Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. maj 2004.
Det bankende hjerte i en virksomheds it-arkitektur er økonomisystemet. Herfra sendes livsvigtige data ud til andre af virksomhedens it-systemer, og her opsamles data om virksomhedens øjeblikkelige økonomiske sundhedstilstand. I de små virksomheder klarer man selv plejen af systemet.
Økonomisystemer
Centralt i enhver virksomhedsleders og it-chefs bevidsthed er økonomisystemet. Her bliver virksomhedens vitale data registreret, og økonomisystemet er derfor ofte rygraden i en virksomheds it-arkitektur.
Da den typiske danske virksomhed ikke har mange ansatte - færre end ti procent af de danske virksomheder har over 20 ansatte - er der ofte ikke en decideret it-afdeling til at videreudvikle/vedligeholde systemerne. Typisk vil det være regnskabschefen, der har ansvaret for økonomisystemet.
Et ansvar, der indebærer at sørge for at foretage ændringer i økonomisystemet, når der kommer nye love eller nye krav og ønsker fra brugerne.
Virksomheder kan selv
Det danske marked for økonomisystemer domineres af løsningerne fra Microsoft Business Solutions. I disse dage er det to år siden, at Microsoft købte Navision. Dengang sad Navision på over 50 procent af markedet. Den markedsandel vurderes ikke at være blevet mindre i de forløbne to år.
Til at varetage service og support af forretningssystemerne har Microsoft Business Solutions en række partnervirksomheder.
En af partnervirksomhederne er Conzern, der blandt andet yder service og support på Danmarks mest udbredte forretningssystem C5.
Ifølge Danny Fogel, direktør i Conzern, er der mange af C5-kunderne der selv laver mindre ændringer.
- Der er vel omkring 75 procent af kunderne, der selv ændrer skærmbilleder og opgraderer deres systemer, siger Danny Fogel og fortsætter:
- Nogle kunder ændrer også selv i udskriftsdelen, dog ikke så mange.
Conzerns kundekreds består af alt "fra den lille biavler til virksomheder med 40-50 C5-brugere".
Ifølge Danny Fogel er det især nystartede firmaer, der selv vedligeholder deres systemer.
- Som nystartet virksomhed har man måske mere tid og ikke så mange penge, så de nystartede virksomheder laver forholdsvist meget selv. Når forretningen får mere travlt, og der tjenes flere penge, så vælger de at koncentrere sig om forretningen og får andre til at koncentrere sig om økonomisystemet, siger Danny Fogel.
NaVisionary, der er en sammenslutning af uafhængige Navision-konsulenter og brugere, bekræfter, at det samme er tilfældet for Navision-brugere.
- Ændringer af standard-rapporter og udskrifter er forholdsvist enkelt, siger John Flinker Nielsen, stifter af naVisionary.
- Vi fraråder dog almindelige brugere at gøre det, hvis de i forvejen har mange andre opgaver, da det kræver en vis ekspertise og noget tid, understreger han.
Uddannelse giver besparelser
Men der er penge at spare, hvis virksomheden vælger at håndtere noget af vedligeholdelsen selv.
Da Echo Graphics skulle konvertere fra Navision ver. 3.56 til Navision Financials ver. 2.60, valgte virksomheden at få undervisning i Designmodulet, så de selv kunne stå for tilpasning af diverse rapporter. Production Manager, Søren F. Kristensen, blev uddannet, så han kunne foretage enkle layout- og programmeringsmæssige tilpasninger.
- At blive uddannet som superbruger var alt i alt en positiv oplevelse, siger Søren F. Kristensen og fortsætter:
- Konsulenterne koncentrerede sig om det som de er gode til, og jeg kunne stå for tilpasningen af rapporterne, så de passede til brugernes ønsker.
Echo Graphic vurderer at have sparet cirka 225.000 kroner ved selv at stå for noget af konverteringen.
Her er dog ikke medregnet den tid, som Søren F. Kristensen brugte til at foretage tilretningerne.
En anden vigtig gevinst ved uddannelsen var, at kommunikationen mellem Søren F. Kristensen og konsulenten blev bedre:
- Det gjorde det nemmere at tale med konsulenterne og fortælle om de ideer, jeg havde, når jeg kendte lidt til systemets opbygning, siger Søren F. Kristensen.
Værktøjerne til vedligehold og integration
Ændrede love og nye krav fra brugerne er for det meste årsagerne til, at økonomisystemet skal tilrettes. Mens lovændringer ofte medfører ændringer internt i systemet, kan brugernes ønsker være rettet mod at få integreret økonomisystemets data med andre it-systemer. Eksempelvis kan et ønske være at hente data fra økonomisystemet ind i tekstbehandlings- og regnearks-programmer.
Skal der ændres internt i økonomisystemet, skal man anvende økonomisystemets udviklingsværktøjer og programmeringssprog. Ønsker man at anvende økonomisystemets data og forretningslogik fra andre it-systemer, skal man anvende det API (Application Programmers Interface), som økonomisystemet tilbyder.
Nedenstående skema viser hvilke programmeringssprog, udviklingsværktøjer og API'er en række økonomisystemer tilbyder:
ERP-system Programmeringssprog Udviklingsmiljø API
C5 XAL Består af en række ODBC
4. generationsværktøjer
til opbygning af skærmbilleder
og rapporter
XAL XAL 4. generationsværktøjer ODBC
Axapta XAL/X++ MorphX DCOM
Navision C/AL C/Side C/ODBC
C-API
OCX-API
SAP ABAP ABAP Workbench RFC
BAPI
DCOM-connector
Java-connector
Ovenstående er blot et udpluk af ERP-systemer, der findes på det danske marked. Mens systemerne fra Microsoft Business Solutions traditionelt anvendes af små og mellemstore virksomheder med få brugere, er SAP-kunderne traditionelt store virksomheder med mange brugere. I det seneste år er SAP dog begyndt at fokusere på små og mellemstore virksomheder som et attraktivt marked.
API'et ODBC (Open Database Connectivity) giver mulighed for at læse fra og skrive til økonomisystemets database. Hvis man anvender ODBC, skal man være opmærksom på risikoen for at sprede forretningslogikken. Eksempelvis kan det blive nødvendigt at gentage økonomisystemets rabatberegning i et regneark, da ODBC kun giver adgang til data; ikke funktioner. Det betyder, at man skal vedligeholde den samme forretningslogik på forskellige platforme og i forskellige programmeringssprog.
De andre API'er i skemaet gør det muligt at kalde forretningslogik direkte fra andre it-systemer. Ud over de nævnte API'er, findes der en række middleware-teknologier fra tredjeparts-leverandører, der kan hjælpe med at få bundet virksomhedens ERP-system sammen med andre it-systemer.
Sammendrag: Mange mindre virksomheder sørger selv for en del af vedligeholdelsen af deres økonomisystem. Først når der kommer gang i forretningen, overlades hele opgaven til konsulenterne. Hos Formula A/S går grænsen ved fem-ti timers programmering - overstiger opgaven dette omfang, tilkaldes ekstern hjælp.
