Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 12. februar 2002.
Med indflytningen i det nye hovedkvarter Ørestaden har medicinfirmaet afskaffet fastnettelefonerne. Alle medarbejdere benytter mobilen som arbejdstelefon.
De omkring 340 ansatte i medicinfirmaet Ferrings nye hovedkvarter benytter alle mobiltelefoner som arbejdstelefoner. Der er simpelthen ikke en eneste fastnettelefon i den 19 etager høje bygning, der endnu ligger temmelig isoleret i Ørestaden - selv omstillingsfunktionerne er trådløse, og kan principielt flyttes et andet sted hen med et kvarters varsel.
Initiativet til at gøre al telefoni mobil med indflytningen i den nye bygning kom fra IT-afdelingen. Denne har - som mange andre IT-afdelinger - haft den tilføjelse i bunden af jobbeskrivelsen, at iøvrigt er den også ansvarlig for firmaets telefoni.
- Vi har ønsket at gøre administrationen af telefonsystemet så enkel som mulig ved at gøre det mobilt. Dermed får vi ressourcer til de egentlige IT-opgaver. Dette er blevet endnu mere relevant nu, hvor Ferring er ved at tage det nye hovedkvarter i brug, og der bliver flyttet meget ind, samtidig med, at der stadig rykker nye medarbejdergrupper ind, siger IT-chef Jesper Engelbrecht fra Ferring.
- I den gamle fastnet-løsning skulle vi bruge ekstra licenser og konsulenttimer, når systemet skulle udvides eller opgraderes. Og samtidig havde omkring 85 procent af medarbejderne mobiltelefoner allerede før indflytningen, fortæller han.
Alle beskeder et sted
Det har været muligheden for at modtage al indkommende meddelelser et sted, der har været IT-afdelingens salgsargument over for de få, der har været skeptiske over for at skulle modtage alle opkald på arbejde på en mobiltelefon.
- Tidligere modtag medarbejderne fax, e-post og telefonsvar-beskeder både på deres faste telefon og på mobilen. Nu modtager de alle disse beskeder i deres elektroniske indbakke, siger Jesper Engelbrecht.
Telefonsvar-beskederne kommer i indbakkerne som lydfiler, hvilket har medført, at alle pc'er er blevet udstyret med lydkort.
Ferring arbejder i samarbejde med Telia, der står for mobilløsningen, på også at gøre det muligt at modtage SMS-beskeder, så også denne type meddelelser kan modtages i indbakken.
Lydkort og hovedsæt
Ud over den fælles telefonbog har det nye system en indbygget konferencefunktion, der gør det muligt for to personer at inddrage en tredje i deres telefonsamtale.
Alle de udleverede mobiltelefoner er udstyret med hovedsæt.
- Ferring er et medicinalfirma, og hvis der er skyggen af mistanke om en sundhedsrisiko ved at benytte en teknologi, føler vi et ekstra ansvar for at tage alle forholdsregler, siger Jesper Engelbrecht.
Den mobilomstilling består af en pc, hvorfra forbindelserne sendes videre ud i huset via et GSM-modem. Omstillingsfunktionerne er integreret med Ferrings Microsoft Outlook-kalendersystem, og medarbejderne kan viderestille opkald ved at klikke på en person i den elektroniske telefonbog.
Besparelser
Ferring regner med at kunne spare omkring 40 procent på teleudgifterne, blandt andet fordi der ikke skal investeres i hardware og licenser, når der skal oprettes nye telefoner. Alle mobiltelefoner er leaset hos Telia, og Ferring råder over i alt tusind apparater. Dermed er der taget højde for, at medarbejderne kan glemme deres telefon derhjemme. Så låner de blot en ny.
Der har også vist sig uforudsete besparelser. Tidligere modtog Ferring en del dokumenter pr. fax, som så blev sendt til Tyskland for at blive overført til elektronisk form i et indscanningshus. Dette led kan springes over, når faxerne modtages i den elektroniske postkasse.
Medarbejdere, der ikke har fri telefon som en del af deres kontrakt, bliver opkrævet for opkald, de foretager uden for arbejdstid.
Fik fat i 100 master
Det mobilbaserede system blev taget i brug ved indflytningen i de nye bygninger 2. januar i år. Overgangen har ikke været helt problemfri. Hovedproblemet har været den indendørs dækning. Hovedbygningen rager 80 meter op over den flade Amager Fælled. Det medførte i begyndelsen, at mobilbrugere på de øverste etager kunne få forbindelse med op mod 100 forskellige mobilmaster rundt om i Københavnsområdet. Dermed var telefonerne tilbøjelige til konstant at skifte mobilsender, hvilket skabte forstyrrelser. Telia søgte først at løse problemet ved at lade antenner på de to nærmeste mobilsendere pege direkte ind mod bygningen. Det skabte imidlertid interferens mellem de forskellige mobilsignaler, som resulterede i "huller" rundt om i bygningen, hvor mobilforbindelsen faldt ud.
Nu har Telia etableret en særlig mobilsender på Ferrings bygning med lokalantenner på hver anden etage, hvilket har sikret fuld dækning til mobiltelefoner overalt.
Billedtekst: - Fra de øverste af de 19 etager i medicinalfirmaet Ferring skiftede mobiltelefonerne rundt mellem 100 master, da alle ansatte fik mobiler som arbejdstelefoner. Det er nu løst ved at bygningen har fået egen mobilsender, fortæller IT-chef Jesper Engelbrecht fra Ferring.
Foto: Torben Klint
