Lemfældig omgang med e-mail

Storagetek Danmark har i august 2002 gennemført en analyse af danske virksomheders måde at håndtere e-mails på. Det er op til den enkelte medarbejder selv at vurdere, om en e-mail og de vedhæftede dokumenter skal gemmes.

Sådan er virkeligheden i over halvdelen af de 110 virksomheder der har deltaget i undersøgelsen. En af hovedårsagerne til at e-mails forsvinder er ikke servercrash eller virus, men derimod skyldes det i 80 procent af virksomhederne at medarbejderen selv har slettet mailen. Når e-mailen forsvinder er der også risiko for at kritiske oplysninger for virksomheden forsvinder.

Undersøgelsen henleder opmærksomheden på et paradoks: Selvom danske virksomheder har fået øjnene op for betydningen af at have en omfattende sikkerhedspolitik på IT-området, så halter sikkerheden stadig alvorlig på ét område: e-mail.

Nils Kierkegaard, adm. direktør i Storagetek Danmark mener, at det vil være oplagt, at et af de næste skridt i danske virksomheders IT-udvikling bliver at e-mails bliver håndteret professionelt og sikkert.

Storagetek Danmark peger på, at en løsning kan være at indføre et automatisk system til central lagring af e-mails, på den måde kan virksomheden genvinde fuld kontrol med sine vitale informationer. I praksis fungerer det ved, at der automatisk bliver taget en kopi af alle indgående og udgående mails, som gemmes på en server der er adskilt fra mailserveren.