Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 24. februar 2006.
Håndtering af it-licenser og -kontrakter i både store og små virksomheder får stadig større opmærksomhed. Dels fordi selskaberne ikke ønsker at blive afsløret som softwarepirater, dels fordi korrekt styring af it-ressourcerne optimerer anvendelsen af it og reducerer omkostningerne.
Nykredit har udviklet en proces, der skaber en nødvendig sammenhæng i hele værdikæden fra teknologivalg over forhandling
med leverandører til forvaltning af it-aktiver.
Understøttelse af forretningsprocesser er selve grundlaget for anvendelse af informationsteknologi. Men kravler man et trin højere op på abstraktionsstigen, så er it-anvendelsen også en forretningsproces, der skal understøttes af processer og værktøjer.
I Nykredit har direktør Lars Mathiesen ansvaret for Koncernudvikling og -IT, der samler finanskoncernens arbejde med forretningsudvikling i form af nye produkter og metoder samt de it-løsninger, der skal understøtte dem. Siden Nykredit i 2002 valgte denne enstrengede model for udviklingsarbejdet har han arbejdet med at udvikle og implementere en proces, der skaber et samlet overblik og både understøtter forvaltningen af de eksisterende it-løsninger i form af asset management, forhandlingen med leverandører om såvel nye som eksisterende kontrakter og licenser samt arbejdet med at vælge nye teknologier og produkter.
- Helt grundlæggende handler det om at undgå at købe de forkerte ting i det forkerte antal til den forkerte pris. Derfor er det nødvendigt at have en ledelsesmæssig altså en governance-tilgang til emnet i stedet for en teknologisk, siger Lars Mathiesen.
- Der er mange, som tyr til teknologien og leder efter et stykke software til at løse problemet. Vi ser det den anden vej rundt, siger han.
Processen er en del af Nykredits forretnings-dna og gennemsyrer både arbejdet med nyudvikling og forvaltning af den eksisterende it-portefølje. Dermed har processen sin plads blandt de styringsværktøjer, som firmaets topchefer har besluttet sig for at bruge i ledelsen af virksomheden.
Det kræver selvfølgelig, at processen bliver fulgt af alle afdelinger og ledere:
- Men vi har også processer for kreditgivning. Og selvom jeg er direktør i Nykredit bevilliger jeg jo ikke kreditter. Kreditgivningen følger de processer, som er besluttet. På samme måde er det med it, siger Lars Mathiesen.
Rent praktisk kan den samlede proces deles op i tre: forvaltning af teknologi, forvaltning af forhandling og forvaltning af såkaldte asset eller ressourcer som hardware, software og konsulentydelser.
- Forvaltning af teknologien handler om ikke at lade sig falde for fristelsen til at købe noget nyt, blot fordi det er smart. Kun hvis det har en direkte sammenhæng med forretningen, skal det overvejes efter en model med 12 punkter, der blandt andet indebærer en proof of technology, hvor vi sammen med leverandøren får testet, at produktet så også kan levere den lovede og ønskede funktionalitet i vores it-arkitektur, fortæller Lars Mathiesen.
Først efter en proof of technology vælges et produkt eller en ydelse, der så skal igennem yderligere en vurdering og godkendelse, inden kontraktforhandlingen går i gang. Udviklingschef Martin Simonsen er ansvarlig for arbejdet med forvaltning af forhandlinger i Koncernudvikling og -IT hos Nykredit - både i forbindelse med nye samt genforhandling af kontrakter og licenser.
- Arbejdet med en forhandling hænger altid sammen med et projekt af større eller mindre omfang. Derfor varierer sammensætningen af holdet bag arbejdet med en konkret forhandling også afhængig af projektet, fortæller Martin Simonsen.
Men nok så vigtigt er det, at holdet med den forhandlingsansvarlige i spidsen, sørger for at få dokumenteret forhandlingsforløbet, så man altid kan finde tilbage til forhandlingens detaljer, når man kigger på kontrakten igen. De endelige kontrakter bliver lagret elektronisk sammen med forhandlingsreferaterne, så historikken bliver bevaret, selvom personsammensætningen skifter.
Endelig er der forvaltning af eksisterende ressourcer eller asset management. Her registreres alt fra hver enkelt pc, over CPU-forbrug i datacentre til løbende konsulentydelser, og derudover gennemgår alle Nykredits systemer et sundhedstjek hvert andet år.
- Det er ikke nødvendigt med meget avancerede værktøjer. Men det er derimod meget nødvendigt med beslutninger om, hvordan man gør tingene, siger direktør Lars Mathiesen, som understreger, at det, når beslutningerne er taget, er en masse lavpraktiske tiltag, som er afgørende for, om processen virker.
- Der er meget håndværk i arbejdet med sådan en proces - men også meget governance, siger han.
Det er også helt afgørende, at alle kender processen, forstår den og kan bruge den i samarbejde med udenforstående, for eksempel jurister i forbindelse med kontraktarbejdet.
- Jeg tror ikke på, at nye systemer kan løse den slags problemer for virksomheder. Der skal ledelse til. Og processerne skal være på plads, så de ikke kan kortsluttes af leverandører eller andre hverken på top- eller andre niveauer, siger direktør Lars Mathiesen fra Koncernudvikling og -IT hos Nykredit.
Boks:
Om nykredit
Nykredit er en dansk finanskoncern med aktiviteter, der spænder fra realkredit over bank og forsikring til ejendomsmæglervirksomhed. Koncernens knap 3.000 ansatte skabte i 2005 et resultat på 3,1 milliarder kroner.
