Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 9. november 2001.
Fælles netværk og fælles central IT-afdeling er grundlaget for et samarbejde på tværs af kommunegrænser for de tre kommuner
Hedensted, Juelsminde og Tørring-Uldum.
De tre østjyske kommuner Hedensted, Juelsminde og Tørring-Uldum har forholdsvis smertefrit gjort, hvad der koster fusionerede selskaber i det private erhvervsliv blod, sved og tårer: Kommunerne har skabt et fælles netværk og en fælles central IT-afdeling. Ud fra denne basis er en sammenlægning af en række af kommunernes forvaltningsområder startet.
Politikerne understreger, at projektet, som går under navnet "De Digitale Kommuner" ikke er et oplæg til kommunesammenlægninger, men at det handler om stordriftsfordele og bedre service. Projektet startede i samarbejde med Kommunernes Landsforening i sommeren 1999, og i dag er første fase ved at være gennemført, mens der til næste fase er nye projekter i støbeskeen.
For Susanne Astrup, der som IT-chef for de tre kommuners fælles IT-afdeling har ansvaret for IT-aspekterne af sammenlægningerne, har projektet været en stor, men tilfredsstillende opgave.
- De største udfordringer i denne type sammenlægning er økonomiske og ledelsesmæssige. Teknisk set er der ikke de store problemer, når først indkøringsperioden er overstået og der er etableret fælles systemer, siger hun.
Ens platforme
IT-afdelingen har stået for ændringerne i forbindelse med sammenlægningerne samtidig med, at de selv var de første til at prøve medicinen.
- For IT-afdelingen har den grundlæggende udfordring været, at vi har foretaget en organisatorisk sammenlægning af arbejdsområder og en teknisk sammenlægning af platforme på samme tid, siger Susanne Astrup.
Tilfældigvis var de tre kommuners platforme ret ens, idet de alle bygger på NT-servere. Derimod er der lokale forskelle på hvilke systemer, der er blevet brugt.
- Tørring-Uldum haft tradition for at benytte egne systemer, mens Hedensted og Juelsminde i højere grad har bygget på færdige løsninger fra blandt andre Kommunedata, fortæller IT-chefen.
34 Mbit-netværk
Forudsætningen for sammenlægningen har været etableringen af et 34 Mbit-net mellem de tre rådhuse. Dette har blandt andet gjort det muligt at samle så mange af de tre kommuners servere, det har været hensigtsmæssigt at samle, på rådhuset i Hedensted. Her har den samlede IT-afdeling også base.
Etableringen af det hurtigere net medførte, at rådhuset i Tørring-Uldum måtte have nye kabler. Det hidtidige netværk var skabt ved knopskydning og havde ikke kapacitet nok.
Det fælles netværk blev taget i brug i november sidste år.
Gør ondt at udskifte nyt
Omkring samme tid blev der også etableret et fælles telefonnet for de tre kommuner, så alle tre omstillinger kan sætte samtaler igennem til alle kommuners medarbejdere, og de tre grupper kommunale medarbejdere kan ringe til hinanden lokalt. Desuden er der etableret et call-center, der gør det muligt for borgerne at kontakte kommunerne fra klokken 7 til 23.
- I den forbindelse oplevede vi en af de situationer, der gør rigtigt ondt: Når en af parterne må skifte noget ud, de lige har investeret i. I dette tilfælde gjaldt det Juelsmindes telefoncentral. Her hjalp de øvrige kommuner økonomisk. Denne type gensidig hjælp er en forudsætning for, at et fælles projekt som dette kan gennemføres, siger Susanne Astrup.
De tre kommuners elektroniske post er blevet samlet på en ny og større server, og alle er blevet ført over på Microsoft Outlook, hvor Hedensted før kørte Exchange. Skatteforvaltningerne blev lagt sammen 1. juli i år med implementering af et helt nyt fælles skattesystem. Nu arbejdes der med skolerne i Tørring-Uldum kommune. Her har Hedensted kørt centralt, mens Tørring-Uldum har kørt decentrale systemer på de enkelte skoler og Juelsminde har udliciteret skolevæsenets IT-drift. Nu er der bevilget en server-baseret Citrix-løsning.
Det næste store skridt er etableringen af et fælles dokumenthåndteringssystem for alle tre kommuner. Det er et projekt, der gik i gang i marts i år, og som efter planen skal være færdigt 1. januar næste år.
- Først skulle vi blive enige om et system. Næste skridt har været at løse rettighedsproblematikken om, hvem der skal have adgang til at kunne se hvilke dokumenter. Det er et område, hvor lovgivningen ikke er forberedt på den type kommunale samarbejder, så det har i et vist omfang været nødvendigt at søge dispensationer fra Forvaltningsloven. Men jeg synes, at vi er kommet langt med at tænke registreringsprocesserne på tværs af kommunerne og sikre videndeling mellem forvaltningerne, siger Susanne Astrup.
Det er dog ikke udelukkende det offentlige, der ikke er forberedt på denne type strukturændringer. Microsoft vil ikke anerkende, at de tre kommuner arbejder sammen på Èt net. Derfor er det nødvendigt at have flere licenser. Det er, som Susanne Astrup udtrykker det, "noget bøvl".
- Mange andre af vores leverandører opfatter os som Èn stor kommune og giver rabatter. Desuden er der de besparelser, det giver, når man kun skal gøre tingene en gang, siger hun.
Stramt styret support
Samlingen af IT-afdelingen har medført, at de ansatte på rådhusene ikke længere personligt kan søge hjælp hos en af IT-medarbejderne i kælderen. Nu ligger supporten i en hotline-funktion, hvis medarbejdere blandt andet kan fjernovertage brugernes pc'er. Alle opgaver skal ringes ind og bliver registreret i en opgave-database.
- Det er en forudsætning for samarbejdet, at ingen af kommunerne føler, at de får en for lille andel af de fælles ressourcer. Derfor har vi ønsket at kunne dokumentere tidsforbruget i IT-afdelingen. Men brugerne skal have noget tid til at vænne sig til den fastere struktur, fortæller Susanne Astrup.
Det er besluttet at benytte kommunernes folketal som nøgle til fordeling af udgifterne mellem kommunerne.
Tre ledelser
Samlingen af IT-afdelingen i Hedensted har betydet, at enkelte medarbejdere har fået op til 50 km. længere på arbejde, men ændringen har ikke medført, at medarbejdere har forladt afdelingen.
- Flere synes, at de har fået et mere spændende job. De har fået flere kolleger og bedre mulighed for at specialisere sig, fortæller Susanne Astrup.
Sammenlægningen har også givet en ændring af IT-afdelingens opgaver: Der er blevet forholdsvis flere tunge opgaver omkring servere og netværk.
For IT-chefen medfører sammenlægningen, at hun bruger mere tid på ledelse og mindre på IT.
- Det er meget anderledes at arbejde sammen med tre administrative og politiske ledelser.
De politiske ledelser kan blive skiftet ud på samme tid. Derfor ser hun netop nu frem til kommunalvalget den 20. november med mere spænding end de fleste for at se, hvordan de nye kommunalbestyrelser stiller sig til samarbejdet.
Billedtekst: - De største udfordringer ved at lægge tre kommuners IT sammen er ledelsesmæssige og økonomiske, men der opstår situationer, der gør ondt, fordi en af parterne må udskifte noget, der netop er investeret i, siger IT-chef Susanne Astrup fra den nye fælles IT-afdeling for Hedensted, Juelsminde og Tørring-Uldum kommuner.
