Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 17. december 2004.
1. februar 2005 skal enhver fakturering til og fra den offentlige sektor ske elektronisk. Men flere faktorer truer med at forsinke projektet.
Staten er bagud. 1. februar 2005 skal den offentlige sektor skifte til elektronisk fakturering, men det når de næppe.
Det viser en undersøgelse, Computerworld er i besiddelse af. Ifølge undersøgelsen, der stadig er i gang, kan kun få af de statslige virksomheder, der har deltaget i undersøgelsen, melde, at de er helt klar. Og det generelle billede er, at staten er bagud i forhold til kommuner og amter. Eksempelvis har kun 33 procent af de statslige virksomheder anskaffet den nødvendige tekniske løsning eller har indgået aftale at anskaffe sig en.
Torben Winther, kontorchef og ansvarshavende for elektronisk fakturering i Økonomistyrelsen, pointerer, at det er nødvendigt, at projektet kommer til at køre fra 1. februar, da rationaliseringsgevinsten ved at overgå til elektronisk fakturering allerede er indregnet i budgetterne for 2005. Eksempelvis er de kommunale budgetter allerede beskåret med 220 millioner kroner for 2005.
Torben Winther maner til besindelse med hensyn til de manglende tekniske løsninger, men han erkender, at det er en stram tidsplan.
- Staten er nok ikke helt så langt fremme som eksempelvis kommunerne, men vi frigiver her i december en servicepack til Navision Stat, der gør de statslige virksomheder klar til at modtage og afsende elektroniske fakturaer, siger Torben Winther.
Men den tekniske løsning kan ikke stå alene. Det mener Farzad Saber fra konsulentfirmaet Pactor, der gennemfører parathedsundersøgelsen.
- Den rigtige tekniske løsning er ikke i sig selv en garanti for succes. Det er vigtigt, at der også er fokus på det organisatoriske. Et nyt system vil medføre nye procedurer, og de skal defineres og kommunikeres videre både internt og eksternt, siger Farzad Saber, partner i Pactor og tidligere kontorchef i Økonomistyrelsen.
Flere af de kilder, Computerworld har været i kontakt med, peger på den stramme tidsplan som et problem. De føler ikke, de har fået de nødvendige informationer om projektet tids nok. I Forsvarskommandoen har man også følt sig presset på tiden.
- Vi skal have den tekniske løsning integreret med vores økonomistyringsstem DeMars, men det bliver også en stor og tidskrævende opgave at videreformidle de nye processer, siger Agnete Lundstrøm, projektleder for e-fakturering.
Hun fortæller endvidere, at forsvarskommandoen begyndte i oktober, men at det dengang først og fremmest handlede om at afklare, hvad de kunne, og hvad de skulle.
I Københavns Amt arbejder man også intensivt på sagen, men regner med at nå det inden 1. februar.
- Der er ikke tale om noget lille projekt, for vi er 20.000 ansatte og modtager årligt mere end 300.000 fakturaer. Det kræver en større organisatorisk indsats, for der kommer mange nye processer. Det handler jo ikke bare om, at der bliver sat strøm til papiret, siger Jan Kold-Larsen, it-chef i Københavns Amt.
Han mener, at amtet teknisk set nok skal nå det, men han håber på en stille start.
Under halvdelen af de adspurgte i undersøgelsen har en kommunikationsplan, og det er bekymrende, konkluderer undersøgelsen. En del af den nødvendige kommunikation er, hvilke oplysninger de elektroniske fakturaer skal indeholde for at blive behandlet korrekt.
Eksempelvis skal fakturaerne påføres et såkaldt EAN-lokationsnummer for at sikre at fakturaer havner, hvor de skal. Men det forudsætter, at medarbejderne kender disse oplysninger, når de bestiller en vare.
EAN-lokationsnummeret er et unikt nummer til hver enkelt virksomhed. Her er de statslige virksomheder i undersøgelsen længere fremme end amter og kommuner. Halvdelen af de statslige virksomheder har uddelt EAN-lokationsnumre mod under en tredjedel af kommunerne og under en femtedel af amterne.
- Hvis det offentlige ikke får uddelt EAN-lokationsnumrene, vil det selvfølgelig give problemer for virksomhederne og knibe med at blive klar inden 1. februar. Mange vil nok ikke komme rigtig i gang før efter årsskiftet, og så vil de blive grueligt overrasket over, hvad det er for oplysninger de skal have fat i fra de offentlige myndigheder. Tidsplanen er simpelthen for forceret, siger Henrik Hyltoft, erhvervspolitisk konsulent i Dansk Handel og Service.
I Økonomistyrelsen er man godt klar over, at der ikke har været meget tid til at håndtere alle de nødvendige aspekter, men mener at alle har haft muligheden for at blive klar til skæringsdatoen.
