1. Opret signaturer
1. Opret signaturer
Hvis du er træt af at skrive navn og adresse i hver eneste e mail, du sender, er her løsningen. Med dette tip kan du let tilføje din egen signatur til alle e mails, som du sender og svarer på. Og har du brug for flere signatur typer til forskellige mail typer, kan du bare oprette flere.
Vælg Funktioner, Indstillinger, Postformat, og straks kan du nederst i vinduet se knappen Signaturer..., som giver dig adgang til at redigere signaturer. Når du trykker på knappen Signaturer åbnes vinduet Opret signatur og du kan her oprette alle de signaturer, du har brug for.
2. Opret standard produktinformationer
Sender du ofte standardinformationer til venner, bekendte, kollegaer, kunder – for eksempel julehilsner, specifikationer, produktinformationer eller lignende, så kan du gøre det let for dig selv i fremtiden.
Når du opretter en ny signatur, starter du med at give den et let genkendeligt navn, der relaterer til den informationsblok, du ønsker at oprette som standard, og derefter trykker du Næste. Nu kan du skrive en signatur, som i virkeligheden er en informationsblok.
Har du allerede skrevet informationen i Word, er det let at kopiere teksten direkte ind i signaturen.
Når signaturen er oprettet, og du skal bruge den, sker det ved at du opretter en ny e mail og derefter trykker på Indsæt, Signaturer. Vælg nu den signatur, du skal bruge til den oprettede mail.
3. Langhårede signaturer
Når du som i de tidligere eksempler bruger Word eller tekst til at oprette en signatur, giver det naturligvis nogle begrænsninger. I dette eksempel kan du se, hvordan du opretter signaturer, som kun er begrænset af fantasien og dine evner ud i HTML’ens verden.
Når du opretter en signatur, som beskrevet i første tip, skal du nu trykke på Avanceret Redigering, og straks åbner et hav af muligheder sig.
Når du vælger avanceret redigering, åbnes Word som editor, og du kan nu bruge de funktioner, du kender i Word, til at skrive/redigere signaturen med.
Word kan også bruges som HTML editor. Vælg Vis, Vis HTML kilde bruges som en HTML editor og derved give adgang til alle de muligheder, vi kender fra programmer som for eksempel GoLive, DreamWeaver, FrontPage eller andre HTML programmer.
Det giver næsten ubegrænsede muligheder for at sætte sit personlige præg på signaturen. For at sikre, at alle kan se din signatur korrekt, skal du beslutte dig for, hvor meget du vil inkludere i signaturen, og hvor meget du vil lægge på en web server – så du ikke belaster din up og download tid alt for meget.
Har du installeret et program som GoLive eller Frontpage, vil du kunne højreklikke direkte på signatur filen og redigere den i stedet for at åbne Word.
Adgangen til mappen med signaturer er C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Signaturer eller tilsvarende, alt efter hvordan dit Word program er installeret.
Hvis du er i tvivl om hvor signatur filen ligger, åbner du den i Word og vælger Filer, Egenskaber – så dukker stien op.
4. Eksport og import af regler
Når du skifter din pc ud med en ny, er det ofte forbundet med et stort arbejde at få alting til at fungere igen. Har du oprettet en masse regler, som du nødig vil undvære, er det naturligvis irriterende, hvis du skal taste dem alle sammen igen.
Men bare rolig – I Outlook kan du let importere og eksportere regler. Vælg først Funktioner, Regler og beskeder og tryk nu på Indstillinger.
Her dukker en meget enkel menu frem, hvor du blot trykker på Importer regler eller Eksporter regler. De signaturer, som er i din Outlook, bliver gemt i én fil, og du kan nu importere alle regler på din nye pc ved at bruge samme fremgangsmåde som ovenfor, men blot vælge Import i stedet.
5. Automatisk svar på mails
Har du et nyhedsbrev på din webside, så er det let at lade Outlook automatisk bekræfte et abonnement. På samme måde, som vi ovenfor har brugt Guiden regler og beskeder til automatisk at flytte en mail, kan man også vælge at bruge funktionen til at svare på mails.
Vælg Funktioner, Regler og beskeder og følg nu proceduren fra før frem til, hvor listen over, hvad der skal ske med din e mails, dukker frem. Vælg nu Svar med en bestemt skabelon og tryk i vinduet under listen på en bestemt skabelon. Skabelonen er det svar, som du automatisk sender til brugerne.
6. Automatisk adressetilføjning
I Outlook 2000 og i ældre versioner af Outlook kan man lade Outlook automatisk tilføje de e mail adresser du sender til i adressekartoteket. Det er smart, praktisk og en let måde at sikre at man altid har sine venner, bekendte, kollegaer osv. i adressebogen.
Vælg Funktioner, Indstillinger og vælg fanebladet Egenskaber. Tryk nu på E mail Indstillinger. Nu kan du vælge at lade Out look automatisk tilføje personer, som du har sendt en mail til, til et bestemt adressekartotek, eller distributionsliste.
Desværre virker faciliteten kun i Outlook 2000, men kan du ikke undvære denne funktion, kan du købe funktionen som add in til Outlook på websiden www.sperrysoftware.com. (Pris 19.95 US$)
7. Sortering af e-mails
Vi får allesammen masser af e mails hver eneste dag, og her er et lille tip til, hvordan du kan få Outlook til at organisere din e mails, så det bliver lettere at finde mailen senere.
