Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den CTO d. 1. september 2006.
Storage Odense Kommune fik reduceret storagebehov, da man indførte e-mail-arkivering.
En forestående stor investering i opgradering af
storage-udstyr fik Odense Kommune til at se nærmere på et arkiveringssystem til sin e-mail.
- Vi kunne se, at e-mail blev brugt kraftigt til korrespondance. Efterhånden løb diskene fulde på vores servere, og vi stod for at investere i nyt storage. Det var ikke kun et spørgsmål om nye diske. Også vores backup-løsning skulle opgraderes. Så vi stod med en mulig investering i større taperobotter, mere tape-kapacitet og større diske. Eller vi kunne gøre noget helt andet, siger Michael Breuning, funktionsleder i Odense Kommunes IT-Kompetencecenter.
Det blev noget helt andet, kommunen valgte.
- Vi fandt ud af, at omkring 70 procent af storagepladsen til e-mail skyldtes vedhæftede filer. Vi kunne altså reducere storagebehovet betragteligt ved blot at fjerne de vedhæftede filer, forklarer Michael Breuning.
Meget af storagepladsen på mailserveren blev nemlig optaget af kopier af den samme vedhæftede fil.
- Vi har haft situationer, hvor rapporter på 15 megabyte vedhæftet som dokumenter er blevet distribueret til 300 brugere. Derved blev der ædt 4,5 GB diskplads på mailserveren i et hug, hvilket svarede til mere end 10 procent af den samlede diskkapacitet på mailserverne, forklarer Michael Breuning.
I samarbejde med konsulenthuset b4restore valgte Odense Kommune at anvende IBM's Common Store/Content Manager til at reducere e-mailserverens storagebehov.
Common Store er det system, som styrer arkiveringen, og Content Manager er selve storage. Med Common Store gemmes kun en kopi af den vedhæftede fil i Content Manager. På mailserveren erstattes alle kopierne af den vedhæftede fil med et link til filen i Content Manager. Content Manager-systemet holder styr på, om der fortsat er mailfiler, der linker til filen. Når den sidste mail med et link til filen slettes, bliver filen også slettet i Content Manager. Filen bliver dog gemt på tape i 180 dage.
Reduktionen i e-mailserverens storage har også betydet, at tid og ressourcer til backup af mailserveren er blevet reduceret. Michael Breuning har dog ingen tal for besparelserne.
- Vi har ingen opgørelse over besparelserne, men udgiften til serverudvidelser, større tape-pool og større tape-robotter var nogenlunde ligeså stor som udgiften til arkiveringssystemet, oplyser Michael Breuning.
Projekt nyt e-mail-arkiveringssystem strakte sig over et lille halvt år.
- Vi gennemførte en analyse i foråret. Den startede engang i april og sluttede i juni 2004. Efter sommerferien gik vi i gang med implementering, og systemet blev sat i drift i oktober 2004.
Erfaringerne fra de næsten to år i drift har været gode, selv om Odense Kommune ikke nåede den forventede storagereduktion.
- Vi ofrer ikke meget tid på systemet i hverdagen, da det fungerer. Vi fik ikke helt en 70 procents reduktion i storage. Vi fjerner først vedhæftede filer fra e-mails efter et par måneder. Der er nemlig en lille forsinkelse, når dokumentet skal hentes frem fra Content Manager sammenlignet med mailserveren. Da det ofte er i starten af en e-mails levetid, at vedhæftede filer tilgås, har vi valgt at vente 90 dage før vedhæftede filer lægges over i Content Manager, forklarer Michael Breuning.
Dokumenterne, der er flyttet til Content Manager, kan ses i en browser. Her tager det et par sekunder at hente et dokument frem. Ønsker man at hente dokumenterne frem til redigering, tager det 5 til 10 sekunder.
Michael Breuning havde forventet et lidt mere sammenhængende produkt, da der anvendes Notes i toppen, Common Store i midten og Content Manager i bunden, alle produkter fra IBM.
- Vi måtte selv programmere nogle værktøjer, siger Michael Breuning og nævner et eksempel:
- Hvis en mail med en vedhæftet fil videresendes efter den vedhæftede fil er blevet flyttet til Content Manager, så vil modtageren af den videresendte e-mail ikke få adgang til dokumentet. Det skyldtes adgangsrettigheder som ikke blev videresendt med mailen. Modtageren modtog en URL, men fik ikke rettighederne med. Her måtte vi selv udvikle lidt for at få det til at virke, siger Michael Breuning.
Mens gevinsten ved e-mailarkiveringssystemet primært er storage-reduktion, var der andre ILM-mål involveret, da Odense Kommune begyndte at indføre et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH)-system for to år siden. Her skulle der defineres regler for forskellige fagområders livscyklus.
- En offentlig institution har journaliserings- og dokumentationsspligt på sager. Der er en række forskellige regler for fagområderne, eksempelvis er der regler for, hvor lang tid der må gå fra en sag lukkes, til den slettes. Det er simpelthen forbudt at gemme nogle data for lang tid. For andre sager er der afleveringspligt til Statens Arkiver, siger Michael Breuning.
Før ESDH-systemet gemte folk dokumenter på deres afdelingsdrev. Da de dokumenter efterhånden flyttes over i ESDH-systemet, har Odense Kommune ikke noget decideret ILM-system for dokumenterne på afdelingsdrevene. ESDH-systemet fungerer som en slags ILM-system.
- Flere og flere dokumenter flyttes over i ESDH-systemet, så vi gør ikke noget ved dokumenter, der er lagret på p- eller h-drev. De dør lige så stille, siger Michael Breuning.
ESDH-implementeringen foregår i etaper. Odense Kommune er startet med de såkaldte emnesager: Sager af administrativ karakter, og som ikke vedrører borgere. I slutningen af i år starter ESDH-implementeringen af borgersager.
ESDH-systemet er det Notes-baserede ProFile fra fra system- og konsulenthuset Convergens.
Som datastorage kunne ProFile
have anvendt IBM's Common Store/Content Manager, men for at gøre ESDH-implementeringen enkel, valgte kommunen at anvende ProFiles egen dokumentdatabase.
- Vores ESDH-system gemmer dokumenter i en dokumentsilo, ligesom vores e-mailarkiveringssystem. Vi har således to forskellige systemer, som håndterer identiske situationer, men på længere sigt forventer vi, at de vil smelte sammen. De næste versioner af Notes bliver DB2-baseret og Content Manager har også en DB2 i maven, siger Michael Breuning.
Andre elementer, der skal smelte sammen i fremtiden for data-ansvarlige i danske kommuner og virksomheder, er organisationernes egne data og så de data, der begynder at sprede sig via webbaseret samarbejdssoftware. Odense Kommune er begyndt at indstille sig på det.
- Vi ser endnu ikke så meget webbaseret samarbejde, men Odense Kommune har besluttet, at der skal arbejdes projektorienteret. Vi skal derfor have set på projektrums-software, der gør det muligt at samarbejde med eksterne partnere. Løsningen kommer vi selv til at hoste, så der bliver styr på data og journalisering. Vi udveksler ikke data med hvem som helst, siger Michael Breuning.
OriginalModTime: 14-09-2006 10:35:29
