Afgået medarbejder

Typisk når der slettes en mailbox så er deres Mail add jo også væk og dermed vil afsender får mailen tilbage.

Et forslag ville være at sætte en træffesikke agent på i en måned, hvor teksten så indeholder de oplysninger man vil vidergive til afsender, at lave en agent er dog også risiko fyldt med hensyn til spam osv.

Hvad gør I ? Hvad er bedste praksis ?

Vi sletter basen og bruger, og sender ingen info ud, med mindre det drejer sig om dødsfald eller opsigelse med 0 dages varsel, ellers forventer vi at afgående bruger selv informere sine kontakter, vi sletter nemlig brugers profil og dermed også mail add. og så vil afsender jo få mail tilbage.

Jeg plejer at råde firmaer til at beholde brugernes postkasse en måned eller 2 eller forwarde alt mail til en anden bruger. Den der bliver ansvarlig for at håndtere pågældenes post vil have evne til at adskille firma og privat mail og håndtere det på passende vis. Jeg synes det er helt forkert at sende en "brugeren er holdt op, her er den nye adresse"-mail til vilkårlige brugere. Det er der for mange grunde til at jeg gider liste dem op her.

Jeg ved godt at der findes regler for læsning af privat post, men det er helt klart min anbefaling til alle firmaer, at hvis deres medarbejdere ikke ønsker at deres private post kan læses af firmaet, så skal den sendes til en ekstern adresse. Brugeren må gerne modtage privat post, men hvis de vil være sikre på at den ikke bliver læst af andre  så skal den ikke sendes til firmaadressen. Ethvert firma bør sidestille email med brevpost. I mange større firmaer bliver alt indgående brevpost åbnet og journaliseret. Hvis nogen sender et privat papirbrev til en firmaadresse vil det således blive åbnet og viderestillet.

Sålænge denne politik er almen viden i firmaet (indskrevet i håndbøger etc.) så mener jeg ikke at der er juridiske problemer med håndteringen af privat email i et firma.

Jeg kan kun være enig med dig jogii, med hensyn til politik omkring mails, men vi har også en anden politik her som går ud på at per definition er den post/mail/pakker der kommer til firmaets add. eller en  af de ansatte, ja det er firmaets ejendom.

Så ja  find jeres egne ben at stå på og lav en proceduere ud fra jeres egen firma politiker. Notes kan mange ting, nogle kan man sætte op med de indbyggede værktøjer andre skal laves.

Ja, okay, jeg blev da lidt klogere.

jogii -> Smid et svar.

Ja så da, men jeg har selv været med til at lave de andre løsninger. En simpel agent i databasen kan håndtere beskeder tilbage til afsenderen om ny adresse. Og et skridt videre har nogle enda taget det at videresende alt mail til den nye adresse. Men det er kun med protest jeg gør det. Der skal være MEGET vigtige grunde til at gøre det, f.eks. at firmaets stifter forlader firmaet for at starte noget nyt eller lignende.

Det jeg havde i tankerne var reelt bare en besked om at Medarbejderen ikke længere er i firmaet og vi kan kontaktes på tlf.: 00 00 00 00 !

Ikke noget med at fremsende en fungerende Email eller en ny mailadresse på personen, der har jeg det sådan at der må de kontakte os og få de oplysninger der skal bruges !

Denne funktion er oftest bedst håndteret ved at flytte ansvaret for læsning af den forladte postkasses indhold til en anden medarbejder.Det giver også automatisk god mulighed for at andre medarbejdere får en god kontat til den person som har et ærinde ...