Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. oktober 2004.
projekt: 20 leverandører i prækvalifikationen, et års kontraktforhandlinger, over 360 specifikationskrav, seks måneders implementering og voila: Kunstakademiets Arkitektskole kan tænde for sit videndelingssystem.
NNIT's Vice President, Claus Østergaard, fik et ganske særligt forhold til administrationschefens kontor på Kunstakademiets Arkitektskole. Gennem vinduet kunne han følge årstidernes skiften gennem det år, kontraktforhandlingerne om leveringen af skolens videndelingssystem, KA-net, stod på.
- Vi har spøgt med, at det tog længere tid at lave aftalen end at gennemføre projektet. Til gengæld er det også kommet bag på os, hvor få problemer, der har været, siger Claus Østergaard i dag, hvor systemet har kørt sin sidste testfase og er afleveret til 1.500 forventningsfulde studerende, undervisere og administrativt personale på Kunstakademiets Arkitektskole (KA) i midten af København.
Projektforløbet beskrives over en bred kam som succesfuldt, med de små bølgeskvulp, der selvfølgelig er, når en flok professionelle it-folk stiger om bord i et traditionsrigt undervisningsmiljø, der netop har fejret 250-års-jubilæum.
- Vi står i en fase nu, hvor produktet skal vise sin værdi. Brugerne skal tage løsningen til sig, og vi skal alle sammen skoles. Vi har købt en løsning med mange muligheder, så vi skal motivere alle til at gå på opdagelse i dem. Det var et ret omfattende forarbejde og en vanskelig udbudsrunde. Men da vi først kom fra land, gik det hurtigt. I den strategi, vi havde lagt, var vi snusfornuftige og havde faseopdelt projektet noget mere. Vi forestillede os at starte med noget studieadministrativt og så tage ESDH-delen senere. Men vi har fået en integreret løsning, så vi søsætter det hele med det samme - og det stiller store krav, siger administrationschef Jes Gjørup, KA.
Drop skræddersyning
Da opgaven blev sendt i udbud for små to år siden, bød 20 leverandører. Alle faldt fra hen ad vejen, på nær NNIT. KA havde en forestilling om, at de havde brug for et CMS-system, men i udbudsmaterialet oplyste de ikke, hvor mange penge, de havde tænkt sig at bruge på projektet. Det gjorde det ikke ligefrem lettere for byderne.
- Vi anede ikke, hvor mange penge de havde, så vi vidste ikke, om vi skulle præsentere dem for den billige løsning eller luksusløsningen. Men skæddersyede løsninger til skoler kan man droppe. Det har de ikke penge til. Man må acceptere en vis form for standardløsninger, og meget af det må nødvendigvis komme ‘out of the box', siger Claus Østergaard, NNIT.
Det samarbejdssystem, NNIT har leveret, er baseret på Microsofts SharePoint Portal Server og er i udstrakt grad sat sammen af standardsoftware. Open source-software har ikke været seriøst inde i billedet og var heller ikke et ønske fra KA. De fremtidige opgraderingsmuligheder er for usikre, vurderer NNIT. Kammeradvokaten har stået for overvågningen for at sikre, at skolen har betalt en fair pris for sit system.
Trukket i snor
Nicolai Hesdorf, seniorkonsulent hos PA Consulting Group, var med fra starten, da Arkitektskolen skulle kortlægge sine behov.
- KA fulgte en strategi om videndeling og ville satse på et standardsystem. Sammen lavede vi kravspecifikationen. Vi har holdt dem meget i hånden. Arkitektskolens folk har til gengæld været meget visionære. I undervisningsmiljøet fremstår projektet her faktisk som et af de mest visionære. Ofte ser man silo-løsninger i dette regi, men Arkitektskolen ville have det hele til at hænge sammen, og det har de fået, siger han.
Arkitektskolen anede fra starten, at det var en ordentlig mundfuld at gå i lag med.
- Held er noget, man skal gøre sig fortjent til, og hvis man er skeptisk i forvejen, så kan det kun gå godt. Så, ja: KA-net-projektet er en succes, siger studiechef Peter Arne Sørensen, KA.
