Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. november 2002.
Som de første i Danmark indfører Køge kommune webbaseret elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
digital forvaltning
Køge kommune indførte den 18. november et avanceret webbaseret elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH), der i første omgang letter den kommunale administrations arbejde. Senere skal det nye system føre til en åben kommunal forvaltning, hvor borgere via internettet kan udfylde blanketter, følge egne sager, og se hvad der sker på kommunalbestyrelsens møder.
- I Køge kommune har vi igennem flere år fulgt en it-strategi, der skal øge antallet af selvbetjeningsløsninger i den kommunale forvaltning. Med dette system har vi mulighed for at gøre visionen til virkelighed, siger Torben Hansen, borgmester i Køge kommune.
Køge kommunes organisation består af et rådhus og over 80 institutioner, fra børnehaver og folkeskoler til plejehjem og biblioteker. ESDH-systemet nedbringer bl.a. den tid, der bruges til at fordele post mellem kommunens institutioner.
Al post gemmes elektronisk
ESDH-systemet hedder eDoc og er udarbejdet i samarbejde med Fujitsu Invia. Systemet berører alle dele af den kommunale forvaltning fra postfordeling til sagsbehandling. Det har kostet et sted mellem syv og otte millioner kroner.
I en central scanningsfunktion bliver al post scannet og gemt elektronisk. Fordelingen af posten foregår derefter ved, at der foran hvert dokument lægges et skilleark med en stregkode magen til dem, som vi kender fra supermarkedet. Ved hjælp af stregkoden fordeles posten elektronisk; i princippet helt ud til den enkelte medarbejder i kommunens 80 institutioner.
Systemet implementeres ikke i hele den kommunale forvaltning på Èn gang. Den 18. november tog sagsbehandlerne, der behandler administrative sager, eDoc i brug. I marts 2003 tager resten af rådhuset systemet i brug, og i maj 2003 bliver de første decentrale institutioner koblet på ESDH-systemet, hvorefter hele den kommunale administration vil være bundet sammen via eDoc.
- Vi er stolte af eDoc systemet, som er markedets første ESDH-produkt med en unik fleksibilitet baseret på webteknologi og åbne standarder. Vi forventer, at eDoc vil revolutionere digital forvaltning i Danmark. Vi har allerede fået flere henvendelser fra interesserede kommuner, siger Morten Svendsen, administrerende direktør for Fujitsu Invia.
Glem papirerne og bliv hjemme ved pc'en
I løbet af nogle få år vil borgerne i Køge også få glæde af eDoc. Systemet er bygget på en åben platform, der gør udbygningen af kommunens digitale selvbetjening mulig. eDoc er fuldt kompatibelt med alle Microsoft Office systemer, baseret på .Net teknologien, og lever op til XLM-standarden, hvilket sikrer borgerne øget digital selvbetjening via internettet.
Borgerne vil bl.a. få mulighed for at få hurtigere og bedre information fra kommunen. Hjemme foran pc'en kan borgerne besøge Køge kommunes hjemmeside og se dagsordner og referater fra udvalgs- og byrådsmøder. Derudover bliver det også muligt at følge med i egne sager. Hvis man f.eks. har søgt om byggetilladelse, så kan man se, hvor langt kommunen er kommet med sagsbehandlingen, og hvem der i øjeblikket arbejder med den.
