Både Skat og Rigspolitiet sidder fast i et afhængighedsforhold til CSC, som har haft de facto-monopol på driften af en lang række it-systemer, som firmaet overtog ved opkøbet af det statsejede Datacentralen i 1996.
Det har blandt andet betydet, at kontrakterne på driften af systemerne ikke har været i udbud én eneste gang i de 19 år siden CSC købte Datacentralen. Forklaringerne fra Skat og Rigspolitiet er overraskende enslydende.
Systemerne er så forældede og så mangelfuldt dokumenterede, at det ikke er muligt at udfærdige et reelt udbudsmateriale, og så må man forny kontrakterne med CSC.
Det kan du læse mere om her og her.
Først sidste år skrev Rigspolitiet et krav om uddybende systemdokumentation ind i sin hovedkontrakt med CSC, og i år er Skat begyndt at trykke CSC på maven for dokumentation. Eller som det hedder i en mail fra pressemedarbejder hos Skat, Thor Wilkens:
"SKAT fastlægger nu en IT strategi, der skal sikre, at SKAT bliver i stand til at konkurrenceudsætte drift og vedligehold af de ældre systemer på SKATs mainframe."
Men hvordan gør man bedst det?
Branchefællesskabet DI-Digital er løbende i dialog med staten om at øge konkurrenceudsættelsen på offentlige it-systemer. Og branchedirektør Adam Lebech ved godt, hvordan man kan begynde.
"Det skal jo gerne være, som vi har set hos Kombit, som har lavet en meget stor indsats for at få systemdokumentation nok til, at der kan laves en reel konkurrenceudsættelse. Vi ser Kombit-modellen som noget, man kan lære af mange steder i staten," forklarer han.
Kombit-modellen
Kombit har i seks år arbejdet på at hive kommunerne ud af det de facto monopolforhold, kommunerne stod i efter salget af KMD. Så Computerworld har spurgt Kombits CIO, Peter Lykke Egelund, hvordan man bedst kommer ud af en monopolsituation.
Læs også: Ny Kombit-direktør: At bryde KMD's monopol er min vigtigste opgave
Og noget af det første, Skat og Rigspolitiet bør gøre, er at danne sig et godt gammeldags overblik.
"Det handler om at starte med at finde ud af opgavens omfang. Start med at få et overblik og en masterplan. Hvad er det for et systemlandskab, man står overfor, og hvilke systemer skal konkurrenceudsættes?" understreger Peter Lykke Egelund.
Det kan lyde nemt nok, men kan være en voldsom opgave, hvis man som Skat og Rigspolitiet mangler 19 års systemdokumentation. Som Lektor i udbudsret ved CBS, Grith Skovgaard Ølykke, siger det:
"Man kan godt sikre sig systemdokumentation bagud, selvom det er et hestearbejde at gøre det."
Tal med leverandørerne
Når først man har fået dannet sig et overblik over, hvor man vil begynde, kommer man til et andet problem.
For leverandører trækker sig som oftest væk fra et marked, som er præget af et monopol. Så det er en stor opgave at etablere kontakt til de leverandører, som man gerne vil have til at byde ind.
"Man skal erkende, at hvis konkurrencen skal fungere, skal man bruge rigtigt lang tid på at tale med leverandørerne," forklarer Peter Lykke Egelund.
Det er en stor del af Kombits eget arbejde for at bryde KMD's defacto-monopol på it-systemer til kommunerne.
"Der er jo mange der har trukket sig fra sådan et marked, så vi går i dialog med markedet. Vi har omkring 200 leverandørmøder om året for at reetablere et konkurrencedrevet marked."
Byg på et sundt fundament
Når dørene til de nye leverandører er åbnet, skal man selfølgelig også selv være helt klar til at spille med. For det nytter ikke noget, at der står nye leverandører på spring, hvis man ikke selv har styr på sin side af sagerne.
"Man skal blive herre i eget hus i forhold til infrastruktur. Kunden skal have reetableret noget viden og hjemtage komponenter i infrastrukturen. Der skal ligge en rammearkitektur og støttesystemer i bunden og på toppen af det fundament, kan man bygge fagsystemer," lyder rådet fra Peter Lykke Egelund.
Netop den solide bund er vigtig, for hvis man har godt styr på det grundlæggende, bliver det nemmere, at vide, præcis hvad man skal have ovenpå.
Det er en af grundstene i Kombits tilgang til udbud af it-opgaver.
Dokumentation, dokumentation, dokumentation
"Vi har brugt en del tid på at kravspecificere, hvad vi gerne vil indkøbe. Så vi har beskrevet så tyndt som muligt men så standardiseret som muligt, så vi ved hvordan systemerne spiller sammen."
Netop den strenge kravsspecificeringen kan godt få leverandører til at stoppe lidt op, men det lønner sig. For som Peter Lykke Egelund siger:
"Det sker, at vi møder leverandører, som mener, at vi er rigide på dokumentation. Men det handler om at undgå miskmask, som ikke kan konkurrenceudsættes, fordi man ikke ved, hvad man har i hænderne."
Læs også: 19 års it-kontrakt-kaos i Rigspolitiet: Derfor kan det være gået så galt for politiet