En ny generation, der er vokset op med Facebook, sms og chatrooms er på vej til at tage over på arbejdsmarkedet. Samtidig bliver ledere i stigende grad stillet overfor udfordringen om at skulle lede virtuelle organisationer, dvs. organisationer hvor medarbejderne befinder sig på forskellige geografiske steder, og hvor det kræver tekniske hjælpemidler for at kunne samarbejde og kommunikere.
Det kan for eksempel være, hvis man har sælgere spredt over et større geografisk område, eller for store globale virksomheder med ledergrupper og personale spredt over flere lande, kontinenter og tidszoner. Rejsebudgetter bliver skåret ned, og det forventes i stigende grad, at man bruger email, telefonkonferencer og videokonferencer.
En af de danske virksomheder der har stået overfor denne udfordring er Danfoss i Nordborg. Danfoss har samarbejdet med Ghislaine Caulat fra Ashridge Business School om et projekt, hvor 12 mennesker i syv forskellige tidszoner og på fire forskellige kontinenter skulle lære at arbejde sammen virtuelt.
"Vi opdagede, at dét at have ansatte spredt ud over forskellige dele af verden betød, at vi var nødt til at lære, hvordan vi kunne kommunikere bedre. Mit team har ansatte i Nordamerika, Sydamerika, overalt i Europa og i Asien. Meget af vores arbejde foregår virtuelt nu om dage, så derfor må vi lære, hvordan man er leder i den verden," siger Roland Fritsch, der er leder af Global Services hos Danfoss.
Statussymboler, såsom store kontorer eller smarte biler, er ikke så vigtige længere. Når man arbejder virtuelt, kan andre ikke se sådanne ting, så dine kompetencer er, hvad folk lægger mærke til. Derfor er det dine kompetencer, der bliver de nye statussymboler i den virtuelle verden, mener han.
"Man har brug for anderledes færdigheder, når man bliver virtuel leder. Jeg ser det som et skridt op ad rangstigen, da det er utroligt brugbare færdigheder, som man også kan bruge til at kommunikere med ansigt til ansigt, og i dag føler jeg mig generelt som en bedre leder. Især med hensyn til at lytte. Jeg har lært at lukke øjnene og lytte til, hvad folk siger, og hvordan det bliver sagt. Bliver det sagt med en bestemt stemme eller med en usikker stemme for eksempel. På den måde lærer man, hvordan man får mere information ud af mennesker, så man som leder kan træffe bedre beslutninger," siger Roland Fritsch.
Som chef handler det om at se potentialet fra et strategisk perspektiv og at opbygge nye lederkompetencer. Sådan lyder budskabet fra Danfoss' partner i projektet, Ghislaine Caulat, der er ansvarlig for Ashridge Consultings virtuelle gruppe. Hun har samlet en række tips til virtuelle ledere og beskriver hvilke betingelser, der kræves for at kunne være succesfuld i et virtuelt miljø.
1. Virtuel ledelse er ikke det samme som fysisk ledelse
Det er ofte en forudfattet opfattelse, at eftersom virtuelt arbejde har eksisteret i lang tid, så burde alle chefer kunne lede i et virtuelt miljø. Samtidig forsøger cheferne ofte at overføre det, som fungerer godt i et fysisk miljø til den virtuelle verden, men det er nødvendigt for ledere at udvikle en lederstil, der gør, at de kan løse konflikter, samarbejde, rådgive og i sidste ende forstå, hvordan tillid og magt fungerer i et virtuelt miljø. Hvis man skal være en god leder i den virtuelle verden må man have en øget selvindsigt, være oprigtig åben og turde at eksperimentere med nye og anderledes måder at samarbejde på.
2. Giv virtuelle møder lige så meget tid og fokus som fysiske møder
Virtuelle møder er lige så vigtige som fysiske møder. Lad ikke deltagere klemme en telefonkonference ind mellem to møder, eller ringe ind fra en lufthavn, tog eller bil, hvor de ikke kan være fuldt ud nærværende. Virtuelle møder bliver kun effektive, hvis deltagerne forbereder sig på samme måde, som hvis de skulle til et fysisk møde.
