Sådan undgår du at drukne i mails

»SEND - The Essential Guide to Email for Office and Home«.

Sådan lyder titlen på en bog af David Shipley og Will Schwalbe, som mener, at det kræver omtanke at skrive gode e-mail - og at alt for mange ikke besidder den omtanke.

Kommunikationsforum har lavet en dansk gennemgang af bogens tanker. Men i korte træk opererer forfatterne med modellen SEND (Simpel, effektiv, nødvendig og Done)

Det udmønter sig i følgende gode råd:

- Mails skal være simple. I modsat fald kan de skabe forvirring og resultere i spild af tid.

- Fjern overflødige ord og sætninger.

- Lær af dine fejl

- Overvej om dit budskab skal formidles i en mail. Der findes jo andre metoder.

- Brug mailen til at løse problemer. Brug den ikke til at sende sorteper videre til modtagerne.

Shipley og Schwalbe definerer desuden mellem seks typer e-mails, som kræver hver sin tone og formulering. Typerne er: Spørgsmål, svar, informationen, taksigelser, socialisering og undskyldninger.

For eksempel mener forfatterne, at man kun skal bruge mails til undskyldninger, hvis der er tale om små forseelser. Mere alvorlige undskyldninger bør klares på telefon eller ansigt-til-ansigt, fordi mail i den sammenhæng kan virke overfladisk.

Læs mere hos Kommunikationsforum, der også har kigget nærmere på e-mailens otte dødssynder.