Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 20. februar 2004.
KMD røg ud af projektkonkurrencen om et fællesoffentligt elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem, FESD, men slås nu ihærdigt for alligevel at vinde slaget om den digitale forvaltning i kommunerne. Det giver en konkurrencesituation, hvor der rejses både spørgsmål og kritik.
Forsvar
KMD har en plan. Kommunernes eget it-selskab røg nok ud af FESD-projektet, men markedsfører ihærdigt sin egen konkurrerende løsning, KMD Sag, som KMD ønsker skal være rygraden i den kommunale it-arkitektur.
Konkurrenterne er leverandørerne af tredjeparts ESDH-systemer, de tværgående systemer mange store kommuner allerede har investeret i for at få effektiviseret og digitaliseret forvaltningen. De søges standardiseret i det fællesoffentlige FESD-projekt. Her vandt CSC, Accenture og Software Innovation, men også eksempelvis Fujitsus systemer er allerede meget udbredt i kommunerne.
Betingelsen for, at kommunerne kan få fuld udnyttelse af deres ESDH-systemer, er, at der laves grænseflader med reel tovejs-integration af metadata til fagsystemerne - fremdeles de dominerende KMD-systemer. Ellers skal kommunerne taste den samme information ind flere gange i de forskellige systemer og kan ikke yde effektiv borgerservice.
Men der sker ikke rigtig noget. Og stadig flere kommuner rejser spørgsmålet: Har KMD for travlt med at pleje deres egne forretningsmæssige interesser til at sikre integrationen? For den reelle tovejs-integration vil nok opfylde de store kernekunders behov, men også hjælpe de konkurrenter, KMD søger at holde stangen med KMD Sag.
Det er svært
Både hos KMD og Kommunernes Landsforening forklarer man udadtil den manglende reelle tovejs-integration med, at det simpelthen er svært. Og den er kommunerne også med på. Som Rasmus Ry Nielsen, projektleder i Magistratens 5. afdeling i Århus Kommune siger:
- KMD kan programmere fagsystemer, men ikke få det til at fungere på tværs. De seneste 10 års nedbrud af grænserne mellem systemer i siloer er ikke slået igennem hos KMD. Der går mindst lige så vigtige kanaler på tværs af fagsystem-siloerne som inde i dem, men det er ikke gået op for KMD, siger han.
For mange er den simple tekniske forklaring imidlertid utilstrækkelig.
- KMD forstår ikke, hvad vi taler om, og det er et stort problem. Men deres uvidenhed er i høj grad villet, siger en projektleder i en af landets største kommuner.
En kollega i en anden storkommune er enig:
- Kan menneskeheden sætte en mand på månen, kan den også løse det her integrationsproblem. Den simple forklaring på, at det ikke sker, er ikke kun forældede systemer, men også forretningsinteresser, lyder det.
Sagen er særlig speget, fordi kommunerne ejer KMD - gennem Kommunernes Landsforening. Herfra er det direktør Hans Berthelsen, der kommer med de officielle udmeldinger - at KL står på kommunernes side i den igangværende sag.
Derudover er en højtstående medarbejder i KL både klar på integrationsproblemet og implikationerne.
- Alle, der har noget med dokumenter og breve i deres forvaltning er i klemme i den her problemstilling. For de skal opbevares, og dermed har du behov for integration til KMD Sag. Og så har du problemet med snitfladerne. Men det er ekstremt vanskeligt at løse, fordi ingen rigtig ved, hvordan de arbejdsgange, der skal understøttes teknisk, skal se ud. Derfor ligger bolden i lige så høj grad hos dem, vi er interessevaretager for, som endnu ikke er klar på, hvordan de vil have grænsefladerne. Men det, venter vi, de får styr på i løbet af FESD-projektet.
KL-medarbejderen er ivrig efter at få lagt pres på sagen. I åben erkendelse af, at "der også ligger nogle forretningsstrategier hos KMD i ikke at lukke alt for meget op".
At KMD markedsfører KMD Sag som kerneelement i kommunernes it-arkitektur og dermed helt nødvendig for digital forvaltning anser KL-medarbejderen ikke for odiøst, men god markedsføring. Ikke desto mindre lyder det videre, at det ikke er særlig hensigtsmæssigt i forhold til at få lavet en ordentlig løsning i den offentlige sektor, og heller ikke hensigtsmæssigt i forhold til KL's strategi om flere leverandører i kommunerne.
KMD Dokument
Et problem man både internt i KL og i flere kommuner peger på er, at KMD Sag trods navnet ikke indeholder nogen sagsenhed eller sagsentitet. Som en kommunal projektchef siger: De burde kalde det KMD Dokument.
- De kalder den KMD Sag, men den har ingen sagsidentitet. Og det er jo det, der giver det store problem. For hvad er det så, vi skal udveksle over for til et ESDH-system? Med den nuværende strategi udveksles der nogenlunde fornuftigt på dokumentniveau. Men problemet er, at det ikke er nok for den offentlige sektor. Vi er nødt til hele tiden at kunne afgrænse forløb - altså kunne sige start sag - slut sag. Og det er hamrende besværligt, når du ikke har en sagsenhed at gøre det på, lyder det fra KL.
Men det lyder ikke ret højt. Hos Rambøll Management undrer Jes Bruun Olsen sig.
- Der burde være et politisk pres mod KMD for at gøre noget. KL ejer jo KMD. Spørgsmålet er, om KMD lytter nok til sine kunder, og om politikerne tager deres kritik de rette steder hen - ind i bestyrelse og repræsentantskab i KL og KMD.
KMD: Det kommer
Hos KMD forsvarer man sig med, at der kun er tale om en første version af KMD Sag, som der køres pilotprojekt med i fire kommuner.
