Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 17. februar 2006.
E-learning er vokset op og er i dag en uundværlig og naturlig del af ethvert undervisningsforløb. Samtidig er en ny
it-baseret undervisningsform på kraftig fremmarch: Spilbaseret læring. For næsen af en række store virksomheder fik den lille Århus-virksomhed ProOffice opgaven med at lave uddannelse i digital journalisering til 10.000 ansatte i Skat.
Som en relativt lille virksomhed med kun 15 ansatte lå det ikke lige for, at ProOffice i Århus skulle løbe med en af de helt store uddannelsesopgaver i Skats store ESDH-projekt (elektronisk sags- og dokumenthåndtering).
Men sådan blev det, og i dag består ProOffices bidrag til digitaliseringen af Danmarks skatte-etat af en webportal, hvor hele uddannelsesprogrammet for de statsansatte styres og afvikles, når de skal lære, hvordan man går fra manuel til elektronisk sagsbehandling af skattepapirer.
Portalen, Proesdh.dk, er udviklet som erstatning for det standard-hjælpeprogram, der ellers ligger i selve ESDH-løsningen, Captia, fra Scan-Jour.
- Den indbyggede hjælpefunktion i Captia-ESDH'en var et standardmodul. Den matchede ikke Skats tilpassede version, derfor skulle vi lave nyt læringsmateriale. I dag er hele hjælpemodulet pillet ud og erstattet med vores, siger Per Mølgaard Thorsen, partner i ProOffice.
Løsningen består af e-learningkurser og instruktionsvideoer, og systemet indkalder selv de Skat-ansatte til kursus.
Skat er kun en i rækken af offentlige virksomheder og organisationer, der skal omlægges fra papirdrift til it. Der kører ESDH-projekter over hele landet, og de handler kort fortalt om digitaliseringen af den offentlige administration.
Til ESDH-projekterne har man lagt sig fast på en række autoriserede it-leverandørvirksomheder, der er udvalgt efter deres størrelse og erfaring med it-udvikling til det offentlige.
Det er de store it-virksomheder CSC (sammen med Scan-Jour og Rambøll Management), Accenture (sammen med Traen Informationssystemer og Rambøll Informatik) samt Software Innovation (sammen med Rambøll Management og Ementor), der i denne sammenhæng er kendt som FESD-leverandører (Fællesoffentlig elektronisk sags- og dokumenthåndtering).
Men ude fra sidelinjen spillede den lille Århus-virksomhed altså sig selv på banen med en uddannelsespakke til de 10.000 slutbrugere hos Skat.
- Det er vi stolte af. Skat-projektet er et prestigeprojekt i ESDH-arbejdet og er indtil videre den største ESDH-implementering i landet, siger partner i ProOffice Per Mølgaard Thorsen.
Det var ikke uden sværdslag, at de store måtte acceptere samarbejdet med den lille.
- De etablerede FESD-leverandører var med god grund skeptiske over for sådan en lille spiller. De store frygtede, at det hele ville falde på gulvet, hvis vi ikke kunne løfte opgaven. Det kunne vi - heldigvis - for det var også et referenceprojekt for dem, siger Per Mølgaard Thorsen.
ProOffice kom i forbindelse med Skat, da de rådgav etaten om valg af LMS, Learning Management System.
- Skat havde så mange krav, at de ikke kunne bruge et standardsystem. Vi anbefalede at slække på kravene, men i stedet besluttede de at lade os lave et system til dem. I den proces opdagede vi, at vi er gode til at planlægge og styre store implementeringsforløb, siger Henrik Stig Andersen, den anden partner og medstifter af ProOffice.
I processen udviklede de deres eget LMS, ProLearning, som også er et af de produkter, der ligger i Skats uddannelsesmodul. Indtil videre har ProLearning-LMS'et været omdrejningspunkt for uddannelse af 20.000 mennesker i forskellige andre e-learningsprojekter. ProOffice har siden skrevet kontrakt med Videnskabsministeriet, og flere er på vej, oplyser de to partnere.
Det var efter et uddannelsesengagement hos Dansk Landbrug, at de to partnere fik blod på tanden. Med vores LMS og udvikling af indhold kan vi drive det vidt, tænkte de.
