Da det danske transport- og logistikselskab DSV i vinters overtog den amerikanske transportvirksomhed UTi for ni milliarder kroner, lå der et gigantisk it-konsolideringsarbejde forude.
For begge virksomheder havde ved overtagelsen hver godt 20.000 medarbejdere og et hav af overlappende it-systemer, som DSV's it-afdeling skulle ensrette.
Først skridt i den proces var at kigge på UTi's sø- og luftafdeling.
For det var her, at UTI's største økonomiske hul kunne findes. Mere konkret blev det planen, at få implementeret DSV's transportsystem CargoWise One til erstatning af UTi's transportsystem.
I dag, tre måneder senere er indtil videre 90 UTi-kontorer lagt sammen og kører på DSV's CargoWise One-system, fortæller DSV's infrastrukturmanager Jannik Dunmose til Computerworld på Citrix-konferencen Synergy 2016, der løb af stablen i sidste uge i Las Vegas.
"Hos DSV kigger vi altid på, hvordan vi kan optimere vores interne processer, og det kunne vi så først og fremmest på transportsystemet. Men vi tager applikation for applikation i prioriteret rækkefølge vurderet ud fra behov, økonomi og kompleksitet," siger Jannik Dunmose.
Rutineret i it-konsolidering
Både DSV og UTi havde ved opkøbet godt 1.000 applikationer hver, så det kan tage sin tid at smelte sammen. Hele it-konsolideringsprojektet forventes at være endeligt afsluttet i 2018.
Med DSV's erklærede mål om at vokse igennem opkøb, må den danske transportgigant med en omsætning på godt 50 milliarder kroner også siges at være godt rustet til opgaven.
For virksomheden er i det seneste årti næsten firedoblet på mandskabssiden med flere større opkøb, og DSV har således været igennem konsolideringsprocessen mange gange.
"Vores infrastruktur er meget kompleks med alle de opkøb, vi har foretaget i de forgangne år. Vi er hele tiden i den proces med at ensrette og standardisere systemerne, mens forretningen kører videre i hele verden," fortæller Jannik Dunmose.
Med UTi-opkøbet har DSV nu tre store datacentre placeret i henholdsvis Asien, Nordamerika og Europa, og de skal understøtte den globale it-infrastruktur for hele DSV fremover.
"Det handler jo om, at vi er driftsstabile og mine systemer kører," forklarer Jannik Dunmose, som har været hos DSV i ni år og blandt andet har ansvaret for transportselskabets desktop-, Exchange- og VMware-miljø over hele kloden.
Samtidig er it-organisationen vokset til omkring 1.200 folk, der er beskæftiget med alt fra strategi over drift og support til udvikling og projektstyring. Effektiv og smart it-styring spiller en afgørende rolle for DSV, der navigerer i en branche med små profitmarginer.
Umuligt uden virtualisering
Jannik Dunmose fortæller, at hele standardiseringsprocessen med at konsolidere it-systemer ikke ville være muligt uden virtualisering af medarbejdernes desktops.
For virtualisering giver DSV's infrastrukturfolk mulighed for at udrulle applikationer i stor skala i ét hug.
"Da vi opgraderede fra Office 2007 til version 2010 tog det halvandet år, fordi vi skulle udrulle Officepakken fysisk på flere maskiner i blandt andet Asien. I dag ville samme operation tage omkring tre timer for op mod 13.000 DSV-brugere, hvis alle er på deres pladser til at genstarte deres maskiner," fortæller Jannik Dunmose.
"Den slags ville være helt umuligt at styre uden virtualisererede miljøer," fortsætter han.
Han indskyder samtidig, at udrulning af apps ikke bare kan gøres så hurtigt i enhver situation. Det skyldes, at netværket også skal skaleres til at kunne håndtere op mod 10.000 samtidige brugere bestående af speditører, kundeservicefolk og lagerarbejdere.
"Vi skal sørge for, at eksempelvis de australske kolleger ikke tilgår datacentret i USA, for det kan give dem en forsinkelse på cirka 200 til 250 milisekunder. Det vil i praksis føles som om, at medarbejderne har 'gummitaster', når de taster på deres pc," forklarer Jannik Dunmose.
Central styring af data og folk
Udover styring af systemkonsolidering og styring af apps skal datahåndteringen også planlægges omhyggeligt. For data på en forsendelse må ikke rode rundt i flere databaser på samme tid.
I grove træk styres dette ved at sende alle data til det centrale datacenter i Europa, mens DSV-folk i USA, Asien og resten af verden kan få læseadgang til disse data.
"Når en speditør tilføjer en transport til vores fragtsystem, skal vi være sikre på, at denne transport kunne findes et sted," siger Jannik Dunmose.
Den centraliserede styring betyder også, at it-sikkerheden bliver bedre, fordi DSV's it-folk kan styre rettigheder i filer for de ansatte.
"Vi har meget at se til i sådan en konsolidering, og jobbet er bestemt ikke fra 8-16 lige for tiden. Den slags trækker veksler i hele organisationen. Men det er også rigtig spændende at være med i it-konsolideringsprojekter i denne skala, for det findes ikke mange andre steder," Jannik Dunmose.
Som nævnt er it-konsolideringen med UTi's systemer færdig om tre års tid, og til den tid har DSV muligvis været på nye opkøb med yderlige it-konsolideringer. Indtil videre er DSV nemlig 'kun' i top 5 over verdens største logistikvirksomheder med sin globale markedsandel på tre procent.