Vælg først Funktion, Regler og beskeder I menuen Regler og beskeder klikker du på Ny regel. Nu fremkommer der en menu, som ved første øjekast virker en smule uoverskuelig.
Her vælger du helt grundlæggende, om du vil oprette en regel ud fra en eksisterende skabelon, eller om du vil lave din egen. Vælg Start fra en tom regel, og nu guider Outlook dig igennem på en lækker og intuitiv måde.
Når du modtager en e mail, kan du sortere den efter alle kunstens regler. Har du flere e mail konti, er det smart at vælge at sortere på mailkonto – det er rimelig let, her markerer du Via kontoen specificeret.
I det følgende eksempel går vi et skridt videre og kigger nærmere på sortering af e mails, hvor der indgår bestemte ord. Det kan være smart at sortere på bestemte ord i en e mail, hvis du for eksempel deler én mailkonto med alle familiens medlemmer. Her kunne ordene være navnene på de enkelte familiemedlemmer.
Fra det første vindue i Guiden regler vælger du Undersøg meddelelser, når de ankommer og trykker derefter på Næste.
Der fremkommer nu en liste over betingelser, der skal være opfyldt for en efterfølgende handling. Klik på Med bestemte ord i emnet eller teksten og sæt kryds i afkrydsningsfeltet.
I feltet under vinduet med den lange liste af muligheder dukker nu bestemte ord op understreget. Tryk på Bestemte ord.
Et nyt vindue Søg efter tekst dukker op, og her skriver du alle de ord, der skal være kriterium for en sortering. Hvis du vælger at sortere på familienavne, skal hvert familiemedlem have sin egen regel.
På den måde vil alle opleve det, som om de har hver sin e mail adresse.
Når du har udfyldt listen, trykker du på OK,og så er du tilbage i Guiden regler, hvor du trykker på Næste.
Nu kommer en ny liste frem, hvor du skal vælge, hvad der skal ske med de mails, som indeholder de valgte ord.
I dette eksempel vælger vi at flytte mailen til en ny mappe.
Vælg derfor flyt den til mappen <mappenavn>. I vinduet under listen vil du på samme måde som før se, at <mappenavn> er understreget.
Tryk nu på <mappenavn>, så kommer der en mini stifinder frem, som gør det muligt at navngive en mappe og placere mailen i denne. Peg på Indbakke, tryk på Ny... og døb mappen. Gentag proceduren for hvert familiemedlem.
Når du trykker på Næste, kan du vælge, om der skal være undtagelser for den valgte handling.
Er der ikke det, trykkes atter på Næste, og nu er din regel næsten klar. Giv nu din regel et navn og aktiver den. Du kan også vælge at køre reglen på allerede modtagne e mails, så de bliver flyttet til den definerede mappe.
8. aktivering af spamfilter
De fleste er nok temmelig trætte af uønskede mails. I Outlook kan spam automatisk lægges i en mappe, som så kan håndteres selvstændigt.
Modtager du en mail fra en afsender, som du ikke længere ønsker at modtage mails fra, højreklikker du på den modtagne mail og trykker først Uønsket e mail, Føj til liste over afsendere af uønsket mail.
Du kan selv bestemme, i hvor stor grad mails automatisk skal lægges i mappen med Uønskede mail. Vælg Handlinger, Uønsket e mail og vælg nu Indstillinger for uønsket e mail. Som du kan se på billedet, kan du let vælge hvor meget eller hvor lidt Outlook selv skal sortere.
9. Følg din e-mail historik
Har du ofte lange dialoger via mail, er det rart at man let og elegant kan følge med i hele forløbet – og det kan man heldigvis i Outlook.
Når du åbner en modtaget eller afsendt e mail, vil der lige under ikonerne øverst i mailen dukke en menu op. Klik på det gule felt, og straks dukker der en historik op, som gør det let at følge forløbet i dialogen.
10. Hjælpsomme formularer
Outlook har en lang række formularer, som giver mange muligheder i det daglige.
Man kan for eksempel oprette nye skabeloner, genveje, telefonbeskeder og som vist her: Bcc mails, hvor modtager kredsen ikke kan se hele modtagerlisten. Med denne formular sendes alle mails Bcc.
Der kan være flere grunde til, at du ikke skal afsløre disse data – for eksempel for ikke at krænke dem, som har vist dig tillid ved at melde sig til listen, dels for ikke at afsløre dig selv over for eventuelle konkurrenter.
Vælg Funktioner, Formularer og tryk på Udform formularer. Så fremkommer en liste, der indeholder alle de formularer, Outlook selv bruger, og vi vælger Meddelelse, som er den formular Outlook bruger til at oprette almindelige e mails i.
Tryk herefter Åbn for at åbne formularen.
Markér Til og Cc felterne og slet begge ved hjælp af Delete knappen. I Feltvælger ændres Hyppigt anvendte felter til Adressefelter.
Træk Bcc feltet ind i din formular og tryk nu på ikonet Udgiv Formular der ligner en lille diskette med en lineal over. Hvis Outlook kommer med en dialogboks, hvor der spørges om feltet skal markeres trykker du ja og navngiver din formular.
For at kunne bruge din nye Formular vælger du nu Funktioner, Formularer, Vælg Formularer.
Når du har fundet og valgt den ønskede formular, dukker en næsten helt almindelig e mail op, dog med den undtagelse, at det eneste adressefelt er Bcc. På den måde sikrer du dig, at du ikke ved en fejl sender ud til alle med synlige adresser.
