Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Denne klumme handler om handler om sourcing- og udbudsstrategien, der er en del af den strategiske og teknologiske anskaffelsesmodel, som jeg har udviklet. Modellen beskrives i en række klummer i denne uge her på CW.
Denne klumme er nummer tre i serien. Du finder links til de to første klummer i faktaboksen til højre.
Denne klumme beskriver følgende arbejdsopgaver:
- At konkurrenceudsætte din it-anskaffelse, så du kan opnå bedste forhold mellem pris og kvalitet;
- At fastlægge rammerne (grundregler) og målsætningerne for en it-anskaffelse – dvs. processen med at finde, evaluere og vælge kvalificerede leverandører til it-løsningen;
- At planlægge it-anskaffelsen, herunder tidsplan, forberedelse- og organisering, herunder en klar organisering og governance, klar forhandlings- og kontraktsstrategi, adgang til rette ressourcer for at kunne løfte udbuds- og sourcingopgaven.
Sourcing- og udbudsstrategien kan bidrage til at vælge den rigtige it-løsning, herunder at opnå økonomiske fordelagtige priser og rabatter, der kan føre til en bedre anvendelse af virksomhedens fastsatte it-budget; og en værdiskabende kontrakt, som gør det muligt at opnå forretningsværdi på lang sigt og den kan forbygge dyre og konfliktfulde tvister og retssager.
Offentlige organisationer (herefter virksomheden) er forpligtet til at anvende en udbudsproces ifølge udbudsdirektiverne (offentlige udbudsregler), som overordnet har til formål at sikre en effektiv konkurrence på markedet for offentlige anskaffelser, og som skal sikre den rigtige it-løsning inden for offentlige virksomheders budget og tidsramme
Store private virksomheder konkurrenceudsætter stort set alle deres store anskaffelser ifølge deres sourcing- og indkøbsstrategi. Private virksomheder regner derved med at opnå bedre kontraktvilkår og økonomiske fordelagtige priser og rabatter; men vigtigst - den rigtige it-løsning.
I det følgende gennemgås første udbudsstrategien og derefter sourcingstrategien, eftersom udbudsstrategien anvendes i offentlige virksomheder efter gældende lovgivning, fx udbudsdirektiverne (offentlige udbudsregler).
Principperne i gældende lovgivning kan anvendes i private virksomheder for at gennemføre en styret proces, og for at private virksomheder kan realisere de ønskede forretningsgevinster ved it-anskaffelser.
Udbudsstrategien
Udbudsstrategien skal fastsætte rammerne for udbudsformen, kontrakt-og udbudsindholdet. Udbudsstrategien skal sikre den meste effektive udbuds- og forhandlingsproces.
Udbudsstrategien indeholder valg af udbudsform, og kontraktkomplekset, som etablerer rammerne for såvel udbudsmaterialet som den endelige aftale. Udbudsstrategien indeholder kontraktens estimerede pris, tids- og aktivitetsplanen, beskrivelse af det/den tekniske produkt/tjenesteydelse, evalueringsmodel, prækvalifikations- og tildelingskriterier.
Endvidere indeholder udbudsstrategien forhandlingsstrategi, valg af den rigtige standardkontrakt (K01, K02, K03, K04, D17 etc.), som skal tilpasses det/den tekniske produkt/tjenesteydelse.
På baggrund af udbudsstrategien, kan der vælges mellem de to udbudsformer, som er relevante for komplekse teknologiske projekter: konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling.
Udbud med forhandling
Hvornår anvendes udbud med forhandling?
- Ved blandt andet en særlig kompleks kontrakt, hvor det ikke er objektivt muligt for den offentlige virksomhed (ordregiveren) at præcisere den udbudte genstand (it-løsningen).
- Ordregiveren kan udarbejde det indledende tilbud. Forhandlingsfasen er baseret på det indledende tilbud og kan omfatte én eller flere forhandlingsrunder for at forbedre tilbuddenes indhold. Kunden kan, under forhandlingsrunder, objektivt præcisere de tekniske, juridisk og finansielle vilkår og for at kunne opnå bedste forhold mellem pris og kvalitet.
- (I) En prækvalifikationsfase, hvor ansøgerne skal dokumentere deres økonomiske og tekniske evner til at gennemføre den udbudte kontrakt.
- (II) En forhandlingsfase, hvor ordregiveren skal forhandle med alle tilbudsgiverne, og forhandlingerne skal gennemføres individuelt med hver enkelt tilbudsgiver.
- (III) En tilbudsfase, hvor tilbudsgiverne afgiver endeligt tilbud, når ordregiveren har afsluttet forhandlingsrunderne.
Processen under konkurrencepræget dialog
Hvornår anvendes konkurrencepræget dialog?
- Ved blandt andet en særlig kompleks kontrakt, hvor det ikke er objektivt muligt for ordregiveren at præcisere den udbudte genstand (it-løsningen). Det vil sige, at kunden ikke kan præcisere de tekniske vilkår, de juridiske vilkår og de finansielle vilkår i forbindelse med it-projektet.
