Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 21. november 2003.
kroner: I dag gribes it-projekter langt mere forretningsmæssigt an, derfor står vi i det offentlige over for at høste gevinsterne, siger vicedirektør Betina Hagerup fra Erhvervs- og Selskabstyrelsen, der tog initiativet til den tværgående
offentlige portal virk.dk.
I begyndelsen af september i år gik et stort offentligt digitaliseringsprojekt i luften, da portalen virk.dk åbnede. Her skal virksomheder kunne hente stort set alle de blanketter elektronisk, de har brug for i deres kommunikation med det offentlige. Dermed er virk.dk et af de hidtil største tværgående projekter, der indtil videre omfatter over 60 forskellige myndigheder. Forventningerne til de effektiviseringer og rationaliseringsgevinster, denne portal vil føre med sig, er store.
- I det offentlige står vi over for at trække rationaliseringsgevinsterne hjem ved digitaliserings- og portal-projekter. I dag bliver disse projekter sat i gang af økonomiske årsager med henblik på hurtigt at føre til effektiviseringer, hvor de måske tidligere blev sat i gang ud fra en teknologisk strategi, siger vicedirektør Betina Hagerup fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Denne tendens ser hun såvel i det offentlige som i den private sektor.
- I virkeligheden spurgte man tidligere hverken i det private eller i det offentlige til de konkrete besparelser ved it-projekter. I dag laver vi detaljerede business cases, siger hun.
Herudover ser vicedirektøren et holdningsskift med hensyn til anvendelsen af it.
- Indtil for nylig fokuserede alle på, hvordan de kunne benytte it til at lette deres egne arbejdsgange. Nu tænker vi også i at tilføre bruger-virksomhederne værdi ved at gøre det nemmere for dem, siger Betina Hagerup.
Al information samlet
Det var Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, der for halvandet år siden tog initiativet til etableringen af virk.dk.
- Brugerne i erhvervslivet ønskede en samlet indgang til det offentlige på nettet. Det viste de brugerundersøgelser, vi lavede. Både ToldSkat og vi selv havde i og for sig udmærkede web-løsninger, men de var ikke ensartede, og det er, hvad virksomhederne har behov for, siger Betina Hagerup.
Det førte til udskrivelsen af en projektkonkurrence, hvor private virksomheder blev opfordret til at bidrage - blandt andet for at sikre, at den kommende portalplatform kunne spille op mod systemerne hos revisorer, bankrådgivere, advokater og andre parter i virksomhedernes kommunikation med det offentlige. Det vindende konsortium består af Krak, IBM, softwarehuset Kapow og blanketleverandøren Dafolo.
I de første to måneder har virk.dk haft 15.000-20.000 ugentlige besøg, hvilket Erhvervs- og Selskabsstyrelsen anser for pænt i betragtning af, at portalen først vil blive markedsført i de kommende måneder.
Planen er, at portalen fremover skal udvikles på grundlag af månedlige brugerundersøgelser.
- Et projekt som virk.dk er ikke færdigt ved etableringen: Det er en proces, siger projektleder Pelle Andersen fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Virk.dk er ikke blot en emneopdelt portal, men har flere indgange.
- Brugernes udgangspunkt er virksomhedens behov, men det kan veksle mellem at tage udgangspunkt i en funktion - som i personalespørgsmål - eller i branchen, hvis deres henvendelse drejer sig om det, virksomheden beskæftiger sig med, siger Pelle Andersen.
Derfor har portalen en enme-del med opslag om for eksempel økonomi eller personale og løn, en branche-indgang og direkte henvisninger til de involverede myndigheder. Herudover er der temaer som "ansæt en ny medarbejder" eller "start en ny virksomhed".
I dag er der adgang til flere end 250 blanketter på portalen. Endnu mangler virk.dk dog nogle af de meget anvendte dokumenter, som anmodningen fra virksomheden om sygedagpenge til medarbejderne. Her kræver loven medarbejderens underskrift.
- Dagpengeanmodningen er et eksempel på, at der er betydelige barrierer for at al kommunikation med det offentlige kan foregå elektronisk. Her skal der laves konsekvensberegninger på følgerne af eventuelt at afskaffe kravet om medarbejderens underskrift, inden processen, der fører til en mulig lovændring, sættes i gang, siger Pelle Andersen.
Organisatoriske udfordringer
Det er et eksempel på, at de største udfordringer ved dette projekt ikke har befundet sig på det tekniske område, men på det organisatoriske.
- Løsningerne er i dag opbygget af moduler, og det er blevet lettere at udvikle til dem samtidig med, at vi har fået fastlagt fælles XML-baserede standarder. Det tekniske er altså ved at være på plads, siger Pelle Andersen.
