Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. november 2001.
ERM. Employee Relationship Management er en ny type systemer, der på firmaets intranet sætter medarbejdernes kontakt med virksomhedens afdelinger i system.
Employee Relationship Management er en forretningsmodel snarere end en bestemt produktløsning ligesom Customer Relationship Management, og der er også mange ligheder mellem netop de to begreber.
Hvor Customer Relationship Management eller CRM handler om, at virksomheden skal holde styr på kunderne, så handler Employee Relationship Management eller ERM om, at virksomheden skal holde styr på medarbejderne. I begge tilfælde er det en måde at arbejde på i virksomheden, understøttet af et edb-system.
Det er interaktionen mellem virksomheden og medarbejderen, ERM handler om. Både økonomisk i form af løn og karrieremæssigt i form af uddannelse og karriereudvikling.
Personaleafdelingens værktøj
ERM-systemet er først og fremmest et værktøj for personale- og økonomiafdelingerne i virksomheden. For personaleafdelingen giver ERM dels mulighed for at systematisere en række af de opgaver, som de normalt varetager.
I ERM-systemet kan både personaleafdelingen og medarbejderen selv sørge for, at den enkelte medarbejders kompetenceprofil indeholder alle relevante oplysninger.
En ERM-løsning består typisk af flere programmer, der alle er knyttet til kontakten mellem virksomheden og medarbejderen. Et program, hvor medarbejderne kan indberette deres timesedler elektronisk, er ofte en central del af en ERM-løsning. På samme måde kan et andet program sørge for, at når virksomheden skal holde et kursus, så bliver reservation af lokaler og bestilling af undervisere sat i system. Samtidigt bliver oplysningerne arkiveret og er tilgængelige for både medarbejdere og ledelse.
Forening af systemer
Som medarbejder vil man støde på ERM-systemets yderste grænseflade. De fleste løsninger på markedet i dag forener en række af systemets undersystemer i en portal på firmaets intranet. Det vil sige, at medarbejderen, der kobler sig på intranettet med sin browser, får adgang til at indberette sit timeforbrug og sine ønsker om ferie.
Fordelen ved at gøre systemerne tilgængelige for medarbejderne gennem en web-grænseflade er, at det bliver muligt for medarbejderen at opdatere sin timeplan eller indberette sine udlæg til økonomiafdelingen, uanset ved hvilken pc med adgang til internettet medarbejderen sidder ved. Det kan i mange tilfælde gøre arbejdet lettere og hurtigere i en virksomhed, hvor medarbejderne er spredt over hele kloden eller sidder i et stort kontorkompleks.
Tager medarbejderen ved hånden
Besparelsen ligger i, at man med ERM-portalen har en systematiseret måde at håndtere en række processer i virksomheden.
I stedet for at sende en e-mail til bogholderiet, hvor man spørger om lov til at lægge ud for indkøb af flere tegnestifter, så opretter man en forespørgsel i ERM-systemet, der automatisk sender den videre og arkiverer de relevante oplysninger. I bogholderiet dukker forespørgslen op hos den person, der bevilliger medarbejderes udlæg til indkøb af mindre kontorartikler. Hun kan godkende forespørgslen, hvis hun har autoritet til det eller sende den videre til sin overordnede.
Forskellen i forhold til de systemer, som allerede findes i mange virksomheder, er, at grænsefladen dels kan tilpasses medarbejderen, så han eller hun, der kun en sjælden gang har brug for at gøre udlæg for virksomheden, bliver taget ved hånden og guidet gennem processen. Alternativt skulle medarbejderen oplæres til at bruge alle virksomhedens systemer.
Samtidig kommer man uden om den løsning, der oftest opstår i virksomheden, nemlig at den slags løses via den interne elektroniske post. Ulempen ved e-post er, at ikke to medarbejdere vil forfatte forespørgslen om udlæg for flere tegnestifter ens. Dermed kan man med ERM eliminere en oplagt kilde til misforståelser og samtidig lette arkivering af den slags henvendelser, uden det bliver mere besværligt for medarbejderne.
Mest for de store
Det er dog ikke alle virksomheder, der umiddelbart kan have glæde af en ERM-løsning. Har man mere end 2.500 medarbejdere, begynder fordelene for alvor at melde sig.
Det er dog ikke udelukkende antallet af medarbejdere, der afgør, om det kan være en fordel at investere i ERM. Det afhænger også af, hvilken branche man befinder sig i. For typiske servicevirksomheder vil man kunne drage fordel af ERM, så snart virksomheden er så stor, at man ikke bare kan råbe hinanden op i hver sin ende af lokalet.
Prisen for en ERM-løsning afhænger af, hvor omfattende et system, man ønsker. Softwaren er i de fleste løsninger på markedet opbygget af en række standardprogrammer, hvoraf nogle måske allerede findes i virksomheden. Nøgleprogrammet, der skal til for at udnytte ERM fuldt ud, er det program, der kobler alle programmerne sammen i en web-grænseflade.
Hvor meget virksomheden skal investere i kroner og øre for at få en fuldt funktionel ERM-løsning kommer an på, hvor mange medarbejdere, der skal have adgang til systemet, og hvor mange forskellige funktioner virksomheden har brug for. Priserne starter for hver enkelt programlicens omkring 250 kroner pr. medarbejder.
