Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 29. oktober 2004.
XML: Udlændingestyrelsen har succes med en portal til udveksling af informationer mellem myndighederne på udlændingeområdet.
Brugerne har fået direkte adgang til oplysninger som persondata og opholdsgrundlag, og administrationen af tilskudsregler er blevet nemmere.
Samtlige kommuner har siden foråret 2004 benyttet Udlændinge Informations Portalen (UIP). Portalen, der er en sikker internetportal, danner en fælles grænseflade til en række systemer, der anvendes til at udveksle oplysninger på udlændingeområdet. Det største og første af systemerne er Udlændingeinformationssystemet (UIS), der blev lanceret i januar 2003 med fem pilot-kommuner.
Projektet blev ledet af to ansatte i Udlændingestyrelsen. Tanja Kaihøj, der er datalog og Laura Tomassini, der er humanist af uddannelse, men har videreuddannet sig til programmør og it-projektleder.
- Kogebogen er nem at gå til, og det kræver faktisk ikke den helt store tekniske baggrund. Man skal kunne lave skemaer i XML, og det er ikke svært. XML er ikke noget programmeringssprog, men et sprog til at beskrive og strukturere data, siger Laura Tomassini.
XML samler data i en hierarkisk struktur og definerer, hvordan de pågældende data skal se ud. Det gør det, ifølge Laura Tomassini, nemmere at udveksle data, da man er enig om, hvilke elementer data skal indeholde, og hvordan de skal se ud.
Mange brugere
De data, UIP indeholder, er i hovedtræk forskellige personoplysninger samt oplysninger om udlændingemyndighedernes afgørelser. Det vil sige, de oplysninger en sagsbehandler i en kommune har brug for i sagsbehandlingsarbejdet med udlændinge. For eksempel informationer om, hvor personen opholder sig.
Andre med adgang til portalen er myndigheder som statsamter, politikredse, Kriminalforsorgen og Civilretskontoret for blot at nævne nogle.
- På længere sigt er det også planen, at udlændinge selv skal have adgang til portalen, så de kan følge deres sags forløb. Men det bliver ikke med den næste version. Der kommer nok til at gå et til to år, før det bliver muligt, siger Tanja Kaihøj.
Hun mener også, at der i kraft af Schengen-aftalen og et ændret Europa vil være oplysninger, det ville være oplagt at udveksle via XML. Laura Tomassini, der netop er hjemvendt fra et EU-Kommissionsmøde i Bruxelles, er enig.
- Der er en oplagt mulighed for udveksling af informationer både på nationalt og internationalt niveau. Flere lande viste interesse, og det blev diskuteret, at flere systemer skulle XML-baseres. I Tyskland er man også i gang med en lignende løsning på udlændingeområdet. Vi har aftalt at udveksle diverse skemaer, så vi gensidigt kan blive inspireret, siger hun.
Vokseværk
Arbejdet med portalen begyndte, før kogebogen fra det danske XML-projekt var færdig. Og det var også allerede besluttet, at den skulle baseres på web-services og XML-skemaer.
- Vi havde besluttet, hvordan systemerne skulle kommunikere, men det var selvfølgelig rart, at Videnskabsministeriet også mente, at XML skulle være den standard, det offentlige skulle bruge i deres kommunikation, siger Tanja Kaihøj.
Det har ikke været uden problemer at være blandt de første, der gik i gang med at bruge kogebogen, fordi meget endnu ikke var afklaret.
Da vi begyndte i foråret 2002, var det ikke bestemt, hvordan de enkelte skemaer fra eksterne myndigheder skulle anvendes og håndteres, eller hvordan de skulle struktureres, siger Laura Tomassini.
Standardelementerne, også kaldet core components, kunne være oplysninger som, hvordan ser en fødselsdato eller et personnavn ud.
Det er ikke kun dem, der har siddet i projektgruppen bag portalen, der synes, at den er en succes. Det siger de mange myndigheder, der nu er koblet på, også noget om. Johan Otte, der er konsulent ved KL's integrationskontor mener, at portalen er et godt initiativ og en god hjælp til kommunerne.
- For kommunerne er portalen nyttig, fordi den giver adgang til oplysninger om for eksempel opholdsgrundlag, der er afgørende for, hvilke opgaver der påhviler kommunen i en konkret sag. Desuden letter UIP administrationen af de komplicerede statslige tilskudsregler, siger han.
Moderniseret myndighed
Johan Otte peger også på en anden gevinst, og det er ekspeditionstiden. Før skulle kommunerne ringe, faxe eller skrive til Udlændingestyrelsen og i bedste fald få svar efter en rum tid. Nu er oplysningerne umiddelbart tilgængelige.
Tanja Kaihøj mener, at det har været med til at bedre styrelsens image.
- Vi er ikke længere bare en tung papirproducerende myndighed. Tilgængeligheden og kommunikationen er blevet bedre og nemmere. Portalen har givet en ramme, hvor der kan bygges videre fra, siger hun.
Næste skridt er, at de høringer der foregår mellem kommunerne og Udlændingestyrelsen skal kunne foregå på portalen. Derudover er det planen, at udlændingesager skal digitaliseres. Men det er et kæmpeprojekt, og digitaliseringen kommer til at tage tid - der er 20 hyldekilometer med dokumenter i kælderen under Udlændingestyrelsen.
Billedtekst:
Udlændinge Informations Portalen (UIP) har styrket Udlændingestyrelsens image.
- Vi er ikke længere bare en tung papirproducerende myndighed. Tilgængeligheden og kommunikationen er blevet bedre og nemmere, siger Tanja Kaihøj, datalog i Udlændingestyrelsen.
Foto: Torben Klint
Boks:
Tekniske kogebøger
På hjemmesiden www.oio.dk publicerer IT-strategisk kontor i VTU en række tekniske vejledninger, heriblandt kogebøger om, i hvordan man bygger og integrerer løsninger, der overholder de anbefalede standarder for offentlige it-systemer.
