Årets CIO, interview: Med it-udfordringer, der strækker sig fra problemer med en printer til administration af 30.000 studerende og Danmarks største supercomputer, er arbejdsopgaverne for it-chefen på Syddansk Universitet (SDU) yderst varierede.
"Noget af det, der gør arbejdet interessant, er lige præcis, at det er enormt afvekslende at arbejde på et universitet af vores størrelse, der både har mange lokationer og internationale samarbejder. Det betyder, at der er rigtig mange forskellige typer opgaver, kulturer og dygtige kollegaer," fortæller Kurt Gammelgaard Nielsen, der er CIO på universitetet og nomineret til Årets CIO 2015.
De mange forskellige brugere og den blandede geografi udløser rigtig mange forskellige behov.
"Det giver mulighed for faglig fordybelse," siger han.
Læs også: Årets CIO 2015: Her er Danmarks fem bedste CIO'er
Men det giver vel også nogle udfordringer?
"Man skal holde hovedet koldt. Når man har mange forskellige typer opgaver og ønsker, kan man hurtigt havne med mange forskellige løsninger eller mange funktionskrav til løsningerne. Der er en fare for at drukne i de mange og dyre løsninger til at understøtte det samme fagområde eller forretningsområde."
Benchmarker hvert forretningsområde
For at sikre, at de enkelte forretningsområder bliver ved med at være cost-effektive for SDU, benchmarker SDU alle direkte og indirekte it-udgifter, som universitetet har.
"Vi er med i en international benchmarking med 50 andre universiteter i EU, og her måler vi alt fra drift af printere til supercomputer. Derved ved vi, at vi er én af de mest cost-effektive it-afdelinger i vores sektor i EU. Det gør blandt andet, at vi er i stand til at sælge en supercomputernode til under fem kroner per time og samtidig få dækket direkte og indirekte omkostninger. Det er noget af det billigste i EU."
Der er vel også et stort krav om at være med i førerfeltet, når man skal servicere unge og kvikke studerende med it-tjenester?
"Selvfølgelig. Vi har som målsætning at have de studerende i centrum og tænker løbende på, hvordan vi kan gøre det endnu bedre for vores studerende. Vi har flere brugerudvalg med studerende, hvor vi udvikler løsninger sammen. Faktisk har vi også en lang række af vores egne studerende ansat i it-afdelingen, da de er både dygtige udviklere og gode supportere," fortæller han.
Samlet drift
Et eksempel på det er, at It-afdelingen skal drifte det nye universitetskollegie i Odense på 14 etager med 250 boliger.
"Her er netværket præcis det samme, som de studerende kender på campus. Hvis en studerende fra Tyskland kommer på udveksling, så har han allerede rettigheder med hjemmefra via det såkaldte EDUroam samarbejde som giver direkte adgang til alt fra internetforbindelse, bibliotek-systemet til printere med det samme. Det lægger vi stor vægt på at kunne tilbyde de studerende eller forskerne."
Den struktur betyder også, at SDU er kendetegnet ved en relativt lille outsourcing.
"Vi har kun nogle få løsninger outsourcet, eksempelvis vores HR-system eller CMS. Vi har valgt at gå i samarbejde med en række andre universiteter om drift og udvikling, og det giver os god understøttelse af forskellige områder til en lav omkostning."
Læs også: Ny supercomputer bringer Danmark i top-100 i verden: Så heftig er den
Hvilket af dine projekter på SDU har du været mest glad for i dine seks år som CIO?
"For en uddannelsesinstitution som vores er eksamen kritisk. SDU henter godt 60 procent af vores omsætning på, at de studerende består deres eksamen, og for den studerende er det naturligvis et succeskriterie, at de består eksamen. Derfor er det afgørende at vores eksamen er troværdige, valide, relevante. Med 110.000 afleveringer om året er cost-effektivitet også væsentligt."
SDU har ændret måden, man går til eksamen på. Tidligere var eksaminer på SDU - som alle andre universiteter - baseret på papir. Det er den ikke længere.
"Måske kan du selv huske de tre stykker gennemslagspapir fra din egen uddannelse. Vi har transformeret måden at afvikle eksamen på således, at alt er digitalt. Fra udlevering, udførelse til opbevaring. Det giver SDU og den studerende helt nye måder at gå til eksamen på."
"Vores studerende bruger deres egen computer, og vi kan teste de studerende med digitale værktøjer eksempelvis medicinstuderende, der kan se på rigtige røntgenbilleder og skrive på de digitale billeder i stedet for på dårlige papirbaseret fotokopier. Vi har simpelthen ændret måden, man går til eksamen på".
Projektet er udviklet af universitetets egne it-folk, og det tog tre år at få det hele på plads.
"Vi har brugt standardsystemer og udviklet egne systemer, da der ikke var en grydeklar løsning. Vi var simpelthen de første, og derfor måtte vi udvikle løsninger i samarbejde med vores undervisere og studerende. Det er klart, at det giver nogle fordele, når afdelingen råder over hele værdikæden med dygtige supportere, sysadm, projektfolk og udvikler. Ligeledes har vi også selv udviklet løsninger og bruger vores egen supercomputer til at analysere de data, vi indsamler," siger Kurt Gammelgaard Nielsen.
Egen computer og overvågning
I dag kan den studerende tage sin helt egen computer med til det grønne bord. Underviserne på SDU kan så teste eksaminanderne i lige præcis de områder, de ønsker.
"Helt konkret tager den studerende sin egen computer med og bruge de programmer, som den studerende er fortrolige med og er nødvendige og lovlige til eksamen. For at sikre troværdighed om eksamen har vi forskellige tekniske løsninger blandt andet et program, der monitorer de studerende under eksamen."
"Vi har bygget Exam Monitor i samarbejde med de studerende for at gøre systemet gennemsigtigt. Vi skal have mulighed for at holde øje med de studerende, men den enkelte studerende kan også se, hvad vi logger. Loggen kan således benyttes gensidigt som dokumentation i tilfælde, hvor der er mistanke om snyd."
Han beskriver projektet som både kulturforandrende, teknisk udfordrende og en solid driftsopgave, når der er 110.000 eksamener hvert år.
"Vi har bygget det op omkring open source-kode og en klient der fungerer både på en pc-, Mac- og Linux-klient, da det er et krav, at vi er platformsuafhængige. Bag det har vi nogle databaser, og så anvender vi vores supercomputer til mønstergenkendelse i forbindelse med vores overvågning. Mønstergenkendelses-programmet kigger blandt efter Dropbox og Facebook, som de studerende ikke må benytte under eksamen," fortæller universitets CIO.
Siden 2013 har der ikke været papir til eksamenerne - alt foregår digitalt lige fra afvikling, karaktergivning og til arkivering.
Ligeledes sælges Exam Monitor til andre uddannelsesinstitutioner, hvilket har finansierer udviklingsarbejdet.
"Vi kan dække udgifterne, så videreudviklingen kan finansieres ved, at der er flere der bruger og betaler for systemet," fortæller Kurt Gammelgaard Nielsen.
Kåringen af Årets CIO finder sted 10. juni på Hotel Hotel d'Angleterre i centrum af København.