- Det har grundlæggende set været en ambitiøs tidsplan, men vi mener, at informationerne er givet i tide. Ansvaret for kommunikationen er todelt. Vi har selvfølgelig en stor del af ansvaret, men virksomhederne har også et ansvar for at kommunikere oplysningerne videre, siger Torben Winther, Økonomistyrelsen.
Baggrunden for parathedsundersøgelsen er en undersøgelse, som revisions- og rådgivningsfirmaet KPMG gennemførte i 2003. Undersøgelsen "Optimal betalingsformidling i den offentlige sektor" var bestilt af Finansministeriet, og skulle på baggrunden af "Lov om offentlige betalinger m.v." undersøge mulighederne for at optimere betalingsforvaltning mellem den offentlige sektor på den ene side og borgerne og virksomhederne på den anden. Et af forslagene gik på at erstatte mindre effektive betalingsformer med konto-til-konto-overførsler. KPMG's undersøgelse blev forlænget med en analyse af, hvorvidt eksisterende systemløsninger var i stand til at understøtte overgangen til elektronisk fakturering. Konklusionen pegede på et ja.
Spørgsmålet, der står ubesvaret, er så, hvorvidt alle parter når i mål.
Billedtekst:
De statslige virksomheder halter bagefter kommuner og amter, når det gælder om at blive klar til elektroniske fakturering.
Boks:
Fra ide til elektronisk faktura
December 2003
Lov om offentlige betalinger m.v. vedtages. Finansministeren kan fastsætte regler om offentlige myndigheders anvendelse af elektronisk betalingsformidling.
Juni 2004
Betænkning om elektronisk afregning sendes i høring. KMD vinder EU-udbud om at etablere og vedligeholde et NemKonto system. Et fælles elektronisk kontoregister, som fra midten af 2005 skal forenkle de 60-80 millioner betalinger, der årligt går fra kommunerne og staten til borgere og virksomheder.
Juli 2004
Orientering om NemKonto og det videre implementeringsarbejde.
Oktober 2004
bekendtgørelse om at paragrafferne 6, 7 og 12 i Lov om offentlige betalinger m.v. træder i kraft den 10. oktober 2004. Den fastslår, at offentlige myndigheder skal sende og modtage regninger i det elektroniske OIOXML-format, og at der skal oprettes en LæsInd-service for de firmaer, der ikke har mulighed for at danne elektroniske fakturaer.
November 2004
Cirkulære fastslår, at alle myndigheder skal tildeles EAN-lokationsnumre og fordele dem til underliggende institutioner. Myndighederne skal være tilsluttet en VANS-netværksudbyder. Landets 511.000 CVR-registrerede virksomheder modtager brev om, at alle regninger til offentlige myndigheder og institutioner skal være elektroniske 1. februar 2005.
Februar 2005
De bestemmelser i Lov om offentlige betalinger m.v., der omhandler elektronisk afregning træder i kraft. LæsInd-services sættes i gang.
Boks:
Elektronisk regning
En regning udformet i et elektronisk format, der gør, at modtageren kan håndtere regningen automatisk. Alle offentlige myndigheder og institutioner er forpligtede til at kunne modtage i et format, der hedder "OIOXML", men det er op til leverandør og myndighed at blive enig om et format.
EAN-lokationsnummer
EAN står for European Article Numbering og er et nummer, der identificerer en virksomhed. Alle offentlige myndigheder og institutioner har et EAN-lokationsnummer, der skal sikre, at regningen når frem til den tiltænkte modtager.
VANS
VANS står for Value Added Network Services og er et kommunikationsnetværk, der kan håndtere udveksling af data mellem to virksomheder eller mellem virksomhed og kunde. Ved hjælp af EAN-lokationsnummeret sørger VANS for, at regningen når frem til den rette modtager. VANS-udbyderne kan også foretage konvertering fra et elektronisk format til et andet, for eksempel "OIOXML" eller Edifact
OIOXML
OIO står for Offentlig Information Online og XML for eXtensible Markup Language. Det er en standard, der kan betegnes som en universel ramme til formidling af information og dataudveksling via internettet. XML fungerer uafhængigt af den tekniske platform og kan derfor læses og forstås uanset hvilken teknologi, der er til rådighed.
EdiFact
EDI står for "Electronic Data Interchange" og definitionen er "Elektronisk overførsel af strukturerede data i aftalte meddelelsesstandarder fra et IT-system til et andet IT-system." Fact står for "for Administration, Commerce and Transport", og er en global standard for et udvekslingsformat for EDI-transaktioner. To ISO-standarder danner rammerne for meddelelsernes indhold og opbygning.
