Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for forfatterens synspunkter.
ERP-leverandører kan spare sig selv tid og levere en bedre ERP-løsning med lavere totalomkostninger til deres kunder, hvis de kender forskellen på ren dokumentgenerering og output management samt tager kunderettede dokumenter alvorligt tidligt i ERP-projektet.
Output management står sjældent øverst på agendaen i ERP-projekter.
Mens områder som CRM og business sntelligence får fuld opmærksomhed, flyver output management næsten altid under radaren, selvom det er mindst lige så forretningskritisk for virksomhederne.
Samtidig kan dette ofte undervurderede område ende med at koste det tredobbelte, hvis det ikke tages seriøst fra starten, men udskydes til lige før go-live, hvilket sker i otte ud af 10 ERP-projekter.
Output management bliver ofte opfattet som kedeligt, men det er faktisk en meget kompleks disciplin, som har en central betydning i enhver virksomhed.
Output management handler om at generere og håndtere de mange forretningsdokumenter, som ERP-systemet er designet til at levere, integrere og distribuere: fakturaer, transportdokumenter, labels, toldpapirer og meget mere.
Spiller det ikke, er både ERP-systemet og virksomheden på den.
Overvej for eksempel konsekvenserne, hvis din virksomhed ikke kan sende nogen fakturaer eller udskrive de forsendelsespapirer, der er nødvendige for, at jeres kunder kan modtage deres varer.
Undgå store ekstraudgifter
Som tommelfingerregel bør Output management kun udgøre omkring fem procent af hele ERP-budgettet, men det kan ende med at koste det tredobbelte, hvis det ikke tages tilstrækkeligt alvorligt tidligt i forløbet.
Eller hvis ERP-leverandøren i stedet for et output management-system anbefaler en simpel blanketløsning, der ikke understøtter virksomhedens behov i forhold til told, offentlige portaler, kundekrav og compliancekrav på tværs af lande.
Det kender jeg desværre alt for mange eksempler på. Her får du to:
Det første eksempel er en stor danske elektronikvirksomhed, som valgte en simpel løsning, der viste sig ude af stand til at håndtere deres globale krav.
Resultatet?
Seks måneders spildt arbejde og mange hundrede tusinder kroners ekstraomkostninger.
Det andet eksempel er en mellemstor virksomhed i byggebranchen med salg i mange lande, der valgte billig timepris over erfaring.
Det resulterede i en forkert kodet løsning, som ikke kunne komme i drift, efterfølgende forsinkelse på over et år samt en ekstraregning på én million kroner.
Disse to eksempler er blot få ud af mange, hvor virksomheder er endt med ekstraudgifter, der kunne være undgået, hvis den rette output management-løsning var valgt fra starten.
Kunderne fastlåses
Det er dyrt at løbe ned ad det forkerte spor og at skulle rulle alt tilbage.
Ud over dobbeltudgifterne til softwarelicenser, er der alle de mange unødvendige ekstra timer til opsætning og implementering samt det dødvande, virksomheden befinder sig i undervejs, når opgaver må nedprioriteres, medarbejdere er mindre effektive med mere.
Læg dertil vedligeholdelsen af forretningsdokumenterne, som bliver mere kompleks og tidskrævende.
ERP-leverandørerne har et kæmpe ansvar for at rådgive deres kunder på dette centrale område.
Det er deres opgave at sikre, at output management får fokus i ERP-projektet, og at kunderne får den rette løsning.
Sorteper er altid kunden, som ender med et ERP-system, der ikke spiller ordentligt, og som med næsten 100 procents garanti ikke er levedygtigt på den lange bane.
Inden for et område som salg og eksport kommer der ofte nye lovkrav og krav fra handelspartnere, som virksomhederne skal kunne tilpasse sig med kort varsel.
Er man låst i et håndkodet eller for simpelt output management-system, er løbet kørt.
Tre gode råd til ERP-leverandører
1. Skeln mellem blanketløsning og output management
Det kan være fristende at anbefale blanketløsninger, som kan være hurtige at implementere, men de er sjældent skalerbare eller fleksible nok til at håndtere komplekse behov.
En rigtig output management-løsning kan varetage hele livscyklussen for dokumenter – fra design og distribution til arkivering og sikrer overholdelse af både nationale og internationale krav.
2. Tag dokumenthåndtering seriøst fra starten
Output management bør være en del af scopingfasen i ERP-projekter og skal adressere spørgsmål som: Hvilke dokumenter skal virksomheden bruge? I hvilke formater? Til hvilke modtagere og gennem hvilke kanaler?
Når disse krav kortlægges tidligt, får man valgt den rette løsning og undgår dyre tilpasninger senere.
3. Tænk fremad
Kravene til dokumenthåndtering ændrer sig løbende, især for virksomheder der opererer globalt. Kan løsningen ikke tilpasses nye lovkrav, handelspartnerkrav eller vækstambitioner, bliver den hurtigt utilstrækkelig og vil kræve dyre opgraderinger.
Jeg forstår på sin vis godt, at CRM og business intelligence ofte tages mere alvorligt i ERP-projekter, fordi det er synlige og "prestigefyldte" områder.
Men som ERP-leverandør skal man huske, at kundernes kundekontakt typisk starter med dokumenter: Med de fakturaer, følgesedler og transportpapirer, som er altafgørende for deres kunderelationer.
Lever disse dokumenter ikke op til behovene, falder det direkte tilbage på ERP-leverandørens omdømme og ERP-systemets succes.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie, eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.