Denne artikel stammer fra det trykte Computerworlds arkiv. Artiklen blev publiceret den Computerworld d. 4. april 2003.
Dokumenthåndteringssystemet skal være platform for næste generation af virksomhedernes intranet, mener Cowi, der er et af de selskaber, der har været tidligst ude med denne type systemer.
dokumenthåndtering
Den rådgivende ingeniørkoncern Cowi er ved at søsætte et pilot-projekt, der skal gøre dokumenthåndteringssystemet til platformen for produktionsaktiviteterne i selskabet. Dokumenthåndteringen skal populært sagt danne basis for næste generation af koncernens intranet.
- Vi bevæger os fra, hvad man kunne kalde ad-hoc-baseret filhåndtering til at gøre dokumenthåndteringssystemet til udgangspunkt for alle selskabets aktiviteter. Det er en lige så stor ændring, som det indebar at få pc, fordi det indebærer et skift i tankegang, siger Niels Jørgen Aagaard, der har titel af videnledelseschef hos Cowi.
Cowi begyndte at arbejde med dokumenthåndteringssystemer og CMS (Content Management System) i 1996, og siden systemet blev etableret er det blevet udstrakt til at blive anvendt på en række områder.
- Vores nuværende dokumenthåndteringssystem har givet os orden i butikken, men det, vi har, ligger langt fra, hvad vi godt kunne tænke os, siger Niels Jørgen Aagaard.
Dynamisk
I det kommende system skal brugerne ikke længere tænke i enkeltdokumenter, der ligesom i gamle dage gemmes i foldere. I stedet kan et dokument i de nye filhåndteringssystemer fremtræde, som om det ligger flere steder, fordi der findes en række snitflader til samme dokument. Dermed bliver dokumenterne i højere grad noget, flere medarbejdere kan arbejde dynamisk sammen om.
Det kræver imidlertid, at det bliver lettere for medarbejderne at finde frem til det, de skal bruge, og at alle benytter de samme begreber både i og om dokumenterne.
- Papirverdenen var der styr på. It gav effektiviseringer, men dokumentationsdelen fulgte ikke med. Bogholderdyderne blev ikke holdt ved lige. Det er et generelt problem i de fleste selskaber, at vi ikke har en kvalitetskultur, men en lemfældighedskultur, hvor vi accepterer unøjagtigheder for at få tingene gjort færdige, siger Niels Jørgen Aagaard.
Intelligente værktøj
Det nye dokumenthåndteringsprojekt handler derfor blandt andet om at definere de nødvendige metadata om, hvad et dokument indeholder.
- Hidtil har man arbejdet med at lade den, der udarbejder dokumentet, registrere en række emneord. Det har ikke vist sig hensigtsmæssigt, fordi folk skal lægge informationer ind, som de ikke har behov for på det tidspunkt. I stedet ønsker vi at bygge systemet på intelligente værktøjer, der selv er i stand til at registrere de relevante oplysninger, og som ikke forudsætter høj disciplin ved indlæggelsen af informationerne. Det er ikke bare et spørgsmål om at ændre vaner, siger Niels Jørgen Aagaard.
Der er i den senere tid kommet sådanne intelligente værktøjer på markedet fra selskaber som Verity, Autonomy og Convera.
Som en forberedelse er Cowi ved at fastlægge et klassificeringssystem i form af faste definitioner af de begreber, der bruges til at beskrive dokumenter.
- Der er behov for en fælles forståelse af, hvad det er, man som minimum skal vide om et dokument. Dokumenthåndteringen skal træde til, hver gang brugerne skal gemme et dokument. De skal ikke tage stilling til, hvilke drev, foldere og formater, der skal gemmes i, men snarere hvor dokumentet hører hjemme i selskabets forretningsstrategi, siger han.
Stadig papirtegninger
Da Cowi i 1996 besluttede at etablere et dokumentstyringssystem var det vigtigste krav, at det skulle kunne administrere byggetegninger. I et projekt vil forskellige tegninger ofte vise byggeriet fra skiftende vinkler i varierende målestoksforhold. Ønsket var, at en ændring slår igennem på alle tegninger, så man undgår, at der er forskellige versioner i omløb.
- Da systemet et par år senere var etableret og i drift, var det vores opfattelse, at alle, der arbejdede med tegninger, skulle benytte det. Sådan er det ikke gået. I praksis er det dem, der udarbejder tegningerne, og dem, der har ansvar for at holde rede på dem, som benytter systemet. Derimod tager de fleste, der arbejder ud fra tegningerne i byggeopgaver, stadig udgangspunkt i printede tegninger, siger Niels Jørgen Aagaard.
Årsagen er blandt andet, at Cowi har oplevet samspilsproblemer mellem cad-delen af dokumenthåndteringssystemet og de øvrige programmer. cad-brugerfladerne har haft svært ved at håndtere, når der kom nye versioner af for eksempel Windows.
Samarbejdsportal
- En af de store udfordringer ved at etablere et dokumenthåndteringssystem er netop, at en lang række programmer skal bringes til at arbejde sammen - herunder operativsystem, officeprogrammer, dokumentstyring og cad-system. Dokumentstyringssystemet skal være en slags infrastruktur, der syer de øvrige programmer sammen, siger Niels Jørgen Aagaard.
At indførelsen af det hidtidige dokumenthåndteringsprogram er blevet betragtet som en succes ses af, at Cowi har overført principperne til andre områder. Det gælder således etableringen af en portal til samarbejde om byggeprojekter i form af det såkaldte byggeweb, som gør det muligt for Cowis partnere og underleverandører at få adgang til alle informationer om et projekt.
Byggeweb blev startet for godt et år siden, og siden er portal-strukturen blevet taget i brug i samarbejdet med selskaber som norske Interconsult og danske Kampsax, som Cowi har købt i løbet af det sidste år.
Herudover bliver applikationerne i dokumenthåndteringssystemet i dag brugt til arkivering og genfinding af markedsføringsmateriale og af dokumenter i forbindelse med kvalitetsstyringen.
Billedtekst:
Cowi går i gang med et projekt, der skal gøre dokumenthåndteringssystemet til platformen for alle vores forretningsaktiviteter, og det indebærer en holdningsændring over mod en mere dynamisk og samarbejdende arbejdsform, siger videnledelseschef Niels Jørgen Aagaard fra Cowi.