Derfor besluttede de at byde på opgaven, da Skat skulle i gang med at implementere sin ESDH.
Skat valgte virksomheden som uddannelsesleverandør på trods af, at ProOffice ikke er godkendt somFESD-leverandør.
- Det er en svær proces, når man ikke er med blandt FESD-leverandørerne. De er blandt andet hævet over grænsen for, hvornår en opgave skal sendes i EU-udbud, det er vi ikke. Alt i alt gav det en del støj blandt de etablerede FESD-deltagere, at vi skulle være med. Men i dag har vi et rigtigt godt samarbejde med de øvrige, siger Per Mølgaard Thorsen.
Når en leverandør af et stort virksomhedssystem implementerer en it-løsning til mange brugere, foregår uddannelsen af dem ofte ved hjælp af superbrugere, som efterfølgende lærer slutbrugerne op. Skal systemleverandøren uddanne samtlige slutbrugere, er det en bekostelig affære, så det sker sjældent.
Med en onlinebaseret e-learningløsning, som den Skat har købt, modtager samtlige slutbrugere den samme undervisning.
- Jeg kender ikke til fortilfælde, hvor man i forbindelse med implementering af et stort administrativt system har købt sig til hele slutbrugeruddannelsen. Virksomhederne har hidtil selv stået for den egentlige slutbrugeruddannelse, så vi er trådt ind på et marked, som ikke eksisterede før. Vi føler ikke, vi har nogen konkurrenter på området, siger Per Mølgaard Thorsen.
Lige nu undervises cirka 200 mennesker om ugen hos Skat. ProOffice-systemet styrer de praktiske forhold som for eksempel, hvor i landet deltagerne skal undervises. Skat har stort set ikke nogen administration i forbindelse med uddannelsen af sine medarbejdere, og alle invitationer om kursusstart kører via e-mail.
To uger før kursusstart modtager de Skat-folk, som ikke har tilmeldt sig det kursus, de ifølge uddannelsesplanen skal deltage i, en påmindelse pr. mail. På selve kursusdagen registrerer systemet, hvem der er mødt frem. Der ligger desuden et evalueringsmodul i systemet, og 98 procent af dem, der har været igennem uddannelsesforløbet, svarer ja til spørgsmålet om, hvorvidt de nu er klar til at bruge den elektroniske dokumenthåndtering.
- Det er mange, når man tænker på, at 90 procent af de ansatte i Skat ikke har været vant til selv at føre journal, mener Per Mølgaard Thorsen.
ProOffice, der har eksisteret i fem år, er startet af de to partnere, Per Mølgaard Thorsen og Henrik Stig Andersen, som begge har arbejdet med softwareudvikling og undervisning de seneste 15 år. Arbejdet med Skat har betydet, at virksomheden på godt et år er vokset til dobbelt størrelse og i dag har 30 ansatte.
- For et år siden kendte vi intet til ESDH. I dag er vi de eneste eksterne producenter af uddannelse, og ESDH fylder 80 procent af vores forretning, siger Per Mølgaard Thorsen.
De to partnere går ikke i salgstanker, siger de, men vil heller ikke afvise en strategisk alliance, hvis det rette tilbud skulle komme fra en af it-spillerne i sværvægtsklassen.
Billedtekst:
MAKKERE Henrik Stig Andersen (til venstre) og Per Mølgaard Thorsen er grundstammen i deres egen virksomhed, ProOffice, der har udviklet uddannelsesmodulet i Skats ESDH-system.
Foto: Claus Haagensen/Chili
Boks:
Vi har talt med:
• Peter Bjerg, projektmedarbejder, Diginet Øresund
• Mads Prahm, game director, IO Interactive
• Thomas Howalt, business development manager, IO Interactive
• Birgitte Malm, konsulent i ITEK
• Oliver Peters, markedsdirektør, key2know
• Mikkel Christensen, uddannelseskonsulent, TDC Mobil
• Tina Rasmussen, uddannelseschef, TDC Mobil
• Per Mølgaard Thorsen, partner, ProOffice
• Henrik Stig Andersen, partner, ProOffice
• Karsten Fogh Ho-Lanng, nordisk research manager,
• Gustav Piper, administrerende direktør, Mercantilius
