Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 9. juni 2006.
Før e-indkøb havde Bang & Olufsen 1.310 leverandører af ikke-strategiske produkter - i dag er der 412. Samtidig holdes leverandørerne i kortere snor, og der spares mange penge.
Der var en gang, hvor det var helt afgørende for en leverandør af varer til B&O at bevare og fastholde et godt forhold til indkøbschefen, sekretæren eller en anden indkøbsvarlig.
Havde man som leverandør af kuglepenne, kontormøbler eller produktionsudstyr først fundet sin salgskanal ind hos elektronikproducenten i Struer, stod og faldt et fortsat samarbejde med koncernen meget firkantet fortalt af relationerne, den årlige julegave og lidt ekstra rabat i ny og næ.
Det var endog muligt, at der fandtes adskillige forskellige leverandører af samme typer af varer i koncernen, for mange af indkøbene håndterede de enkelte B&O-afdelinger selv.
Sådan var realiteterne hos B&O, ligesom i så mange andre indkøbsafdelinger og virksomheder i hele landet.
Men for B&O blev året 2003 et vendepunkt. Da satte indkøbschef Poul Koch sig for at bruge informationsteknologien til at gøre op med gamle vaner som indebar, at der et godt stykke hen ad vejen blev handlet efter følelser og mavefornemmelser frem for fakta. Metoden blev et e-handelssystem eller e-procurementsystem, der siden er mundet ud i mærkbare og meget konkrete resultater.
- Vi har lavet en opgørelse, der viser, at det alene i indirekte omkostninger i gennemsnit koster ca. 9.000 kroner om året pr. leverandør, der leverer til B&O, så da vi reducerede antallet fra de oprindelige 1.310 til de nuværende 412 var besparelsen alene på de indirekte omkostninger ca. 8,1 millioner kroner om året, fortæller Poul Koch.
Tilbage i 2003 var billedet noget anderledes. Dengang fokuserede indkøberne på kvalitetsvarer til brug i produktionen af forbrugerelektronik, som i sidste ende resulterede i tilfredse eller utilfredse slutkunder. Men alle omkostningsvarer - også kaldet ikke strategiske varer - som kuglepenne, skriveborde, grønne planter, it, transport og marketing var alle blot en del af en stor pulje, der rent økonomisk optrådte som en årlig budgetpost i regnskabet på 700 mio. kroner.
Gennemgik indkøbsgrupper
Poul Koch ansatte og nedsatte en projektgruppe, der bestod af seks indkøbere, en konsulent som procesejer af e-procurementsystemet, der senere fik navnet click-2-buy, og indkøbschefen selv. Derudover blev forskellige interessenter brugt ad hoc. Sammen så de på, hvilke indkøbsgrupper der var egnede til at indgå i et centralt handelssystem.
Resultatet blev et system bygget oven på B&O's ERP-platform fra SAP. IBX blev valgt som handelsplatform til en lang række ikke-strategiske varer.
Samtidig blev alle ordrer gjort elektroniske, og en del af fakturaerne er i dag også elektroniske.
- En del af besparelserne vil bestå i, at vi fremover kan gøre indkøbsprocessen hundrede procent elektronisk, og det var derfor et krav til leverandørerne, at de kan modtage og sende i XML og EDI-formater, forklarer Poul Koch.
Stabler af papirfakturaer
Projektgruppen gravede sig også ned i stablerne af fakturaer fra leverandører. Formålet var et tegne et billede af, hvilke leverandører man skulle indhente tilbud fra og lade deltage i e-auktioner om at være eneleverandør af bestemte ydelser til B&O. Processen betød et farvel til omtrent 900 leverandører.
- Mange indkøbsansvarlige og andre havde lavet fine aftaler med leverandører, og der var også forhandlet rabatter. Men vi kunne gøre det bedre. Et meget synligt eksempel er vores indkøb af el-artikler. Før havde vi 39 leverandører, hvilket blev skåret ned til en. Det har resulteret i en besparelse på tocifrede procenter, forklarer Poul Koch.
