Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
Denne klumme handler om forhandlingsstrategi, der er en del af den strategiske og teknologiske anskaffelsesmodel, som jeg har udviklet. Modellen beskrives i en række klummer i denne uge her på CW.
Klummen er nummer seks i serien. Du finder links til de fem første klummer i faktaboksen til højre.
Denne klumme vil hjælpe virksomhederne til, at de metodisk og systematisk kan formulere og udforme deres forhandlingsstrategi for at kunne gennemføre en vellykket og veltilrettelagt forhandlingsproces.
Før man begynder en vellykket og veltilrettelagt forhandlingsproces, skal man forstå metodikken og systematikken i sin forhandlingsstrategi.
Erfaring viser, at de fleste af de forhandlinger, der kuldsejler, gør det på baggrund af ensidigt fokus på vind/tab, ustruktureret tilgang til forhandlingen og lav ekspertise indenfor anerkendte forhandlingsmodeller.
For at kunne få succes ved forhandlingen, skal man udarbejde sin forhandlingsstrategi skriftligt, metodisk og systematisk. Forhandlingsstrategien skal indeholde disse væsentlige elementer, som skal fremgå af forhandlingsstrategien:
Scopebeskrivelse
Du skal anføre, hvad du vil forhandle om. Scope omfatter minimumsscopet/omfanget, altså kernen/hovedleverancen i forhandlingen.
Scope omfatter også udvidelse af scopet/omfanget, og scope kan indbefatte andre produkter/ydelser og optioner.
Eksempler vedrørende scopebeskrivelse er anført i parantes til din inspiration og kan erstattes med dine egne.
- Forhandling af en ny kontrakt (indkøb af ERP-system)
- Genforhandling af kontrakten
- Forlængelse af kontrakten.
Optionsanalyse
Optionsanalyse kan være forlængelse af kontrakten og mulig scopeudvidelse dvs. tilkøb af produkter/ydelser.
Scopeudvidelse ... eksempler
- Tilkøb af ERP-system
- Forlængelse af eksisterende kontrakt
- Optionerne – forlængelse af support- og vedligeholdelsesaftalen
- Forlængelse af licenser, såfremt de kan anskaffes til lavere samlet pris.
BATNA (”Best Alternative to a Negotiated Agreement”)
BATNA er din vurdering af virksomhedens forhandlingsposition, som skal være eksekverbar og konkret. Hvad er dit bedste alternativ (den bedste løsning), hvis man ikke kan opnå et acceptabelt resultat som følge af forhandlingen?
BATNA kan anvendes som magtstrategi i forhandlingen og dermed kan man styrke sin forhandlingsposition – afhængig af styrken af ens bedste alternativ.
Der skal være rygdækning på de relevante besluttende organisatoriske niveauer for BATNA’et, ellers kan BATNA’et blive et bluff, som de trænede forhandlere typisk kan gennemskue.
Vores BATNA
- Du skal anføre, hvad er vores BATNA, dvs. det bedste alternativ til den aftale, hvis vi ikke kan når et acceptabelt resultat som følge af forhandlingen.
- Anfør, hvad kan vi gøre for at forbedre vores BATNA eller omvendt svække modpartens BATNA.
- Anfør, at der er rygdækning på de relevante besluttende organisatoriske niveauer for BATNA’et
- Husk, at BATNA’et og alternativet skal være eksekverbart og konkret.
- BATNA’et kan eksempelvis være et leverandørskifte.
Modpartens BATNA ... eksempler
Analysér modpartens BATNA og dermed styrken i deres forhandlingsposition.
Anvend information om BATNA strategisk og taktisk for styrke din egen forhandlingsposition.
Forhandlingssekvenser
Du skal anføre tidsplanen og detaljerne for antallet af møderne, hvornår man taler om hvad med modparten, og i hvilken rækkefølge man fremlægger sine interesser
- Møde 1 [dato]
- Typisk har du på kundens vegne udformet forhandlingsstartegien, agendaen og tidsplanen.
- Du indleder mødet med præsentation af forhandlingsgrundprincipper, dvs. forhandlingsreglerne.