1. maj kommer første version af KMD Sag med integration mellem KMD's ESDH-system DocsOpen og fagsystemerne. I første version er der dog kun tale om dokument-tilknytning - ikke den reelle tovejs-integration, kommunerne efterlyser. Men flere snitflader vil følge, lover KMD.
Hos kommuner og rådgivere ulmer imidlertid stadig alvorlig utilfredshed med de manglende udmeldinger fra KMD om, hvad der er i vente.
- Der er forskellige holdninger i det kommunale landskab til, hvad KMD Sag er. Nu ved vi endelig noget om version et. Men hvad kommer i version to og tre - og hvad er tidsplanen? Forestil dig, du er i vores situation. Vi sidder her med ansvaret for at skulle videreudvikle og kan ikke få noget at vide, lyder et kommunalt nødråb.
Rådvild rådgiver
Hos Devoteam er projektchef Espen Toft forstående over for vanskelighederne. Det er en meget stor opgave for KMD at lave en ensartet tilgang til systemerne, og kravene til KMD vil kun stige, siger han.
At kommunerne har deres egne vanskeligheder i, hvad der kan kaldes et vadested, er han helt på det rene med. For som rådgiver kommer kommunerne og spørger ham, hvad de skal gøre. Om de skal vælge KMD Sag, som markedsføres kraftigt lige nu, eller benytte sig af FESD-projektet.
- FESD er meget reelt og nærværende, og de udvalgte systemer er der installeret rigtig mange af, så der er en betydelig track record. KMD Sag derimod er meget på tegnebrættet, og det er svært at få hold på udviklingsplanerne. Ydermere har KMD erkendt, at begivenheder som strukturreformen og eventuel indførelse af euro kan spænde ben for udviklingen.
Den traditionelle situation med det sikre KMD er vendt på hovedet. KMD står med et førstegenerationsprojekt, mens FESD fremstår som noget sikkert. Og hvad så?
- Som det er nu, har jeg ikke rådet til det ene eller andet. Det er svært. Jeg prøver at nuancere det. Men der er behov for mere håndgribelige udviklingsplaner fra KMD, siger Esben Toft.
Sidehistorie:
KMD Sag er sagen for KMD
Rygraden i den kommunale infrastruktur skal ikke være de systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering, som lanceres i det fællesoffentlige FESD-projekt, mener KMD, som arbejder på at lave sit eget, konkurrerende produkt.
- Vi vil gøre alt for at være konvertible i forhold til FESD. Men vi har en anden arkitektur-tankegang, som tager udgangspunkt i KMD Sag. Den, mener vi, er særdeles bæredygtig, siger Anders Rosbo, der er kommunikations- og marketingdirektør hos KMD.
KMD Sag skal være motor eller rygrad i kommunernes digitale forvaltning, mener KMD. KMD Sag går på tværs af fagsystemerne som samles i en grafisk brugergrænseflade. Der kører pilotforsøg i fire kommuner, og 1. maj kommer første version, hvor der er integration af dokumenter mellem KMD's eget ESDH-system DocsOpen og fagsystemerne. Denne første snitflade lægges åbent ud, som de øvrige også vil blive, understreger KMD.
Anders Rosbo mener, at de komplekse, lovtunge arbejdsgange i kommunerne nødvendiggør en arkitektur-filosofi med fokus på KMD Sag.
Kommunale kunder efterlyser reel tovejs-integration også af metadata mellem fagsystemerne og ESDH. De efterlyser videre udviklingsplaner for KMD Sag og påpeger, at der ingen sagsenhed er i KMD Sag. hjort
Faktaboks:
Standarder styrer
Spørger man Niels Pagh-Rasmussen, hvad god kommunal it-arkitektur er, får man følgende svar fra kontorchefen i IT- og Telestyrelsens IT-strategiske kontor:
- Det er, at man har nogle ESDH-systemer, fagsystemer og administrative systemer, som kan kommunikere med hinanden gennem veldefinerede grænseflader. Det har vi ikke i dag. Men ideen med FESD er at få de påkrævede standarder defineret, og det arbejde er i gang.
Niels Pagh-Rasmussen har netop har fået overdraget ansvaret for at få udmøntet de fælles standarder i det fællesoffentlige elektroniske sags- og dokumenthåndteringsprojekt, FESD. Fire nyansatte i hans kontor skal stå for arbejdet, som også vil komme til at vedrøre KMD med selskabets mange kommunale fagsystemer. Udgangspunktet er de tre ESDH-leverandører, der er udvalgt, fordi de anses for at have de bedste, mest fleksible systemer, der er bygget op, så man ikke låser sig til en bestemt leverandørs produkt.
- I kommunerne er vi nødt til at kortlægge integrationsgrænsefladerne på kommunalt niveau op mod it-verdenen udenfor. Der bliver sat standarder for snitfladerne, som leverandørerne skal leve op til, og de vil gælde for alle. Også KMD. Så på længere sigt er der ikke noget problem, for KMD vil være nødt til at overholde samme standarder som alle de andre, og vi er også nødt til at se på integration til fagsystemerne.
Niels Pagh-Rasmussen henviser til regeringens Hvidbog for IT-arkitektur og dens principper og rammer for digital forvaltning - inklusive standarder.
Han konstaterer derudover, at KMD ikke i dag har et system, der er sammenligneligt med et ESDH-system. Måske kan de udvikle det. Men KMD Sag baserer sig på det gamle S&A - Sag og Advis - system, som er tænkt og udviklet længe inden ESDH-systemerne overhovedet blev skabt. Så KMD har en udfordring, mener Niels Pagh-Rasmussen. hjort