Ikke hvem som helst
Den menneskelige faktor har været meget vigtig. Forstået på den måde, at det personlige forhold mellem skolens projektledere og PA-konsulenten - og projektlederen og udviklerne fra NNIT, har været afgørende for den heldige gennemførelse.
- Vores konsulent gik helhjertet ind i det og tog de opgaver, hvor vi var svage. Stillede de rigtige spørgsmål og overtog meget af arbejdet med stor indlevelsesevne over for vores behov, siger Peter Arne Sørensen.
Han mener, at Arkitektskolen har været ustyrligt heldig med NNIT
- De er ikke hvem som helst. De har fra starten brugt deres charme, kan man vel godt kalde det, og evne til at være meget dedikerede - samtidig med, at de er businessagtige med deres kontrakter og rettidige aflevering. Projektet er båret frem af mennesker, som har engageret sig i processen.
Et spørgsmål om alder
Underviserne på Arkitektskolen er en sammensat gruppe af unge timelærere og ældre lektorer og professorer, der har været ansat i mange år. For de ældre medarbejdere er KA-net en stor udfordring.
- Det stiller selvfølgelig nogle pædagogiske krav. Vi skal kunne forklare alt i lægmandstermer, og det gælder særlig her, hvor der sidder folk, som ikke alle er fortrolige med it. Tingene skal ned på jorden. Men den største udfordring er forandringsaspektet. Det har vi arbejdet meget med. Det har jo store konsekvenser for mange interessenter, som igennem mange år har været vant til at gøre tingene på en helt anden måde, siger Nicolai Hesdorf, PA.
Men faktisk er der sket meget på den gamle arkitektskole de seneste år.
- Da jeg kom hertil i 1996, var vi bagud på it-fronten: Intet netværk og ikke mange pc'er. Det er gået fremad siden, og nu tager vi et alvorligt spring og kommer på forkant med vores løsning. Vi har selvfølgelig en gruppe medarbejdere, for hvem det er et meget stort spring. Men KA står foran et generationsskifte, og de nye lærere vil efterlyse løsninger af denne slags, siger Jes Gjørup.
Billedtekst:
- De havde kravspecificeret et CMS-system, men vi gav dem et samarbejdssystem, siger Karin Toftegaard, Project Manager i NNIT. Sammen med Claus Østergaard, Vice President i NNIT, stod hun for KA-net-projektet.
Foto: Torben Klint
Billedtekst:
- Vi skulle lige tackle, at NNIT-folkene synes, det er meget vigtigt med meget stramme tidsplaner. Men de er gode til at leve sig ind i vilkårene, siger Jes Gjørup, administrationschef på Kunstakademiets Arkitektskole.
Foto: Andreas Trier Mørch
Boks:
Den Digitale Arkitektskole
1. november åbner Kunstakademiets Arkitektskole sin interne webportal, KA-net. Den fælles platform for samarbejde, kommunikation, service og selvbetjening giver studerende, undervisere og administrationen adgang til skolen 24 timer i døgnet.
KA-net er den nye livsnerve i den 250 år gamle skole, hvor linealer og papmodeller har været de foretrukne værktøjer. Alle kan lægge oplysninger om studieprojekter, forelæsninger, forskningsprojekter og arrangementer ud på KA-net - grundstammen i al aktivitet på skolen, simpelthen. Med databaser over samtlige studie- og forskningsprojekter, kalenderoversigter over arrangementer, mulighed for at tilmelde sig afdeling, kurser og projektopgaver har studiemiljøet fået et værktøj til videndeling.
Er man som studerende tilmeldt et kursus eller en opgave, optræder ens e-mail-adresse automatisk i det digitale kursus- eller projektrum, hvor man kan kommunikere med de andre deltagere.
Mange af de informationer, der tidligere var utilgængelige, bliver nu fælleseje. Tunge, papirbaserede arbejdsgange som afdelingsvalg, kursustilmelding, evaluering og journalisering gennemføres nu som selvbetjening.