- Du bliver enige om de objektive kriterier (kontrakt vilkår og markedsstandard priser), som retmæssighedsgrund. Du kan påberåbe dig gældende ret, kontrakt, præcedens (fortilfælde), sædvane, teknisk demonstration, ekspertviden, markedsværdi, benchmarking etc., som objektive kriterier. Objektive kriterier skal anerkendes og accepteres af begge parter og såvel som af tredjepart.
- Møde 2 [dato]
- Præsentation af substansen, dvs. præsentation af kontraktens vilkår og priser
- Præsentation af scope (kontrakten hovedleverance er [xxx] optionen er [xxx]
- Leverandøren sendes hjem for at udarbejde sin løsningsbeskrivelse på grundlag af det præsenterede kontraktgrundlag.
- Møde 3 [dato]
- Præsentation af leverandørens løsningsbeskrivelse
- Dialog om kontraktens vilkår og priser
- Forhandling om optioner.
- Møde 4 [dato]
- Kontraktindgåelse med kontraktunderskrift hos kunden og champagne, eller eskalation.
- Eskalation medfører typisk en gentagelse af forhandlingsfaser med nye mennesker/profiler. Såfremt dette ikke lykkes, så skal du påberåbe dig BATNA’et. Du skal påberåbe dig BATNA’et ifølge din BATNA- strategianalysen.
- Du fortæller modparten, hvad der vil ske, hvis parterne ikke opnå enighed.
Kommunikationsstrategi
Du skal udvikle en kommunikationsprocesplan, som kan opsummeres i disse tre spørgsmål: Til hvem? Hvad? Og hvornår?
Jeg beslutter mig til hvem (min tillid og graden af fortrolighed til modparten, og modpartens relation til min organisation, hvad jeg kan sige (offentlig information, privat, strategisk, og fortrolig information), og hvornår jeg kan (straks, senere eller aldrig).
Vær opmærksom på, at information afsløret upassende til en forkert person, på et forkert tidspunkt, med en forkert hensigt og et forkert budskab, kan have katastrofale konsekvenser for udfald og resultat af forhandling.
Målzonen
Målezonen er, hvad du vurderer er den rigtige pris og de rigtige kontraktvilkår- og betingelser.
- Du skal anføre den rigtige pris og de rigtige kontraktvilkår
- Den rigtige pris kan være: Markedspriser
- De rigtige aftalevilkår kan være: Kontrakten kan være baseret på K01, som er en forhandlet standard (Agreed document) mellem parterne ifølge artikel 3 (Værdiskabende kontrakt).
ZOPA (Zone Of Possible Agreement)
ZOPA er overlapning mellem parternes forhandlingsinterval, hvor det er muligt at indgå en aftale, hvor begge parter er tilfredse med aftalen og forhandlingsresultatet.
- Anfør, køberens og sælgerens forhandlingsinterval.
- Hvad er begge parters ønske om at indgå kontrakt, hvor begge parter glade for forhandlingsresultatet.
- Hvad er begge parters walk away-kriterier, dvs. hvilke kriterier der kan medføre et sammenbrud i forhandlingen.
- Det kan f.eks. være en urimelig høj pris, eller kontraktvilkår, som ikke er forhandlet standard mellem parterne, baseret på objektive kriterier.
Interesseafklaring
Du skal kortlægge og analyse egne og modpartens interesse (interesser, dvs. den dybe motivation, underliggende behov, ønsker, frygt og bekymring). Strategidokumentet kan indeholde et afsnit, hvor man oplister sine egne og modpartens interesser.
Vores interesser ... eksempler
- Indgåelse af kontrakt med markedspriser
- Indgåelse af kontrakt, jf. udbudsdirektivet
- Fast rabatsats på senere indkøb
- Justering af kontraktvilkår – prismodellen og optionerne
- Fastholdelse af samme konsulentressourcer med samme erfaring og ekspertise.
Deres interesser ... eksempler
- Fastholder kunden som strategisk kunde
- Ny salg af produkter/services
- Indgåelse af kontrakt direkte – uden at konkurrenceudsætte kontrakten
- Lav risiko for tvister – undgå retssager.