Derimod kræver det ændringer af både regler og arbejdsgange at få fuldt udbytte af digitaliseringen.
- Ønsket er, at der skal kunne udveksles ikke-personfølsomme data mellem forskellige myndigheder, så borgerne ikke behøver indtaste de samme oplysninger gang på gang. Det kræver, at de forskellige myndigheder tilpasser deres web-sider, så de beder om oplysninger fra borgerne i samme form. Denne form for datadeling kræver ændringer både i de forskellige offentlige parters arbejdsgange og måde at tænke på, og i et vist omfang også i lovgivningen, siger han.
Færdselsstyrelsen er en af de offentlige myndigheder, der tidligt gik ind i virk.dk-projektet.
- Vi har mange blanketter til ansøgninger og kunne se en gevinst i at få disse i elektronisk form frem for at have folk til at taste ind fra indsendte papir-blanketter. Samtidig ville vi kunne give vognmænd og andre brugere hurtigere svar. Men det kræver naturligvis ressourcer i form af timer og it-uddannelse, at omforme sine blanketter, så de kan blive en del af en portal, siger direktør Carsten Falk Hansen fra Færdselsstyrelsen.
Foreløbig har styrelsen lagt flere end tyve af de mest benyttede blanketter på virk.dk.
- I den proces kan man sige, at vi har gennemgået en renselsesproces, idet vi har benyttet lejligheden til at spørge os selv, om vi virkelig har brug for så mange blanketter. Dermed fik vi luget nogle ud, siger Carsten Falk Hansen.
Også Færdselsstyrelsen ser frem til, at udvekslingen af informationer med andre offentlige instanser bliver enklere.
- Det store potentiale ligger i kommunikationen med andre myndigheder, men det kræver penge, ændringer af arbejdsgange og politiske beslutninger at hente disse gevinster hjem.
Yderligere oplysninger: www.virk.dk
Boks:
Statens e-udfordring:
Effektivisering med borgerne i centrum og almenvellet for bordenden
Strategisk ledelse, deadline på effektiviseringsstrategier i marts 2004, staten som it-koncern, borgerne i centrum og almenvellet i højsædet. Sådan lyder en buket af de aktuelle statslige udfordringer.
Modernisering og effektivisering og bedre service, det er jo hele tre ting på en gang, det går sandelig ikke.
Sådan kunne en let omskrivning af en ulidelig, oversat tv-reklame lyde, hvis den handlede om statens e-government-udfordringer.
At det er mange ting på en gang afholder dog ikke regeringen fra at stå fast på, at den statslige administration skal moderniseres og professionaliseres ved hjælp af digitalisering og målstyring.
Den proces er der kæmpemæssige ledelsesudfordringer i.
En anden, umiddelbart forestående udfordring er, at alle ministerier skal udforme og offentliggøre deres effektiviseringsstrategier senest i marts 2004. Strategierne skal blandt andet indeholde metoder til at forbedre kvaliteten i sagsbehandlingen og til at opstille klare mål for brugerrettede opgaver.
I forbindelse med digitaliseringen af den statslige sektor er det en stor udfordring at tænke brugerne, altså borgere og virksomheder, ind i centrum.
For at kunne det skal institutionerne vende deres hidtidige virkelighed på hovedet, omlægge arbejdsgange - og i nogle tilfælde helt ændre organisation eller institutioner - eller måske ligefrem afgive ressort-områder.
Andre gange kan det lade sig gøre at sætte brugerne i centrum ved at etablere samarbejder med mange aktører på tværs af hidtidige institutionsgrænser. Det er virk.dk et af de første eksempler på.
Mange steder er man allerede godt i gang med udfordringerne. Et eksempel er indførelse af koncern-it-funktioner i Miljøministeriet, Finansministeriet, Beskæftigelsesministeriet, Fødevareministeriet og Videnskabsministeriet.
Når almenvellet sættes for bordenden kan det imidlertid være nødvendigt at betragte hele staten som én koncern, og her er der endnu et stykke vej til målet.
Fælles standarder, it-arkitetktur og digitalt lederskab er skridt på vejen, men rummer ikke løsningen på territorialstridigheder og almindeligt magtbegær.
Det er således ikke ualmindeligt, at it-projekter, der lapper ind over flere ministeriers ressortområder, kan have problemer med fremdriften. Her spiller Den Digitale Taskforce en vigtig rolle som relativt neutral konfliktløser.
le
Billedtekst: - I virkeligheden spurgte man tidligere hverken i det private eller i det offentlige til de konkrete besparelser ved it-projekter. I dag laver vi detaljerede business cases, siger vicedirektør Betina Hagerup fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Foto: Hans Juhl
