Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 14. oktober 2005.
Bilag udgør typisk mellem 75 og 80 procent af de samlede maildata, og vejer derfor tungt, også når der tages backup.
Den konstante stigning i antallet af e-mails giver ikke alene de store koncerner grå hår i hovedet. Visse af dem stilles godt nok over for regulatoriske krav om, at e-mails skal arkiveres i syv år, men selv i små og mellemstore virskomheder, giver væksten ondt i pengepungen.
Ifølge analysehuset IDC sker der en stigning i antallet af forretningsmæssige mails på 49 procent alene fra 2004 til 2005. Men oveni kommer, at størrelsen af den gennemsnitlige e-mail vokser, fordi der knyttes stadig tungere bilag til. Og sender én medarbejder en mail med et tungt bilag til 117 andre i virksomheden, så fylder bilaget i alt 118 steder.
- Når vi undersøger mailsystemer, viser det sig altid, at vedhæftede filer udgør mellem 75 og 80 procent af maildata. Problemet øges ved, at kunden tager back up af de samme data, hver gang, og ikke kun af data, der har været ændret siden sidst, siger Paul Shatteles, der har ansvaret for arkiveringssoftwaren Legato hos firmaet EMC.
Selskabet har gennemført en undersøgelse i Sverige af konsekvensen af dobbeltlagring hos otte organisationer, der skulle være repræsentative. Den viser, at det gennemsnitlige spild på dobbeltlagring er på 800.000 kroner årligt, men med store variationer.
I undersøgelsen indgår ikke spildtid ved at skulle finde gamle e-mails eller ved at skulle genskabe slettede e-mails.
- Vi har flere kunder, for hvem visse e-mails har været afgørende for, at de kunne redde sig ud af vanskelige situationer, såsom tvister med leverandører eller kunder, siger Paul Shatteles.
Problemerne skyldes ofte, at mange virksomheder tvinger deres medarbejdere til jævnligt at få slettet i deres mailboks, for at den ikke skal overskride maksimumgrænsen.
- Der går meget tid med at rydde op i mailbokse, siger Paul Shatteles, hvis selskab har godt 30 danske kunder på Legato.
Hos verdens største leverandør af e-mailarkivering, Veritas, der nu er en del af Symantec, har man et "tocifret antal danske kunder, men under 50". Her fortæller salgschef Jesper Frederiksen, at de fleste kunder vælger "alder" - for eksempel 60 dage, som udløser af en arkivering på langsommere medie, der typisk koster en brøkdel af de hurtige. E-mailbrugeren mærker imidlertid ingen forskel, om mailen er i mailsystemet eller i arkivet.
Jesper Frederiksen fortæller, at kravene til, hvor lang tid e-mails skal gemmes, øges. Banker og andre i finanssektoren skal ifølge den såkaldte Basel II regulering, der træder i kraft 1. januar, gemme e-mails i syv år. I forvejen kræver det amerikanske børstilsyn, at alle banker og børsmæglere gemmer e-mails og øjebliksbeskeder (instant messaging) i tre år. Fra juli 2006 gælder det alle virksomheder, der er børsnoterede i USA. Her er det Sarbanes-Oxley-loven, der kom til på grund af Enron-skandalen, der slår igennem.
- Konsulenthuset Gartner Group, forventer, at EU kommer med lignede krav, siger Jesper Frederiksen.
I Danmark findes der endnu ikke eksemper på, at manglende e-mails har udgjort et problem, oplyser advokat Peter Lind Nielsen fra Bender von Haller Dragsted.
- Men vi frygter selvfølgelig de sager, der vil komme, og hvor man skal kunne dokumentere, at mailsystemerne og arkiveringssystemerne er pålidelige nok , siger advokaten
Firmaer som EMC, Veritas og den tredje store aktør på markedet IBM tager sig fortrinsvis af de store koncerner, som selv anskaffer softwaren. Der opstår imidlertid også så småt servicevirksomheder på området. En af disse er DMdata, som også tilbyder fjernback up via internettet.