Strategi for præsentation af egne interesser
Inden du går i gang med forhandlingen, skal du overveje grundigt, hvilke interesser, du gerne vil fremlægge for modparten, for eksempel, hvornår du vil afsløre dine ønsker til prisen og prismodellerne.
Disse væsentlige elementer kan anvendes til at udforme en konkret, systematisk og skrifttig forhandlingsstrategi. Forhandlingsstrategien kan anvendes af ledelsen, vigtige interessenter og forhandlingsteamet, som et rammeværk for at kunne navigere efter i hele forhandlingsforløbet.
Forhandlingsstrategien kan anvendes for teknologiske anskaffelser og indgåelse værdiskabende kontrakter.
Det er essentielt, at forhandlingsstrategien kan fx struktureres via 3-dimensionel forhandlingsstrategimodel ifølge Harvard forhandlingsmetodik.
Setup
Du skal designe den rigtige forhandlingsproces. Du skal sammensætte det rigtige forhandlingsteam – rigtige parter (med det/den relevante mandat/bemyndigelse og én forhandlingsleder for begge parter), du kortlægger og analyserer parternes interesser, du analyserer din BATNA/plan b. Du udformer forhandlingsgrundprincipper, dvs. forhandlingens spilleregler.
Design
Du skal designe værdiskabende kontrakt. Du udformer værdiskabende kontrakt, som skaber maksimal værdi og du anvender faktuelle og objektive kriterier for kontraktens scope, scope komponenter og optioner.
Taktik
Du påpeger dig problemløsende taktikker. Du tager hensyn til psykologiske mekanismer, kommunikation, tillid, personlighed, still og kulturelle barriere etc.
Tjekliste
Ved udarbejdelse af forhandlingsstrategi er det en god idé at kontrollere om følgende forhold er opfyldt:
- Planlæg og konceptualiser din forhandling i tre dimensioner - mennesker, proces og problemer.
- Analysere, udforme og sekvensere din 3-dimensionel forhandlingsstrategi i overensstemmelse med Harvard metodik (scope, spilleregler/grundprincipper, målezonen, walkaway, Best Alternative To a Negotiated Agreement, (BATNA), kunde- og leverandørinteresser, forhandlingsoptioner, forhandlingspsykologi).
- Forbered, forbered og forbered forhandlingen før gennemførelse af forhandlingen.
- Opsæt den rigtige forhandling: Få parterne, interesserne, sekvenserne, møderækkerne, tidsplanen og processvalgene på plads.
- Optimer fælles værdier, før de opdeles - analyser den fulde række af interesser for at skabe og kræve værdi.
- Lyt, lyt og lyt aktivt før du taler.
- Stil åbne spørgsmål såsom: "hvorfor, hvorfor ikke, hvem, hvad hvis, hvad der gør det rimeligt baseret på objektive kriterier?"
- Anerkend følelser, før problemløsning.
- Skift samtalen fra hvad (position) til hvorfor (interesser) for at grave dybere.
- Hav den rigtige attitude, forstå interesserne, begrænsningerne, alternativerne og synspunkterne hos modparten.
- Vær fordybet og hav indsigt i metoderne, før du står over for kompleksitet.
- Design aftaler, der skaber værdi, og formaliser din aftale, før du afslutter og forpligter dig.
- Fortsæt med at forbedre dine forhandlingsevner og udvikl ekspertise i overensstemmelse med fornyede metoder, uddannelser, bøger, træningssessioner etc.
Den strategiske og teknologiske anskaffelsesmodel, med en systematisk, metodisk og skriftlig markedsdialog, sourcing- og udbudsstrategi, værdiskabende kontrakt, kravspecifikation og forhandlingsstrategi, gør det muligt at opnå forretningsværdi og forretningsmålsætning, så parterne kan have en sund, saglig og konstruktiv samarbejdsrelation.
Den strategiske og teknologiske anskaffelsesmodel er anvendt i praksis og har medført, at virksomhederne kan opnå de rigtige leverancer med forretningsværdier og gevinster.
Endvidere bidrager den strategiske og teknologiske anskaffelsesmodel til, at der forebygges langstrakte, dyre og konfliktfulde tvister og retssager, som kan gavne begge parter og bevare den fremtidige strategiske relation.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.