Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 28. maj 2004.
Når den grafiske virksomhed Formula skal have ændret deres XAL-system, vurderer it-chef Carsten Overgaard, om virksomheden selv kan implementere rettelserne, eller om der skal hyres konsulenter udefra.
Vedligeholdelse
- Hvs der er tale om mindre moduler a 5-10 timers programmering eller udskriftstilretninger, så laver vi dem selv. It-chef i den grafiske virksomhed Formula A/S, Carsten Overgaard, har en klar tommelfingerregel, når han skal vurdere, om tilretning af Formulas XAL-system kræver assistance fra eksterne konsulenter.
Sammen med to kolleger udgør Carsten Overgaard Formula A/S' it-afdeling. Med mere end ti års erfaring med XAL, og med hjælp fra to XAL-superbrugere, kan Carsten Overgaard i princippet selv lave alle nødvendige ændringer i XAL. I realiteten har de dog ikke tid nok til at tage sig af alle ændringer og udbygninger af systemet.
Specificerede krav
En del af Formulas XAL-system består et ordresystem, som Formula A/S selv har specificeret kravene til.
- Vi kiggede på markedet og kunne ikke finde nogle ordre-moduler, der umiddelbart passede til Formulas behov, siger Carsten Overgaard.
Sammen med sine kolleger brugte han tid på at definere krav til systemet.
- Det var en fordel, at vi ved, hvordan XAL hænger sammen. Derved kunne vi lave nogle realistiske krav til det kommende ordresystem, siger Carsten Overgaard, der - efter specifikationerne var klar - lagde implementeringsopgaven ud til et eksternt konsulenthus. Samlet set tog udviklingen af ordresystemet seks måneders tid.
Selv om konsulenthuset stod for programmeringen af ordresystemet, har Carsten Overgaard og hans kolleger dog et godt indblik i ordresystemets opbygning.
- Vi har kildekoden til systemet og har været med til at lave debugging af beta-versionerne, siger Carsten Overgaard.
Da Formula selv stod for datakonverteringen fra det gamle til det nye system, har det givet en yderligere forståelse af det nye ordresystems implementering
I dag er der 50 brugere, der anvender XAL-systemet. Brugerne er geografisk spredt i Danmark, så en VPN-løsning binder kontorerne i Aalborg, Kolding og Måløv sammen.
Automatisk journalisering
Da XAL-systemet hos Formula er det centrale it-system, anvender andre it-systemer oplysningerne i XAL-systemet. Eksempelvis er extranettet på Formulas website fuldt integreret med XAL-systemet. Her kan registrerede kunder trække deres varer fra Formulas lagerhotel. Ved hjælp af standardmodulet Internet Order System registreres bestillingerne automatisk i XAL-systemet.
Desuden kan kioskejere, taxavognmænd og selvstændige erhvervsdrivende uden Dankort-terminaler bestille Dankort-notaer til deres "fluesmækkere". Disse bestillinger behandles i et databasesystem i forbindelse med produktionen, hvorefter data til kundeordrer eksporteres til XAL-systemet.
XAL-systemet er også en central del i Formulas tekstbehandlingsstrategi. XAL-systemets Salgs- og Marketing-system, kaldet SMA, er integreret med Microsofts Office-pakke. Da Formula har mange forskellige pc'er med varierende størrelse processorer og hukommelse til rådighed, har man valgt at anvende Office 97, da den kan køre på alle Formulas pc'er.
Integrationen mellem SMA og Office 97 blev lavet i samarbejde med en Microsoft-konsulent.
- Vi havde regnet med, at vi kunne anvende COM-komponenter til integrationen, men vi kunne ikke få det til at virke, så vi fik en Microsoft-konsulent til at lave integrationen, siger Carsten Overgaard.
Inde fra SMA-systemet kan brugeren vælge en tilbudstype. Når tilbudstypen er valgt, sørger SMA for at udtrække nødvendige data fra SMA-systemet til en Word-datafil, flette Word-datafilen med en skabelon-fil og endelig starte Word med tilbudsbrevet, så brugeren kan redigere i tilbuddet.
Når tilbuddet bliver udskrevet og gemt, foretages der en automatisk journalisering, idet SMA-systemet registrerer, hvor tilbuddet gemmes.
På længere sigt har Carsten Overgaard også planer om at journalisere al indgående korrespondance ved hjælp af en scannerløsning.
Bundet til kontorpakke
Carsten Overgaard havde håbet at kunne erstatte Office 97 med Open Office, så der blev økonomisk råderum til at opgradere nogle af Formulas arbejdsstationer, men løsningen virker ikke med Open Office.
- Vi har fået det til at virke i nogen grad, men ikke godt nok, så det er lidt ærgerligt, at vi ikke har valgfrihed med hensyn til, hvilken Office-pakke vi kan anvende, siger Carsten Overgaard.
Formula har også prøvet at erstatte Office 97 med Software602-pakken, men heller ikke det virkede:
- Der var problemer med danske bogstaver, adresselinier som forsvandt og kald som ikke blev udført, oplyser Carsten Overgaard.
