Business intelligence handler ikke blot om applikationer og teknologi.
Coloplast, der producerer og sælger medicinsk udstyr inden for områder som stomi, urologi og kontinens samt sår- og hudpleje, har gennem en årrække benyttet business intelligence-produkter (BI) fra Cognos, som IBM er ved at opkøbe, til at optimere virksomhedens forretningsgange.
Men i de senere år er virksomheden gået skridtet videre. Nu drejer det sig om performance management-applikationer.
"Performance management er en overligger til BI, som først og fremmest handler om at styre og monitorere forretningen med en entydig forankring i virksomhedens strategi.
Performance management er altså en forretningsdisciplin, ikke en it-disciplin," siger business intelligence director René Rasmussen, Coloplast.
"Vi har et mål om blandt andet at fordoble omsætningen til mindst 14 milliarder inden 2012. Med så ambitiøst et mål er vi nødt til at styre virksomheden ud fra resultater og performance, som er second to none. Der kan performance management hjælpe os til at styre forretningen hen mod målet."
Forankret i virksomheden
I idealsituationen medfører performance management en sådan styring og monitorering fra øverste til laveste niveau i organisationen. Der vil dog gå endnu et stykke tid, før Coloplast når dette idealbillede.
"Tidligere havde vi ikke noget centraliseret datawarehouse og BI var i høj grad baseret på forskellige datakilder, der ikke gav et samlet billede.
Hvad og hvorfor
I dag monitorerer vi på tværs i virksomheden, og kan give den rigtige information til de rigtige mennesker," siger René Rasmussen.
Næste udfordring er at forankre performance-kulturen fuldstændig i virksomheden.
"Rent it-mæssigt vil vi stå med en it-struktur, der nøjagtigt kan fortælle, hvad der er sket og hvorfor. Og vi vil få input fra vidensmedarbejdere rundt omkring i organisationen, der kan være med til at forklare afvigelser. Man vil kunne følge med i, hvordan fokusområderne udvikler sig i forhold til de planer, der er lagt," siger René Rasmussen.
Ud af Coloplasts 7.000 medarbejdere i virksomhedens godt 30 datterselskaber og repræsentationskontorer er der cirka 1.500 brugere, der dagligt trækker eller modtager rapporter fra systemet.
Husk strukturen
Med så mange brugere er strukturen i virksomheden vigtig, fordi informationsbehovet afhænger af, hvor i virksomhedens struktur man bevæger sig. Det skal virksomhedens BI/PM struktur støtte op om.
"Man er nødt til at lave en struktur som leverer den rigtige information til de relevante beslutningstagere. Topledelsen skal have information om de øverste finansielle målsætninger, så de kan træffe beslutninger og implementere nye forretningsmodeller.
Mellemledelsen og det operationelle niveau har i højere grad brug for at blive styrket i henholdsvis daglige ledelsesopgaver og beslutningstagen," siger René Rasmussen.
Som eksempel peger René Rasmussen på, at det for to til tre år siden tog op til 14 dage at indsamle, validere og konsolidere omsætningsdata fra alle datterselskaberne. Med den centraliserede struktur tager det i stedet blot to dage.
"Det vil sige, at den øverste ledelse hver måned på andendagen har et overblik over, hvordan det er gået i forretningen den foregående måned.
Personlige planer
Samtidig er centraliseringen af BI-løsningerne mere cost-effektivt," fortæller René Rasmussen.
"Vi har altså muligheden for at tilpasse til og skabe strategien hurtigere og gøre den mere synlig, og vi arbejder på strukturen til at bryde yderligere ned gennem virksomheden, så det virker hele vejen fra det strategiske niveau og nedefter," siger han.
Policy deployment
En del af vejen mod det mål går gennem policy deployment.
"Policy deployment handler om, at den øverste ledelse udstikker kursen gennem tre fokusområder. Dem sætter vi så nogle mål og KPI'er eller nøgleindikatorer op for på hver enkelt fokusområde for at gøre det klart, hvordan disse kan nås og måles." siger René Rasmussen.
"De er så kommunikeret ud til samtlige medarbejdere i Coloplast. Ambitionen er, at dette i sidste ende gerne skulle medføre, at hver enkelt medarbejder får en personlig plan, der indeholder elementer af fokusområderne."
René Rasmussen betegner policy deployment som et af de vigtigste initiativer i Coloplasts performance management. Programmet startede for et års tid siden og er nu ved at være implementeret i virksomhedens Cognos-platform.
"Det er lige fra, hvordan produktionen skal planlægges, hvilke varer bliver der solgt meget af, hvornår skal vi omstille vores maskiner, til lagre og så hele vejen op til de finansielle resultater per måned som den øverste ledelse kigger på.
Du flytter med andre ord viden ind i systemet, som betyder, at du kan bruge resultatet til ikke bare at fortælle, hvordan det er gået, men også hvorfor," siger René Rasmussen.
”Business intelligence sikrer tilgængeligheden og synligheden af informationen, mens Performance Management sørger for, at der altid er en relation til vores strategi, og dermed at vi bibeholder det rigtige fokus.”