3. Skab et rart miljø
Ikke alle miljøer er passende for den virtuelle arbejdsmåde. Måske er der ikke aflukkede rum, hvor medarbejderne kan finde stilhed og fred, eller der mangler det rette tekniske udstyr. Støt medarbejderne, så de kan arbejde hjemmefra eller giv dem et rum på arbejdspladsen, hvor de virkelig kan fokusere på de virtuelle møder.
4. Udarbejd tydelige regler for de virtuelle møder
Tillad ikke uendeligt lange telefonkonferencer, hvor hvem som helst kan være med og hoppe ind og ud af samtalen, som de ønsker. Det skaber en situation, hvor ingen længere ved, hvem der er med på linjen. Virtuelle møder fungerer kun, hvis der er en klar leder, og alle gruppemedlemmer ved, hvem der styrer processen.
5. Brug den rette teknologi
Hvis en person har tekniske problemer indenfor de første fem minutter af et virtuelt møde, er det ikke sandsynligt, at han overkommer sine forudfattede meninger om, at virtuelt samarbejde ikke fungerer. Teknologien kan være lige så avanceret, som der er brug for - men vær sikker på, at den er brugervenlig og enkel at anvende.
6. Skift tankegang
Mange ser stadig virtuelt samarbejde som en erstatning for "rigtige" fysiske møder og mener ikke, at det er lige så godt, selvom resultaterne ofte bliver bedre, når grupper arbejder virtuelt. Hvis man skal arbejde virtuelt, må man overkomme sine forudfattede meninger om, at man ikke kan stole på mennesker, man aldrig har mødt ansigt til ansigt. For at et projekt kan blive en succes, kræves det, at man udvikler gode relationer, uanset om det sker fysisk eller virtuelt. At få topledelsens støtte er vigtigt, men som virtuel leder handler det lige så meget om at lære de andre, at gode relationer sagtens kan opnås virtuelt. Derfor er det også vigtigt, at man omgås socialt i den virtuelle verden for at lære hinanden bedre at kende på et menneskeligt plan.
7. Skab ligeværdighed i kommunikationskanalerne
Opret ikke en gruppe med deltagere, hvor størstedelen sidder sammen i et konferencerum på hovedkontoret og enkelte personer ringer ind på medhør. Insister på, at hver enkelt person ringer ind individuelt - også selvom nogle sidder på samme kontor - for at være sikker på, at alle deltagere har de samme forudsætninger og er fuldt ud engagerede.
8. Vær nærværende
At være en god virtuel leder handler om at være koncentreret og nærværende i mødet med andre i det virtuelle miljø. Fokuser tankerne og ryd op på skrivebordet inden mødet, så du giver dine medarbejdere din fulde opmærksomhed. Sørg for at have indhold og dagsorden klar inden mødet, sørg for at begynde og slutte til planlagt tid og forlad aldrig mødet uden at have afsluttet det.
9. Lær at lytte på en ny måde
Lær at lytte mere intuitivt og brug din mavefornemmelse til at skabe bedre relationer med andre. Ved at bliver mere opmærksom på sig selv og sine egne reaktioner, bliver man også bedre til at læse andre i den virtuelle verden. Snak ikke til andre mennesker men lær at være interesseret og at snakke med dem. I fysiske møder kan kropssprog bruges til at manipulere eller fremtvinge resultater, men det er utroligt svært at manipulere i et virtuelt møde, hvor man kun har sin stemme. Det gør, at virtuelle møder er mere jævnbyrdige og åbne, hvilket fører til øget kreativitet og innovation og i sidste ende til en mere effektiv virksomhed.
10. Brug virtuelle arbejdsmetoder for at reducere omkostningerne
Ved at være åbne og bruge virtuelle arbejdsmetoder kan ledere øge effektiviteten og skabe miljømæssige forbedringer i virksomheden. Ashridge arbejdede for eksempel med 42 chefer hos Alfa Laval, som var spredt ud over flere geografiske steder. Her lykkes det at opnå besparelser i direkte omkostninger på mellem 60.000 og 65.000 euro i fly- og hotelomkostninger.
