Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 16. september 2005.
Hos vindmølleproducenten Vestas er koncernens projektportal et værktøj, der sikrer ensartede processer og sparer tid hos medarbejderen.
De bruger den i udviklingsafdelingen, hvor Vestas-ingeniørerne arbejder med vindkraft og højteknologi. De bruger den i salgsafdelingen, når ordrer tikker ind. Og de bruger den i regnskabsafdelingen, når tallene skal bogføres. Hos vindmølleproducenten Vestas administreres alle projekter i en webbaseret projektportal. Her kan medarbejderne dele data og dokumenter, og samtidig fungerer portalen som en slags tjek-liste, da den er opdelt i såkaldte gates, som hvert enkelt projekt skal passere - inden det er afsluttet.
- Alle medarbejdere, der er involveret i projekter, skal anvende projektportalen. På den måde sikrer vi en ensartet arbejdsgang. Og jo mere ensartede processerne er, jo lettere er det at gå til for medarbejderne. De kan dermed brugen tiden på at udvikle og sælge vindmøller - i stedet for at bruge den på kompliceret it, forklarer Leif Fisker Jensen, manager i Vestas IT, Knowledge Systems. Derfor har Vestas tilstræbt, at hver enkelt projektmedarbejder maksimalt skal bruge fem minutter om dagen på opdateringer på projektportalen.
- Bliver det for kompliceret at anvende, bliver det simpelthen ikke gjort, lyder det fra Leif Fisker Jensen, der tilføjer, at Vestas har en regel om, at medarbejderne ikke må sende dokumenter, der vedrører et projekt, rundt per email - det er kun tilladt at sende links til de dokumenter, der ligger i projektportalen. På den måde undgår man, at der cirkulerer forskellige versioner af for eksempel et mødereferat eller en dagsorden til et møde.
- Vi har vel alle prøvet at komme til et møde med den forkerte dagsorden i hånden. Det kan ødelægge et møde, hvis ikke alle er forberedt på samme dagsorden, så det må altså ikke ske. Og det er der en risiko for, hvis man begynder at ændre i filer - og sende dem rundt per mail, siger Leif Fisker Jensen, der tilføjer, at flere afdelinger i Vestas har en regel om, at sådan en brøler koster wienerbrød til hele afdelingen.
