Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 25. april 2002.
Usikkerheden ved at arbejde sammen i virtuelle rum og dele kritiske informationer på nettet er ved at
forsvinde. Der er ofte så stor fysisk afstand mellem projektdeltagere i dag, at det ikke er praktisk muligt både at arbejde og drikke kaffe sammen.
Vi skal til at vænne os til, at samarbejde mellem mennesker i højere grad foregår i web-
baserede rum. Projektarbejde i større organisationer er præget af så mange deltagere og har så stor geografisk spredning af projektdeltagerne, at det er nødvendigt at bruge teknologien, når der skal samarbejdes. Det betyder ikke, at man ikke skal møde hinanden og diskutere tingene i øjenhøjde. Men det er ikke nødvendigt eller praktisk muligt, at alle mødes fysisk, når først projektet er sat i gang, og når IT-infrastrukturen til det virtuelle samarbejde nu engang er der, mener Rune Bohn Jensen og Søren Merit, begge konsulenter hos PA Consulting Group.
- Nogle få projekter foregår stadig kun et sted og udføres af interne projektdeltagere. Det er selvfølgelig lettere at samarbejde, når man er fysisk tæt på hinanden og kan tage en snak over en kop kaffe. Men tiden er løbet fra den arbejdsform. Markedspladsen er global, projektmedarbejderne er spredt over forskellige kontinenter, og kaffekopperne er adskilt af verdenshavene. Desuden er projektdeltagerne ofte sammensat af ledere, medarbejdere, konsulenter, leverandører og kunder, og det gør det svært at opretholde en effektiv informationsudveksling, siger Rune Bohn Jensen.
Statisk intranet
Derfor er det virtuelle arbejdsrum en samarbejdsform, som PA-konsulenterne slår til lyd for hos kunderne, når de deltager i at planlægge større projekter. De fleste praktiserer allerede et samarbejde med kollegerne over intranettet, men det dur ikke til større globalt projektarbejde, mener de:
- Stort set alle virksomheder har et intranet, men det har ikke de faciliteter, der skal til for at understøtte arbejdsprocesserne i et globalt projekt. Det er relativt statisk og lukket for andre end den organisation, det er tiltænkt. Projektdeltagerne kan ofte heller ikke selv publicere dokumenter på intranettet, og personer uden for virksomheden, som kunder og leverandører, har ikke umiddelbart adgang. I det virtuelle arbejdsrum er platformen netop åben, så relevante brugere kan få adgang, selvfølgelig med en høj grad af sikkerhed i form af kryptering og adgangskoder, siger Søren Merit.
Overbebyrdet e-mail
Et virtuelt arbejdsrum er et stykke software, der bygger på et grundlæggende princip ved internettet, nemlig global tilgængelighed. Hævet over tid og sted kan projektdeltagerne dele information, diskutere problemstillinger, holde møder med whiteboard-faciliteter, gennemføre afstemninger og planlægge nye aktiviteter i den fælles projektkalender, der kan synkroniseres med den personlige kalender i de fleste mailprogrammer.
- For os er det underordnet, hvilken softwareleverandør vores kunder vælger, bare det passer til deres behov. Men fordelene ved denne samarbejdsform er vigtig at få kommunikeret ud til virksomhederne. Tag bare en ting som almindelig meningsudveksling mellem mennesker. Det bruger mange deres almindelige e-mail til. Samtidig klager de over, at deres e-mail-konto er overbebyrdet. Hvorfor så ikke bruge det virtuelle rum og have diskussionen liggende der, siger Rune Bohn Jensen.
Billedtekst:
- Den personlige kontakt mellem mennesker er selvfølgelig stadig vigtig, men man har brug for at samarbejde mere i det virtuelle rum, for det sparer tid, penge og rejseaktivitet, siger konsulenterne Søren Merit (t.v.) og Rune Bohn Jensen fra PA Consulting Group.
Boks:
Links til virtuelle
arbejdsrum
Groupcare.dk
Eroom.com
Livelink.com
Tekstskema:
Tabellen viser hvilke typiske problemstillinger,geografisk spredte projekter ofte møder, og hvordan de kan håndteres i et virtuelt arbejdsrum.
