm til indkøbsprocessen er at få opbygget et organisatorisk godkendelseshierarki i alle amtets institutioner, så der er styr på, hvem der har lov til at bestille varer og godkende regninger. Det er under opbygning og forventes færdigt inden sommerferien.
- I samme forbindelse forsøger vi at få antallet af indkøbere ned for at effektivisere. Der er store fordele ved, at indkøbene samles, så der ikke kommer for mange småordrer, og at indkøbene foretages af rutinerede indkøbere. Ellers tager det for lang tid, siger Oluf Ravn.
Han understreger, at det bestemt ikke er hensigten at reducere antallet af personer, som er med i beslutningsprocessen om, hvad der skal købes ind, tværtimod.
- Ved at alle nu kan kigge med i varekatalogerne, bliver Service Center Indkøb synlig på en helt ny måde, og det, håber vi, er med til at få flere indkøb til at foregå på aftalerne, siger Oluf Ravn.
Boks:
Københavns Amts indkøb
Der er ca. 150 institutioner under Københavns Amt med ca. 20.000 ansatte. Den største institution er Herlev Sygehus med 3.500 ansatte. Glostrup og Gentofte sygehuse hører også under Københavns Amt, mens hovedstadens øvrige hospitaler hører under Hovedstadens Sygehusfællesskab.
Amtets institutioner køber årligt varer for ca. 1,2 milliarder kroner og serviceydelser for 400-600 millioner kroner (lig med 15 procent af amtets budget). Heraf sker indkøb for 600-700 millioner kroner årligt på indkøbsaftalerne gennem SCILS.
Der er 36.000 varenumre i SCILS, som dog langt fra er udbygget endnu.
Indkøberne i Service Center Indkøb står for det juridisk-økonomiske i aftalerne, mens brugergrupper i amtets institutioner er med i udvælgelsesprocesserne.
Boks:
www.medicoprojektet.dk og standarder
Medicoprojektet under Amtsrådsforeningen er et offentligt/privat samarbejde mellem alle amter og deres leverandører af medicinsk udstyr. Formålet er at etablere fælles standarder for e-handel internt i amterne og mellem amterne og leverandørerne. I samarbejde med VTU, XML-komiteen og Dansk Standard har man i projektet valgt UNSPSC som standard for varenumre og varekatagorisering i e-kataloger, xCBL som e-katalogstand og EBXML som standard for kommunikation. Nordjyllands og Københavns amter er sammen med 3M og Astra Tech og tre andre leverandører piloter, der skal vise vejen for de øvrige amter, H:S og leverandørerne af medicinsk udstyr.
Boks:
Teknikken bag KAI og SCILS
Københavns Amts Intranet, KAI, som huser amtets e-indkøbsportal, understøttes af et MS Active Directory, der samler og administrerer de ca. 13.000 påloggede brugere.
Intranetløsningen består af en MS Sharepoint Portal Server, en MS Sharepoint Teamservices samt et udbygget .NET Framework og en række SQL 2000 servere. Her findes løsninger til kontaktoplysninger, lokalehåndtering og logistik, billeddatabaser, integration til oversigter og nye produkter. Intranetløsningen er implementeret i 2002 og er under stadig udvikling.
SCILS er opbygget i Oracle iProcurement version 11.5.8. Der opgraderes snart til 11.5.9.
Billedtekst:
"Jeg har aldrig prøvet e-indkøb før, men min rektor har pålagt mig at købe ind her, og det er jeg ikke tilfreds med. Før fik jeg pakkerne med papir fem kroner billigere hos
Xerox, jeg fik det leveret fra dag til dag og båret op på plads. Sidst, jeg fik papir herfra, tog det 14 dage, og det har ikke kunnet lade sig gøre at få det båret på plads."
Inge Bredall, indkøber, Gladsaxe Gymnasium.
Billedtekst:
"Den nye portal ser ud til at være mere brugervenlig end det gamle system, men det en stor opgave at lære det fra sig til alle indkøberne."
Sine Nielsen, supportenheden, som understøtter
de 600 indkøbere på Herlev sygehus.
Billedtekst:
"Jeg har været på brugeruddannelse, men jeg synes stadig, det er meget anderledes end det, jeg har været vant til. Men man finder vel ud af det."
Sygehjælper Anette Jørgensen, Afdeling M på Glostrup
Sygehus, som egentlig synes, det hele var nemmere, da hun bare skulle skrive en rekvisition på en blok med karbonpapir.
Billedtekst:
"Vi har været på brugeruddannelse to gange, men begge gange var systemet nede, så vi kender det kun i teorien. Men det ser ud, som om der er kommet gode søgefunktioner, som vil gøre det hele nemmere, når vi får dem lært, ligesom favoritlisterne er en stor fordel efter en tid."
Birgit Toft, Psykiatrisk Center, Gentofte Sygehus
Billedtekst:
"Faktisk klør det helt i fingrene efter at prøve."
Helle Borch Christensen, Psykiatrisk Center, Gentofte Sygehus
Billedtekst:
"Man skal vide, at batterier hedder elementer, at overheads hedder transparanter, og at elpærer hedder pærer. Nu mangler vi bare at finde ud at, hvad microovn hedder, for sådan en vil vi gerne bestille."
Susanne Heering, Psykiatrisk Center, Gentofte Sygehus
Billedtekst:
Mellem 60 og 70 amtslige indkøbere kom til releaseparty, og så mange indkøbere havde aldrig før været samlet på fælleslageret på Mileparken 18 i Skovlunde. Foto: Torben Klint
