Beroliger før elektronisk faktura-storm

Panikken er for alvor ved at indfinde sig hos bogholdere og regnskabsmedarbejdere rundt omkring i de danske virksomheder, i det der nu kun er 24 dage til skæringsdatoen 1. februar, hvor alle offentlige institutioner skal modtage fakturaer elektronisk. Gør de ikke det, kan de nægte at betale regningen på ubestemt tid.

Fakturaerne skal samtidig, som noget nyt, være påført et såkaldt EAN-nummer, en referenceoplysning og et rekvisitionsnummer. Det har skabt kaos ude hos virksomhederne.

De to godkendte Læs-ind servicebureauer, som scanner fakturaer ind for de virksomheder som ikke selv er i stand til at sende dem elektronisk, JWN Data A/S og Post Danmarks Datascanning, har begge måtte indsætte ekstra mandskab for at klare alle telefonopringningerne.

»Der er langt flere henvendelser end forventet. Vi gør vores yderste for at betjene hver enkelt kunde optimalt. Og fra på mandag har vi endnu flere personer på opgaven, så alle kan få rådgivning,« oplyser Jan Werum fra JWN Data A/S.

Det særlige EAN-nummer, som skal bruges til at sikre at regningen kommer frem til præcis den rigtige afdeling inden for eksempelvis en stor kommune, kan Læs-ind bureauerne ikke hjælpe med.

»Det skal kunderne selv finde enten på den offentlige virksomheds hjemmeside eller ved en opringning direkte til institutionen. Men hvis vi blot har EAN-nummeret, kan vi garantere at fakturaen kommer frem til rette institution,« lover Jan Werum.

Han peger på at fakturaerne sendes normalt som et papirdokument. Og det er helt uproblematisk. Kunderne kan endda bestille fortrykte konvolutter til fremsendelsen. Der må gerne være mange fakturaer i samme konvolut. Og inden den 1. februar vil JWN Data være klar med en løsning, hvor virksomhederne også får mulighed for at sende fakturaerne som pdf-fil eller anden digital fil.

Finansministeriet forventer at de elektroniske fakturaer kan indbringe besparelser i det offentlige på 900 millioner kroner om året fra 2006, mens det forventes at koste private virksomheder 262 millioner kroner at kunne leve op til de nye faktura-regler og fortsat være i stand til at kunne få pengene hjem for de varer og tjenesteydelser, de leverer til det offentlige.

Projektet har tidligere mødt stor kritik fra erhvervslivets organisationer, der ikke kunne forstå hvorfor virksomhederne skulle pålægges udgifter i forbindelse med et effektiviseringsprojekt, som primært giver gevinst i det offentlige.