Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Vi er mange, hvis professionelle liv roterer rundt om RFP’er (Request for Proposals).
På leverandørsiden går vi fra den ene RFP til det næste tragikomiske møde mellem behov og løsning i en ritualiseret dans mellem kunde og leverandør. Ofte voldsomt fejlbehæftet og alligevel det mindst ringe alternativ.
Har du nogensinde haft den glæde (eller gru) at svare på en RFP, så ved du, at det svarer til at løbe et maraton i en labyrint med bind for øjnene og med et kobbel glubske ulve lige i hælene.
Forestil dig at blive bedt om at male en Mona Lisa baseret på et oplæg, som lyder: ”Lav et billede af en dame og gør det smart”. Det er RFP’en i en nøddeskal.
Tvetydigheden klistrer i ganen
Virksomheder udarbejder i deres uendelige visdom RFP’ens ordlyd med samme præcision som oldtidens vejrudsigter.
”Vi ønsker en løsning, som er robust, skalerbar og innovativ”. Direkte oversat: ”Vi aner ikke hvad vi vil have, men det skal være perfekt, hurtigt og billigt.”
Tvetydigheden er så fed, at den klistrer i ganen.
Når man som kunde ikke heeelt ved, hvad man vil have, så er det sikreste naturligvis at skrive mange ord i lange usammenhængende kravspecifikationer med direkte modstridende selektionskriterier.
Når man heller ikke har sat sig ind i det nye systems standarder, så fikser man hele baduljen ved at lade slutbrugerne tage beslutningen i en kaotisk skønhedskonkurrence.
På den måde undgår man samtidig at bevidstgøre sig om virksomhedens egne kritiske kapabiliteter (der ellers kunne være en værdifuld rettesnor).
Spurt som en gepard
Hvem behøver et privatliv, når du skal svare på en RFP?
Du får måske to uger til at svare detaljeret og skarpt. Du samler eksperter, brainstormer, strategiudvikler og ofrer en ged eller to til guden over alle projektledere.
Velvidende at kunden brugte seks måneder på at skrive RFP’en. Så den kunne ligge klar før sommerferien.
Kunden bevæger sig med kontinentalpladernes hastighed og forventer, at leverandøren spurter som en gepard på speed og leverer 1. august. En lille hilsen til det skæve magtforhold mellem kunde og leverandør(er).
Dartpile efter mesterværket?
For det er jo en konkurrence. Markedskræfter pumpet til det yderste.
Du hælder hjerte, sjæl og en voldsom portion af tid og kroner ind i et forrygende bud, som viser din virksomheds styrke, erfaring og vision.
Og så opdager du, at I konkurrerer mod tyve andre glimrende geparder, som er lige så desperate, sultne og udmattede.
Når mesterværket er afleveret, forsvinder det helt fra radaren. Uger – somme tider måneder – glider afsted uden noget svar. Fik de det? Kunne de lide det? Kaster de dartpile efter det?
Den øredøvende tavshed afbrydes måske blot af et lakonisk svar med samme dybde som et Gajol-citat: ”Vi gik i en anden retning.” Fint. Tusind tak. Hvad med at bruge et landkort næste gang?
RFP-processen gik sådan set bare i stå. Besparelser, frasalg, andre projekter kom lige i vejen, og kunden står tilbage med sublim rådgivning fra ikke én men mange dygtige leverandører.
Men det kan man jo nemt komme til at glemme, og så kan man bare gentage RFP’en efter et års tid eller to.
Som kunde er det også vigtigt at alliere sig med en betalt rådgiver i forløbet. Rådgiver har intet incitament til at gøre processen kort, så vi på leverandørsiden får en masse munter tid med sammenligninger, demoer, beskrivelser og beregninger.
Således opnår man et endnu mere perfekt grundlag for at stille RFP’en i bero.
Klap hesten før du affyrer konfettikanonen
Hvis miraklet er ude, vinder du RFP’en. Champagne og konfettikanoner. Hurra hurra.
Men klap lige hesten for nu skal du navigere i kontraktforhandlinger, scope-afklaring og du ender i den uundgåelige konstatering, at opgaven er endnu mere diffust defineret, end du frygtede fra starten af.
Hvis du taber, kan du smage den søde smerte af nederlag, mens du i dit stille sind undrer dig over, at du brugte så meget sved, tårer, tid og penge på absolut ingenting.
På trods af alle sorger, uretfærdigheder, misforståelser, fortielser og eksistentielle kriser er RFP’en et nødvendigt onde i denne verden.
Den er jo det strukturerede forløb mellem kunde og leverandør, hvor vi designer, planlægger og estimerer de overordnede løsninger. Hvor virksomheder finder deres næste partner, og hvor leverandører vinder deres næste kontrakt.
Så næste gang, du er begravet i en spidsrod af en RFP-proces, så husk, at den er mere end et proposal – den er et eventyr. Og som i alle eventyr har den sine drager, heltinder, skurke og mørke afkroge.
Og den er sædvanligvis gysende underholdende!
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.