Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 30. januar 2004.
Løfterne lyder på besparelser og øget fokus på forretningen og for nogen bliver de opfyldt. Men it-outsourcing er samtidig et område med mange muligheder for fejltrin og faldgruber. Her fortæller en række it-chefer, der alle har haft outsourcing tæt inde på kroppen om de største af slagsen.
Femten procent over markedsprisen. Det er, hvad et lille dansk finanshus fra København hvert år betaler for meget for deres outsourcingaftale. Årsagen? Ifølge selskabets it-chef, der ønsker at være anonym, outsourcede man selskabets drift og videreudvikling af systemer, uden at være ordentligt forberedt.
- Det er rigtig nemt at blive oversolgt, og det var, hvad der skete for os. Vi købte en løsning, der var lavet til en meget større virksomhed. Man skal huske, at det er langt nemmere at udvide en aftale, end det er at skære fra en allerede eksisterende. Din forhandlingsposition er svækket, når du først er inde i aftalen. Det er svært og dyrt at rykke systemerne videre, siger han.
Hans gode råd lyder på at kigge på kompetencerne i virksomheden, inden der indgås aftaler.
- Du skal have en person i forretningen, der så at sige både kan tale dansk og edb. Hvis man ikke har det, så er det en god ide at få eksterne rådgivere ind over kontraktforløbet, det er pengene værd, siger han.
Penge, penge, penge
Ifølge analysehuset IDC forventes markedet for it-outsourcing at vokse med 17 procent i år. Eksisterende kunder udvider deres aftaler, og nye kommer til.
Samtidig med boomet taler utilfredshedsstatistikkerne deres eget sprog: It-outsourcing er ikke en disciplin for søndagsindkøbere, og ifølge analysehuset Gartner er 50 procent af alle outsourcingkunder utilfredse med deres nuværende kontrakt.
Bag væksten inden for it-outsourcing ligger der to store løfter, som samtidig er to store faldgruber. Den første hedder øget fokus på kerneforretningen, den anden store besparelser. De tal, som leverandøren præsenterer, viser besparelser på 15 til 30 procent, og i en tid med pressede budgetter er det et tungtvejende argument for selv den mest it- entusiastiske økonomidirektør. Det er bare ikke altid, at besparelserne materialiserer sig. I en rundspørge, foretaget af Computerworld i samarbejde med Dansk IT, svarede blot én ud af de 36 it-ansvarlige, at der var opnået væsentlige besparelser, mens 29 svarede, at udgiftsniveauet enten var neutralt eller øget i forhold til situationen før outsourcingen.
Besparelserne er heller ikke kommet til Margarethe Bremer, CIO hos rejsegiganten MyTravel, der blandt andet har systemdrift og videreudvikling lagt ud af huset.
- Da vi outsourcede i 90'erne, gjorde vi det fordi, vi ville spare en masse penge. Det tror jeg egentlig ikke, vi har gjort. Der er en masse udgifter forbundet med outsourcing, som ikke er helt tydelige, når aftalen først underskrives - for eksempel til administration og videreudvikling. Derfor er det vigtigt, at man konsekvent hvert år benchmarker på, om man ville kunne gøre det billigere og bedre internt, og om det kan betale sig at tage systemerne tilbage, siger hun
Hos en offentlig myndighed i København er de umiddelbare besparelser på driften kommet, men ifølge myndighedens it-chef, der har ønsket at være anonym, har besparelserne en høj pris.
- Prisen på den aftale, vi endte med, var dumpet ganske gevaldigt, så jo, vi har sparet penge. Spørgsmålet for mig er imidlertid, hvad man har overgivet i stedet. Vi kan ikke lige flytte vores systemer tilbage, og som offentlig virksomhed har vi nu svært ved at finde bevillingerne til den videreudvikling, som ikke lige står i kontrakten. Så det hele ligger lidt stille, siger han.
Det lumske prisfald
En anden faldgrube, der ligger indbygget i løftet om besparelser, er spørgsmålet om markedsprisen. De seneste år er prisen på for eksempel MIPS (millioner af instruktioner pr. sekund) styrtdykket. Det har givet grå hår hos de virksomheder med mangeårige aftaler, som ikke har fået indarbejdet automatisk prisjustering i deres kontrakter. På den konto betaler mange overpris for deres aftale. Seneste danske skrækeksempel var sidste års afsløring, af at ToldSkat årligt betaler op til 30 millioner for meget for de 350 MIPS, de køber af leverandøren CSC. ToldSkats systemer har aldrig været i udbud, og det var ikke lykkedes at genforhandle en markedsprismekanisme ind i systemerne.
Den fejltagelse har TDC - en anden stor CSC kunde - ikke tænkt sig at begå. TDC har outsourcet drift og vedligehold af de systemer, der håndterer kundeordrer og fakturabehandling. I artiklen på side 44-45 gør it-direktør for TDC Services, Erling Madsen opmærksom på vigtigheden ved at få indarbejdet en prisreguleringsmekanisme i kontrakten.
- Ellers køber man katten i sækken og fortryder, og det går ud over samarbejdet, siger han.
Papirstorm
Men tilbage til løfterne, som ligger indbygget i konceptet it-outsourcing. Nærmere bestemt løftet om at kunne fokusere på kerneforretningen, og så ellers glemme alt om it. Der er bred enighed blandt de it-chefer, ansvarlige og direktører som Computerworld har talt med, at så let går den ikke.
- Det er en klassisk fejl på forretningsniveauet at tro, at når man først har outsourcet it, skal man ikke tænke mere på det. Man glemmer, at det stadig kræver ressourcer, at du har behov for nogen i din virksomhed, som har kontrol med det her, siger Martin Stald, it-chef i Frederiksborgs Amt
Samme besked lyder fra F-Groups koncern it-direktør, Jens Fauring, der har arbejdet med outsourcing de seneste 15 år.
- Det er en rigtig dårlig ide at bruge en outsourcingaftale som en sovepude. Du bliver nødt til at have en aktiv dialog med din leverandør. De ved ikke nødvendigvis, hvad der er vigtigt for dig her og nu, men hvis du ikke er på mærkerne, vil du ikke blive prioriteret. Det er der ikke noget fordækt ved overhovedet, for de har også en forretning, de skal køre. Men Service Level Agreements, driftsaftaler og lignende giver en papirstorm, som du ikke bare kan lade ligge, siger han.
Og ifølge MyTravels Margarethe Bremer er det ikke nok at have det ledelsesmæssige hold på plads. Der skal også være ansatte med dyb teknisk forståelse tilbage i virksomheden, hvis outsourcingen skal være en succes.
- Vi har to teknikere ansat i virksomheden, og de er lige så vigtige som managementholdet. De ved, hvordan vores infrastruktur virker. De hjælper os med at forstå, hvad det præcis er, vores leverandør foreslår, og - ikke mindst - at vi foreslår de rigtige ændringer til vores leverandør, siger hun.