- Tidligere hændte det også, at en medarbejder, der havde brug for en boremaskine til en afdeling, købte den som et slagtilbud hos for eksempel Netto. Vedkommende mente formentligt, at der var gjort en god handel, men i virkeligheden sætter et sådant indkøb i den grad gang i den administrative mølle i bogholderiet. Inden sådan en enkeltstående faktura er færdigbehandlet manuelt, koster boremaskinen nemt et par hundrede kroner mere, forklarer Poul Koch. Han henviser til, at der så slet ikke er taget hensyn til betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, kontantrabat, garanti med mere.
Mere kvalificerede indkøb
Indkøbene hos B&O er med det nye e-procurementsystem også blevet langt mere kvalificerede. Fordi alle data ligger elektronisk, er det nemt at se på, hvilke leverandører der lever op til parametre som leveringstider, betingelser og kvalitet. Selve ordremodtagelsen registreres nemlig også i systemet, og det udmøntes i en række såkaldte kpi'er (key performance indicators).
- Ved hjælp af kpi'er kan jeg se, hvordan et samarbejde hele tiden udvikler sig. Når vi skal genforhandle med en leverandør, kan vi altså agere på baggrund af fakta frem for følelser, siger Poul Koch.
Han tilføjer, at en lang række af kpi'er bruges aktivt sammen med et balanced scorecard for afdelingen, så målstyring bruges konsekvent og eksekveres ud fra kpi'erne.
I dag bruges systemet i hele B&O's organisation, inklusive den nye fabrik i Tjekkiet - når det gælder indkøb af ikke strategiske ydelser. På de strategiske ydelser har B&O i mange år brugt SAP som indkøbsstyresystem.
Målet er, at 85 procent af alle indkøb foretages i click-2-buy systemet, de resterende 15 procent er eksempelvis visse former for konsulentydelser, der ikke er egnet til at bruge i systemet.
71 procent indkøbes i systemet
Udrulningen går efter planen, og i øjeblikket gennemføres 71 procent af alle indkøb i systemet. Indtil nu har der været en kraftig stigning i brugen, men stigningskurven begynder at flade ud.
Derfor har indkøbsafdelingen iværksat en regulær marketingindsats.
- Vi har fået lavet en folder, der distribueres sammen med vores medarbejderblad til alle ansatte. Her løfter vores koncerndirektør pegefingeren og fortæller om vigtigheden af at bruge systemet. Selv om vi har fortalt vidt og bredt om fordelene og besparelserne i systemet, sidder der stadig nogle, der mener, at de selv er gode til at lave en handel i ny og næ, siger Poul Koch.
Processen med at udvælge de rette leverandører er ligeledes blandt andet gjort elektronisk. Udvælgelsen sker i øjeblikket blandt andet via e-auktionssystem. Når markedet er afsøgt og potentielle leverandører er fundet, får de lov til at "slås" på B&O's e-auktion.
Næste skridt: E-sourcing
Indtil videre foregår udvælgelsen af potentielle leverandører - sourcingprocessen - fortsat manuelt. B&O har endnu ikke valgt en it-leverandør til projektet, for det er vigtigt for elektronikkæmpen at få specificeret alle krav, således at systemet giver værdi at bruge efterfølgende.
- Først kortlægger og dokumenterer vi vores processer, "as is" og "to be", hvorefter vi udarbejder en kravspecifikation til it-systemet. Der findes standardsystemer, som muligvis kan løfte opgaven, men vi vil være helt sikre på at få det rigtige system, for det er vigtigt at sikre en solid forankring af e-soucing-processerne i hele B&O-koncernen.
I første omgang er det altså selve e-sourcingsystemet, der skal sources, men når det er på plads, kan det nemt blive den sidste manuelle sourcingopgave. Resultatet skal blandt andet gerne sikre en hurtigere gennemløbstid.
