Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 4. februar 2005.
Tirsdag den 1. februar var eDag2, hvorefter alle fakturaer til det offentlige skal være elektroniske. Det fik telefonerne til at gløde hos JWN Data, også selvom deadline var blevet elastisk.
Systemerne blev testet til ud på natten inden klokken blev eDag2 hos JWN Data i Skovlunde vest for København. En virksomhed, der som en af to er certificeret til at scanne fakturaer ind for virksomheder, som handler med det offentlige.
Virksomheder, der omsætter for under 15 millioner årligt, får denne service betalt af det offentlige. Resten må selv betale, hvis de vil bruge et Læs Ind-bureau.
- Selvfølgelig er vi trætte. Det blev sent i går, men vi har egentlig løbet stærkt siden starten af december for at være sikker på at nå det inden skæringsdatoen her til morgen. Nu er vores system er oppe at køre og kan håndtere fakturaerne, siger administrerende direktør Jan Werum med et tilfreds smil.
Syv mennesker tager sig indtil videre af arbejdet med at scanne fakturaerne ind og få dem oversat til OIOXML. Et format alle offentlige myndigheder og institutioner er forpligtet til at kunne modtage.
De første to sidder i et postrum, som så mange andre. De lukker kuverter op, fisker papir-regningerne ud og sorterer dem. Kuverterne bliver samlet og makuleret med det samme. Oplysningerne på kuverterne skal ikke havne i de forkerte hænder. Når de har samlet regningerne i stakke af 50 eller 100 fodrer de dem til scanneren, der har tolknings-software indbygget, som kan genkende diverse oplysninger og gør indlæsningen mulig.
- Dem der sidder og laver arbejdet lige nu er ikke dem, der kommer til at sidde der fast. Men det er vores holdning, at alle skal kunne sidde på alle poster og kunne springe til, hvis nu vi får rigtig travlt, fortæller Jan Werum.
Travlt skal der nok blive for der er cirka en kvart million virksomheder, der leverer til det offentlige, og revisions- og rådgivningsfirmaet KPMG har tidligere vurderet, at det vil udmønte sig i op mod 18 millioner elektroniske fakturaer årligt.
- Det er svært præcist at sige, hvornår det begynder at gå rigtig stærkt, og hvor mange fakturaer vi skal håndtere. Vi har modtaget næsten 1.200 fredag og mandag, men vi er jo ikke alene om opgaven. Data Scanning har også en Læs Ind-service, og der er også flere virksomheder der tilbyder en webbaseret løsning. Forretningsgrundlaget vil nok være cirka 15 millioner fakturaer i 2005 og 2006, vurderer Jan Werum.
Som tiden går, vil flere og flere ende med selv at kunne sende deres fakturaer til det offentlige i det korrekte elektroniske format, og derfor vil der, ifølge Jan Werum, ikke være meget mere end en tre-fire millioner fakturaer at slås om for de to virksomheder i 2008.
En meget vigtig detalje inden en faktura sendes til et Læs Ind-bureau, er at huske at skrive et såkaldt EAN-lokationsnummer. Det er et 13-cifret identifikationsnummer, alle offentlige myndigheder og institutioner har, og som sikrer, at regningerne havner det rigtige sted.
Selvom fakturaerne ikke er påført EAN-lokationsnummer, vil de i en periode stadig blive scannet ind. Det samme er tilfældet, hvis der mangler oplysninger som eksempelvis SE- eller CVR-nummer. Efter scanningen sidder fem mennesker og gennemgår samtlige elektroniske fakturaer for mangler. Hvis der mangler oplysninger, bliver leverandøren kontaktet enten telefonisk eller per brev, så fejlen kan blive rettet, og den elektroniske faktura sendes videre til den rigtige offentlige instans.
Hvis JWN Data modtager en håndskreven regning, er det de samme ansatte, der taster oplysninger ind, så også kragetæer ender som elektroniske fakturaer.
- Vi er nødt til at være fleksible i begyndelsen, hvor tingene er lidt vanskelige for alle parter. Det er de jo også for os. Vores system er oppe at køre, men arbejdsgangene skal sættes i system, og softwaren skal rettes til. For eksempel skal "dato" og "date" forstås ens, påpeger Jan Werum.
Løbende bliver de elektroniske fakturaer så sendt videre via en VANS-udbyder. VANS er et kommunikationsnetværk eller et elektronisk postvæsen, som indsamler og fordeler de elektroniske regninger.
Der er mest travlt ved de tre skriveborde, der udgør kundeservice, og som ikke er medregnet i de syv, der har ansvaret for indscanningen. Det bliver til mere end 300 opkald om dagen, men mange af spørgsmålene går igen. Folk er i tvivl om, hvor de skal sende deres regninger hen, og de er usikre på, hvilke oplysninger, der skal skrives hvor.
- Det er ikke kun de små virksomheder, der ikke kan finde ud af det. Det er også kommuner og store momsregistrerede virksomheder, der kimer os ned. Det burde egentlig ikke være så svært, for det er jo bare et andet sted, de skal sende regningen hen, og langt de fleste har en linie i overskud i adressefeltet på de regninger, de plejer at sende ud. Og der skal de skrive EAN-lokationsnummeret, siger Jan Werum.
Han synes at oplysningerne om overgangen til elektronisk fakturering har været for uoverskuelige. Virksomhederne har haft svært ved at finde hoved og hale i det hele.
JWN Datas administrerende direktør er heller ikke udtalt tilfreds med, at der nu skal være en overgangsordning, hvor leverandørerne fortsat kan sende papir-fakturaer til det offentlige.
- Det er lidt et antiklimaks. Vi har brugt mange timer og penge de sidste to måneder for at nå at blive klar til i dag. Og først den 18. januar blev det besluttet at udskyde skæringsdatoen. Det er ikke til at sige endnu, om det er 100 eller 100.000 fakturaer, vi mister, men jeg er ikke i tvivl om, at det kommer til at koste os penge, konstaterer Jan Werum.
Billedtekst:
bet JWN Datas administrerende direktør, Jan Werum, er utilfreds med, at der nu skal være en overgangsordning, hvor leverandørerne fortsat kan sende papir-fakturaer til det offentlige. Det kommer til at koste os penge, konstaterer han.
Foto: Torben Klint
Boks:
Læs Ind-bureauer skal certificeres
Hvis en virksomhed skal udøve Læs Ind-virksomhed og dermed kunne modtage refusioner fra staten for arbejde udført for små og mellemstore virksomheder, kræver det, at virksomheden har et certificeret kvalitetsstyringsystem og datasikkerhedssystem.
Certificering af kvalitetsstyringssystemer skal gives af en virksomhed, som er akkrediteret til at certificere kvalitetsstyringssystemer af Den Danske Akkrediterings- og Metrologifond (DANAK) eller af et tilsvarende akkrediteringsorgan. Certificering af datasikkerhedssystemer skal ske efter DS 484-1 eller DS 484-2 eller en tilsvarende standard og skal gives af en virksomhed, som er akkrediteret til at certificere datasikkerhedssystemer af DANAK, eller af et tilsvarende akkrediteringsorgan.
Herudover skal virksomheden overholde persondataloven og sikkerhedsbekendtgørelsens krav.
Kilde:
Erhvervs- og Selskabsstyrelsen
