Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 13. december 2002.
Nordens største distributør af byggematerialer, Danske Trælast, har uddannet sine medarbejdere i projektledelse.
PROJEKTKULTUR
Da Danske Trælast Datacenter skulle indføre et nyt projektværktøj, opdagede de, at der var brug for et værktøj til at bruge værktøjet. Det lyder lidt kryptisk, men sagen er ganske enkelt den, at det ikke nytter at have et hjælpemiddel til rådighed, hvis man ikke ved, hvordan man skal bruge det.
- Når man køber et styringsværktøj, får man at vide, hvad man skal gøre, for at gennemføre, rapportere og dokumentere en arbejdsopgave. Men du får ikke at vide, hvordan du skal gøre, for at nå målet. Derfor må der uddannelse til, siger projektleder Jørn Klok fra Danske Trælast.
Danske Trælast distribuerer byggematerialer i Danmark, Sverige og Norge og er Nordens største virksomhed af sin art, med blandt andet Silvan som en af sine forretningskæder af i alt 220 butikker. Der er 6.000 ansatte, og godt halvdelen er beskæftiget i Danmark.
Uens rapportering
Når det gjaldt gennemførelse af projekter gik medarbejderne og gjorde, som de bedst kunne. Og det var såmænd slet ikke så ringe, men rapportering og gennemførelse af projekterne var så forskellige, at resultaterne ikke kunne sammenlignes.
- Folk gjorde det på så mange forskellige måder, at det var svært at se, hvorfor noget var gået godt og andet var gået skidt, siger Hans Henrik Junge, som er it-direktør i Danske Trælast.
Udfordringen med at finde en fælles skabelon at gennemføre projekter efter, blev taget op af Danske Trælast Datacenter. Hvis ikke informationsteknologien skulle kunne bruges til at samle og dele information, hvad skulle så?
I dag afleverer en projektleder et scorecard til styringsgruppemøderne, hvor der med grønne, gule eller røde prikker markeres, hvordan projektet skrider frem. Men det har kostet meget arbejde at nå så langt, og projektstyringsværktøjet er stadig efter et års arbejde ikke fuldt udviklet eller integreret i virksomhedens it-systemer.
De røde prikker
Det stod nemlig hurtigt klart for Datacentret, at de havde brug for hjælp. Brugerne, det vil sige overvejende de it-ansatte, som i sidste ende gerne skulle lære, hvordan et projekt skal gennemføres i Danske Trælast-regi, havde brug for skoling for at ændre den autonome projektkultur.
Danske Trælasts hovedleverandør af it-udstyr er IBM, og da IBM også har en uddannelsesdivision, blev Den Store Blå spillet på banen med et specialdesignet seksdages kursusforløb til trælast-folket.
- De gjorde tingene forskelligt, alt efter, hvem der var projektleder. Vi har hjulpet dem med at ændre projektkulturen, og gøre dem trygge ved at udfylde scorecards. De fleste kvier sig ved at skulle møde op til et styregruppemøde med en rapport, der nogle steder er markeret med røde prikker. Det ligner en katastrofe, men er jo i virkeligheden bare signaler, man kan styre efter, siger Christian Buch-Hansen, seniorkonsulent i IBM Learning Services.
Strandet mellem platforme
Ambitionen hos Danske Trælast Datacenter var at starte en forandringsproces i forretningsgangene, og det hænger uløseligt sammen med et projektstyringsværktøj, forklarer Jørn Klok, projektleder i Danske Trælast Datacenter.
- Vi vil give folk en værktøjskasse, når de skal gennemføre deres opgaver. Derfor valgte vi it-værktøj efter den projektmetode, vi selv har været med til at udvikle. Projektdeltagerne skal have et styringsværktøj og en fælles dokumentationsdatabase, men så langt er vi ikke kommet endnu, siger han. Det har nemlig ikke været uden problemer at få det forskellige software til at spille sammen, og selv om den nye metode til projektafvikling bruges af de ansatte, er Datacentret reelt strandet mellem platformene. Der kommer for eksempel ikke en risikoanalyse op på skærmen, når man trykker på en knap, som det ellers var planen.
Det er simpelthen ikke lykkedes leverandøren af it-projektværktøjet, som Datacenteret ikke ønsker at navngive, at skabe en tilfredsstillende løsning.
- Vi burde have været mere forudseende, da vi lavede kravspecifikationerne. Hvis man ikke gennemtænker hver eneste detalje i et stort projekt, risikerer man at få det ligesom mureren, der er pludselig finder ud af, at der skal være en førstesal på det etplanshus, han næsten er færdig med at bygge, siger Jørn Klok.
De er imidlertid også optimister i Danske Trælast Datacenter i Århus, for allerede til maj næste år forventer de at have et færdigt værktøj oppe at køre.
- Det it-værktøj, vi har arbejdet på det seneste år, er reelt forkastet, men vores nye projektmetode bruges trods alt, og vi kan se, at kvaliteten på projekterne allerede er stigende. Det var også derfor, vi valgte at bruge IBM til at uddanne vores folk. De har erfaring med komplekse projekter, og det har vi også fået, siger Hans Henrik Junge.
Billedtekst:
Det er ikke kun lastbiler, der skal fyldes. Nordens største distributør af byggematerialer, Danske Trælast, har hældt ny viden om projektledelse på sine it-folk, blandt andet med kurser fra IBMs uddannelsesdivision. Foto: Danske Trælast