- Hurtigere gennemløbstid sparer penge. Nogle påstår, at gennemløbstiden på en sourcingopgave halveres ved at gøre den elektronisk. Det vil betyde, at vi med det samme antal medarbejdere kan lave dobbelt så meget og dermed få mere tid til at genforhandle med eksisterende leverandører samt løse andre opgaver for organisationen, siger Poul Koch.
Han peger også på videndeling, videnopsamling og videnstyring som meget vigtige parametre ved e-sourcing.
Leverandørerne slås
Når e-sourcingsystemet ruller, er det planen, at der sendes en elektronisk forespørgsel ud til eksempelvis 20 virksomheder, der alle melder ind med deres data om leveringsbetingelser, eventuelle kontantrabatter, pris og andre parametre specificeret af B&O. På baggrund af virksomhedernes egne informationer udvælges et antal leverandører, som alle får lov til at "slås" om prisen på en e-auktion.
- Man kan sige, at vi flytter fokus fra sælger og køber til sælger mod sælger. Som sælger skal man ikke sidde og bluffe eller være afhængig af, om man har en god dag eller ej. Nu kan man se på skærmen, hvilken pris man skal under for at få ordren, siger Poul Koch. Det samme gælder for indkøbsprocessen.
Hyggen er gået af indkøbet, indrømmer Poul Koch. Men sådan bør det også være.
- Indkøb er et benhårdt område. Ligesom alle andre afdelinger bliver vi målt på vores kpi'er internt i organisationen, og dem jagter vi med de midler, vi har. Det har været en stor fordel, at vi nu kan tale om faktuelle ting i stedet for at tale om mavefornemmelser og følelser. Det har givet ro internt, at vi kan dokumentere, at vi har styr på sagerne, siger Poul Koch.
Boks:
Gevinsterne lader vente på sig i Ballerup
Selv om Ballerup Kommune var en af de første danske kommuner, der tog et e-procurementsystem i brug, vil der stadig gå et pænt stykke tid, før kommunen kan hæve checken med de forventede klækkelige besparelser.
En af de største barrierer er at få brugerne til at benytte systemet.
- Vi har en meget bred kreds af indkøbere, og der er stadig nogle, der ikke vil bruge systemet. At dømme ud fra det antal regninger, vi får fra for eksempel Dansk Supermarked, som vi ikke har nogen aftaler med, så er det stadig op ad bakke, siger leder af bogholderiet i Ballerup Kommune, Poul Nielsen.
E-procurementsystemet, der baserer sig på en løsning fra firmaet Comcare kaldet Rakat, skal sikre kommunen billigere indkøb og fastholde kommunens grønne profil, idet varerne i systemet blandt andet lever op til kravene for Svanemærket.
Indkøbene foretages af en broget skare af mennesker, og mange af dem sidder langt fra kommunalkontorets rammer. Det kan være plejehjemslederen, børnehavelederne eller skolelederne.
- Mange synes stadig, at det er hyggeligt at ringe til leverandøren, og institutionerne har egne budgetter og traditionelt høj frihedsgrad, siger han.
Poul Nielsen understreger, at der også er en anden barriere, som handler om kvaliteten af de elektroniske fakturaer. De rene elektroniske fakturaer går det fint med, men de, der leveres via såkaldte læs ind-bureauer, der konverterer leverandørernes papirfakturaer til elektroniske data, er af meget svingende kvalitet.
Kommunen bruger stadig lang tid på at taste manglende oplysninger ind i systemerne. Og dermed ryger effektiviteten i den anden ende af forsyningskæden.
- Fidusen er jo, at brugeren taster alle relevante oplysninger ind i systemet, tjekker om ordren ankommer og noterer det i systemet. Herefter matcher systemet selv ordren og er selv i stand til at udføre udbetalingen via økonomisystemet. Det kræver, at alle led fungerer optimalt, siger Poul Nielsen.rost
OriginalModTime: 09-06-2006 09:25:46
