Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 9. juni 2006.
Hvordan introducerer man et e-procurement-system, når første generationen var så tabsgivende, at det blev slukket? Lego har gjort forsøget.
Brug vores nye e-procurement-system, vi kan spare mange penge. Sådan lød beskeden til Legos ansatte i 2000, da indkøbsafdelingen introducerede sit nye elektroniske indkøbssystem.
I 2004 viste systemet sig at være så tabsgivende, at det blev sløjfet.
Men udviklingen går stærkt, og i slutningen af 2005 fik de selvsamme ansatte endnu engang beskeden om, at et e-procurement-system ville være en økonomisk hjælp til virksomheden, som i samme periode befandt sig i en finansiel krise.
- Der har virkelig været brug for en effektiv kommunikationsstrategi for at fortælle de ansatte, at nu er den god nok. Vi har hele tiden været bevidst om, at denne gang er "failure no option". Vi får ikke et tredje forsøg, siger Bertil Brink Pedersen, director of global procurement hos Lego.
For lidt over et år siden blev Bertil Brink Pedersen ansat i Lego specifikt til implementeringen af koncernens nye e-procurement-løsning, som blev taget i brug i december i fjor. Foreløbig tegner projektet til at blive en stor succes. Det skyldes primært, at de ansatte denne gang bruger systemet i modsætning til situationen, da første generation af systemet var i drift.
Det begyndte ellers nogenlunde i 2000, da implementeringen af systemet fortsat var i projektfasen. Men da systemet blev en del af den daglige drift, faldt det fra hinanden. Årsagen var ifølge Bertil Brink Pedersen dårlig support og et dårligt vedligeholdt katalog.
- Sådan et system skal bare virke. Står du i produktionen og risikerer linestop, hvis ikke du får en reservedel i en fart, og det samtidig er svært at finde varen i kataloget, skal der ikke meget til, før det er meget nemmere at tage telefonen, siger Bertil Brink Pedersen.
Først da Legos nye ledelse trådte til, blandt andet i skikkelse af CFO Jesper Ovesen, blev der pustet nyt liv i e-procurement-tankerne.
300-400 nye leverandører pr. måned
- Ledelsen kunne se, at antallet af leverandører voksede med 300-400 pr. måned, og i 2005 var en person fuldtidsbeskæftiget med at oprette nye leverandører. Da antallet af leverandører globalt var på sit højeste i 2004, havde vi 11.354. Tallet er støt på vej ned, og vores mål er at komme ned på 2.500, siger Bertil Brink Pedersen.
Han peger også på det uigennemskuelige indkøb som en væsentlig faktor.
- 50 procent af alle indirekte indkøb blev foretaget uden om systemet, såkaldt maverick buying. Vi anede ikke, hvor vi købte varer og havde derfor heller ikke mulighed for at opnå storkøbsrabatter, siger han.
Lego omsatte for 944 millioner euro i 2005, og 69 procent af klodsfabrikantens omsætning er indkøb. 72 procent af indkøbene er indirekte indkøb - varer, der ikke ender direkte i papkasserne ude hos kunderne. I kategorien lander alt lige fra kontorforsyning til reservedele til produktionsmaskinerne.
Nyt system virker
Legos nye e-procurementsystem er døbt "easy buy", og allerede lidt over et halv år efter introduktionen er køb via systemet steget med 20 procent. Ifølge Bertil Brink Pedersen skyldes det flere ting.
- For det første er der denne gang 100 procent opbakning fra ledelsen. For det andet har vi nedskrevet en klar indkøbspolitik. Alle indkøb skal enten foretages via e-procurementsystemet eller via kreditkort, hvis de ansatte for eksempel er ude at rejse. For det tredje har vi været hjulpet af, at Lego var i finansiel krise. Det gør det lettere for mange ansatte at acceptere forandringer.
Et andet element, som Lego har gjort diametralt anderledes ved anden ombæring, er en udlicitering af katalogdelen til markedspladsen IBX. I stedet for selv at vedligeholde kontakten til leverandører og opdatere kataloger, er det nu lagt i hænderne på IBX.
- IBX har en kernekompetence på det område, som det ikke kan betale sig for os at have internt siger Bertil Brink Pedersen. ?
OriginalModTime: 09-06-2006 09:36:16