- Ordregiveren kan udarbejde det indledende tilbud og opfordre tilbudsgiverne til at indgå i dialog med ordregiveren en forhandlingsfase. Forhandlingsfasen bestående af en eller flere dialogfaser, hvor tilbudsgiverne kan medvirke til at præcisere den udbudte genstand (it-løsningen).
Under forhandlingsfasen er der mulighed for at drøfte alle aspekter af den udbudte kontrakt, herunder priser, valg af teknisk platform, tidsplaner etc. Forhandlingsfasen og dertilhørende dialogfaser er ikke tidsmæssigt begrænset og fortsætter indtil den rigtige it-løsning, som opfylder ordregiverens behov, er fundet.
- (I) En prækvalifikationsfase, hvor ansøgerne skal dokumentere deres økonomiske og tekniske evner til at gennemføre den udbudte kontrakt.
- (II) En dialogfase, hvor tilbudsgiverne medvirker til at specificere den løsning, der skal leveres
- (III) En tilbudsfase, hvor tilbudsgiverne afgiver tilbud på levering af løsningen.
Sourcingstrategien
En it-sourcingstrategi er en vigtig del af it-anskaffelsesplanlægning.
It-sourcingstrategien er designet til at sikre, at virksomheden får de nødvendige tekniske produkter/tjenesteydelser og løsninger til konkurrencedygtige priser og af høj kvalitet, samtidig med at sikkerheden, fortroligheden og lovgivningen overholdes.
Sourcingstrategien skal indeholde rammerne og målsætningerne for it-løsningen. It-sourcingstrategien indeholder strategien og planen for, hvordan virksomheden skal anskaffe de tekniske produkter/tjenesteydelser til deres forretningsdrift fra eksterne leverandører.
Sourcingstrategien kan omfatte:
- Målsætning, herunder omkostningsbesparelser, forbedret kvalitet, sikkerhedskrav, lovgivningskrav, fleksibilitet etc.
- It-serviceanalyse, herunder en analyse af virksomhedens it-behov, inklusive infrastruktur, applikationer, support, drift og vedligeholdelse.
- Leverandøranalyse, herunder via markedsdialog at finde de kvalificerede leverandører på markedet, og deres tekniske evner, erfaringer med lignende projekter, prisfastsættelse, kvalitet og tilgængelighed.
- Risikovurdering, herunder en vurdering af risici forbundet med It-sourcing, herunder risici vedrørende datasikkerhed, fortrolighed og efterlevelse af lovgivning.
- Kontraktforhandling, herunder kontraktens estimerede pris, tids- og aktivitetsplanen, beskrivelse af de/de tekniske produkter/tjenesteydelser, governance og krav til organisering, evalueringsmodel, prækvalifikations- og tildelingskriterier, forhandlings- og kontraktsstrategi.
- Implementeringsplan; herunder implementering af it-sourcingstrategien, herunder ressourceallokering, tidsplaner og ansvar.
Tjekliste
Ved udarbejdelse af sourcing- udbudsstrategien er det en god idé at kontrollere om følgende forhold er opfyldt:
- Markedsdialog, der skal udarbejdes skriftligt dialogmateriale og facilitering af dialogfasen skal ske individuelt med leverandørerne.
- Anskaffelsesplan: Forberedelse og organisering (at involvere ét relevant og kvalificeret team, bestående af it-eksperter, forretningsejere, brugere og superbrugere af it-systemet fra starten af et projekt og til slut).
- Klar forhandlings- og kontraktsstrategi skal udformes baseret på den opnåede indsigt fra den grundige og skriftlige markedsdialog.
- Udbudsformer, udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, anbefales anvendt.
- Virksomheder skal have adgang til: ("People, process, and technology").
- Mennesker (people) refererer til de medarbejdere, der arbejder i virksomheden og deres erfaringer og ekspertiser til at gennemføre it-projektet fra ide-, analyse-, gennemførelse- og til realiseringsfasen.
- Processer (process) refererer til de interne processer og procedurer, som organisationen anvender for at opnå deres målsætninger. Det kan omfatte projektstyring, kvalitetsstyring, ressourcestyring etc.
- Teknologi (technology) refererer til de it-systemer- og platforme, som organisationen bruger til at støtte deres forretningsprocesser og opnå deres mål. Det kan omfatte applikationer og softwareløsninger, databaseløsninger, netværksløsninger, sikkerhedsløsninger, hardwareløsninger, cloud-løsninger etc.
- Udvælgelse af virksomheder (prækvalifikation), evaluering af tilbud, evaluering af reviderede tilbud, tildeling af kontrakt og gevinstrealisering.
- Kontraktimplementering- og styring.
En klar sourcing- og udbudsstrategi bidrager herved til kortlægning af marked (via markedsdialog), anskaffelsesplan, herunder tidsplan, forberedelse- og organisering, herunder en klar organisering og governance, klar forhandlings- og kontraktsstrategi, valg af den rigtige udbudsform, udvælgelse af virksomheder (prækvalifikation) adgang til rette ressourcer for at kunne løfte udbuds- og sourcingopgaven, analyse af virksomhedens it-behov, kvalitet, kvantitet, økonomi, fleksibilitet, agilitet, evaluering af tilbud, evaluering af reviderede tilbud, tildeling af kontrakt og gevinstrealisering baseret på business casen.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.