Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 19. november 2004.
At specialudvikle en funktion, man allerede har, lyder umiddelbart som en dårlig idé. Ligesom det er en dårlig forretning at betale
dobbelt pris for et system. To små virksomheder føler sig ført bag lyset af rådgivere, derogså skulle sælge.
- De yder ikke rådgivning, men er udelukkende fokuseret på salg.
Så skarpt trækker direktør Jens Erik Jensen fra Dansk Skovkontor A/S linierne op, når han skal beskrive sine oplevelser med ERP-leverandøren IT-Gruppen.
På samme måde er Kim Bang, direktør for Mega-Flex, vred og skuffet over sin efter eget udsagn "nærmest surrealistiske oplevelse" med en leverandør af økonomisystemer. Leverandøren leverede et system til den aftalte pris, men to tredjedele af kravene var ikke opfyldt.
Men først historien om Dansk Skovkontors flueben til 14.400 kroner ...
Det mere end 50 år gamle Dansk Skovkontor med bare fire ansatte leverer udstyr til skovbranchen og private. I forbindelse med en forsendelse til Dansk Skovkontors kunder, bad Post Danmark om at få adresserne leveret i en Excel-fil.
Jens Erik Jensen spurgte sin sædvanlige Navision-leverandør, IT-Gruppen, hvordan man eksporterede kundeadresserne, der er registreret i økonomisystemet Navision Attain.
IT-Gruppen vendte tilbage med et tilbud, der lød på at udvikle den ønskede funktion på 12 timer a 1.200 kroner, 14.400 kroner i alt.
Jens Erik Jensen fandt dog ud af, at funktionen allerede findes som en del af Navision Attain. Arbejdet med at eksportere kundeadresser til en Excel-fil, begrænser sig til at afkrydse, hvilke adresseoplysninger der skal eksporteres. Det kan man gøre på et par minutter.
Jens Erik Jensen sagde nej tak til IT-Gruppens tilbud, men blev efterfølgende præsenteret for en regning på 600 kroner eksklusive moms for udarbejdelse af tilbud. En regning, som Jens Erik Jensen har valgt at betale for at slippe for mere besvær.
Direktør Morten Skovby fra IT-Gruppen ønsker ikke at kommentere den konkrete sag, ud over at der har været nogle kommunikationsproblemer.
En anden gang ønskede Jens Erik Jensen at få udskrevet en såkaldt sum- og saldo-liste til Excel. For Navision-leverandøren IT-Gruppen var det ikke ligetil at få genereret en sådan liste. Ifølge Jens Erik Jensen gik der et halvt år, hvor IT-Gruppen ikke nåede frem til en løsning, men ved et tilfælde fandt han selv ud af løsningen. Sådanne lister er en af Navision Attains standardfunktioner.
- Det kan betale sig at læse manualerne. Hvis man ringer til leverandøren, siger de, at de godt kan lave det ønskede for en, men at det koster 1.200 kroner i timen, plus kørsel - og så finder man ud af at funktionaliteten allerede ligger i systemet! siger Jens Erik Jensen, der ikke er imponeret over IT-Gruppens rådgivning.
I modsætning til Jens Erik Jensen, der fik tilbud om at få udviklet en funktion, der allerede fandtes, betalte direktør Kim Bang fra Mega-Flex for at få implementeret sine specielle krav i et standardsystem - blot glemte leverandøren de fleste af kravene.
Mega-Flex skulle have opgraderet sit gamle økonomisystem til C5 og benyttede lejligheden til at bestille to nye moduler.
Mega-Flex kontaktede en leverandør, der blandt andet fik udleveret beskrivelser af firmaets krav.
Leverandøren tilbød en løsning, der bestod af et tilrettet standardsystem, som skulle opfylde Mega-Flex' krav. De aftalte en pris på 150.000 kroner.
Fire måneders tid senere fik Mega-Flex det endelige system - som stort set kun kunne det samme som det gamle økonomisystem. De nye moduler var ikke implementeret.
- Det var en nærmest surrealistisk oplevelse. Vi havde givet dem mapper, der indeholdt beskrivelser af, hvad vi ønskede, og vi havde talt sammen i fire måneder, siger Kim Bang.
Han ønsker ikke at sætte navn på leverandøren, men fortæller, at leverandøren også var overrasket - over Mega-Flex' reaktion. Leverandøren troede nemlig ikke, at de nye moduler var så vigtige.
- Det kan godt være, at det er mig, der er dum, men vi er altså ikke professionelle it-folk, siger Kim Bang om Mega-Flex, der har 60 mennesker ansat - ingen med it-baggrund.
- Vi har outsourcet al vores it, så vi sætter vores lid til leverandøren, som skal kunne rådgive os, siger Kim Bang.
Mega-Flex skiftede leverandør og fik udviklet de ønskede funktioner. Pris: 150.000 kroner ekstra.
Kim Bang trækkes stadig med den manglende rådgivning. I forbindelse med opgraderingen til C5 tegnede Mega-Flex et opgraderingsabonnement, der ville gøre fremtidige opgraderinger gratis. Der var blot ingen, der fortalte Kim Bang, at den gratis opgradering ikke gjaldt den special-udviklede funktionalitet ...
Boks:
Gode råd er dyre at få
Sådan får små virksomheder billig ERP-viden, inden de investerer i nye systemer:
Går flere sammen om at købe uafhængig ERP-rådgivning fra de store konsulentvirksomheder.
Bruger en konsulent som sparringspartner på sidelinjen (nedsætter rådgivningsudgift i forhold til at bruge konsulent som resultatansvarlig).
Etablerer og bruger erfa-grupper med beslægtede virksomheder.
Får rådgivning fra brancheforeninger og hovedorganisationer.
Og som minimum: Sørger for at indhente flere tilbud fra flere leverandører på både store og små ERP-løsninger (eventuelt afholde egentlige udbud/licitationer).
Boks:
Danske virksomheder er små
De knap 2,2 millioner ansatte i danske virksomheder (omregnet til fuldtidsansatte) har ikke særligt mange kollegaer. Hovedparten af de 281.653 danske virksomheder har under 50 ansatte, og mange af dem har ingen ansatte, da det kun er ejeren, der arbejder i virksomheden. De danske virksomheder fordeler sig således målt efter antal ansatte.
