Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 15. november 2002.
It-chefen har skabt overblik i strømmen af dokumenter og filer i Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere
og Integration med en InfoFinder.
OVERBLIK
Bo Møller hedder it-chefen i et af samfundsdebattens hedeste ministerier, nemlig den del af etaten, der administrerer forholdene for de flygtninge og invandrere, som kommer til Danmark.
Han husker som en elefant, siger han, men når det kommer til at huske, hvor han placerer de enorme mængder af data, han hver dag skal forholde sig til og gemme til senere brug, slår den personlige computer, der er placeret på toppen af halsen, ikke til.
Den store udfordring med at holde styr på mail-korrespondancen er han langt fra alene om, men som chef for en statslig it-funktion har han muligheden for at gøre noget ved det.
Indekserer hjemmesider
I løbet af sommeren har han testet InfoFinder.
Det er et browser-baseret stykke software, en søgemaskine, der lader brugeren søge efter information i fritekst.
Det vil sige, at hvis Bo Møller sidder og mangler et dokument, han ikke kan huske, hvor ligger, men nok kan huske det overordnede indhold af, åbner han sin InfoFinder-browser, taster det, han kan huske, ind, og så finder softwaren de dokumenter, der indeholder de tekstelementer, han har søgt på.
- Den store fidus ved InfoFinder er, at den selv indekserer dokumenterne, og at den er lynhurtig. Jeg har sat den til at indeksere dels ministeriets database og dels de 20-25 websites, jeg benytter mest i mit arbejde. Det betyder, at jeg ikke længere skal gå og huske på, præcis hvor de informationer, jeg skal bruge, er. Jeg skal heller ikke tænke i søgeord, for indekseringen af alle dokumenterne er i fritekst, siger Bo Møller.
For et år siden blev ni statslige organisationer lagt sammen til det, der i dag er Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration.
270 mennesker er beskæftiget i den gamle bygning på Holbergsgade tæt ved Christiansborg, og i huset håndteres der i øjeblikket 80.000 dokumenter om året.
Licenserne til InfoFinder, som Bo Møller har købt, skal ses som et pilotprojekt:
Det skal vise, om produktet holder, og om det med tiden kan udvikle sig til et generelt koncept til videndeling og blive kernen til videndeling i ministeriet.
- Der er mange i huset, som ikke nøjagtigt ved, hvad de andre laver. Alting bliver journaliseret og systematiseret, men informationerne bliver ikke altid brugt til noget, for mange laver skuffesystemer. InfoFinder søger på revl og krat, og hvem har ikke prøvet at gemme et eller andet et forkert sted i en Windowsfilstruktur. Eller finde noget i et journalsystem, hvor der er få eller ligefrem forkerte søgeord på en sag, spørger Bo Møller.
Følsomme data
De informationer, der behandles i Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, er i mange tilfælde følsomme.
- En del af vores dokumenter indeholder informationer, der hører under bestemmelserne i Persondataloven, så sikkerheden og faciliteter til logning skal være i top, når man benytter sådan et system. Ikke alle skal have adgang til alle informationer. Man skal over for Datatilsynet kunne redegøre for søgning og læsning af informationer, der er underlagt Persondataloven, siger Bo Møller.
I Statens IT-Forum, der er et udvalg under Statens IT-Råd, diskuterer it-cheferne, der i blandt Bo Møller, hvordan fremtiden skal forme sig for de mange statslige organisationers brug af it.
- Pendulet er at ved svinge tilbage. Tidligere skulle vi decentralisere, men i dag taler vi meget mere sammen. Det er også nødvendigt, hvis vi skal komme videre. Når vi taler sammen, udveksler erfaringer og koordinerer vores tiltag indbyrdes, er der bedre muligheder for at fremstå som en stor organisation, mener Bo Møller.
Boks:
Søg og du skal InfoFinde
InfoFinder er en intern søgemaskine til små og mellemstore virksomheder.
Den er udviklet af norske InfoFinder A/S, der har hovedkontor i Trondheim.
Søgningen foregår med naturligt sprog, altså uden brug af indeksord, og systemet kan indeksere både intern og ekstern information.
Det understøtter formater fra officepakkerne, PDF, TIFF og gængse cad-formater, og er platformsuafhængigt.
InfoFinder benytter den engelske udvikler af videndelingsystemr Autonomys søgekerne, DRE.
I Danmark forhandles InfoFinder af i360 Nordic i Ballerup.
Billedtekst:
Nyhedsbreve og mails strømmer ind, notater, breve og dokumenter arkiveres og journaliseres - og overblikket forsvinder. Nu har it-chef i Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, Bo Møller, købt et søgeværktøj, der kan finde information og måske udvikle sig til at blive grundstenen i ministeriets interne videndeling.
Foto: Torben Klint
