Denne klumme er et debatindlæg og er alene udtryk for skribentens synspunkter.
It-afdelinger i organisationer verden over kæmper en daglig brav kamp med governance og compliance, når det kommer til styring af deres medarbejderes brug af forskellige softwareløsninger.
Udfordringerne består både i at begrænse brugen af ikke-autoriserede softwareløsninger og skygge-it samt i at udbrede brugen og udnyttelsen af de fra virksomhedens side autoriserede software-løsninger, så brugerne får det fulde udbytte af de indkøbte løsninger, og softwaren bliver en hjælp og ikke en tidsrøver.
På den anden side af it-afdelingen står medarbejderne, som ofte skal forholde sig til en underskov af værktøjer, som ofte ikke har nogen lim mellem sig, og hvor den daglige brug og udnyttelse lades være op til den enkelte medarbejder at forstå og fortolke.
Nogle systemer bliver pålagt den enkelte medarbejder at bruge, og det gøres ofte modstræbende og til stor irritation – ofte så stor, at mange snyder på vægten og finder deres egne uautoriserede værktøjer, som giver dem en lettelse i det daglige.
83 procent
Ifølge en nylig IBM-undersøgelse indrømmer 83 procent af 200 globale CIO’er brugen af skygge-it i deres organisationer, selv om over en tredjedel af respondenterne sagde, at deres virksomhed ikke tillod brug af cloud-tjenester uden it-involvering
Tilføj dertil bring-our-own-device, samt en eksplosion i omfanget af data i al almindelig, og du har opskriften på det perfekte kaos – et kaos, som er så vanskeligt at udrede, at det i højere og højere grad accepteres som en præmis, at virksomhedens systemportefølje og brug af software både er en hjælp i det daglige og en tung klods om benet.
Collaboration software udbydere har gennem flere år forsøgt at markedsføre løsninger, som kunne erstatte de fragmenterede best-of-breed løsninger, og konsolidere dem ind i en one-size-fits-all løsning.
Det er også en lækker og appellerende tanke, men desværre også et fatamorgana. Faktum er mennesker heldigvis er innovative, og antallet af forskellige måder, som man ønsker at arbejde på i virksomheder, er mangfoldigt, både hos den individuelle medarbejder og i de forskellige afdelinger, og intet værktøj kan håndtere denne forskellighed.
En ting er at organisationer bruger en række forskellige specifikke fagsystemer, som understøtter de virksomhedsspecifikke funktioner.
Men alene på samarbejdsværktøjer ses også en total fragmentering, hvor forskellige afdelinger bruger forskellige værktøjer til det samme formål indenfor den sammen virksomhed. For eksempel Dropbox, OneDrive, Google Drive og Box til deling af indhold og lagring, eller Yammer, Slack, Teams og Chatter til hurtig kommunikation.
Tilmed overlapper flere og flere typer værktøjer hinanden i funktionalitet, på tværs af systemtyper.
En diskussionstråd med kommentarer til indhold kan for eksempel både foregå i Word Online, i OneDrive hvor dokumentet lagres, i Teams eller i CRM-systemet hvor den pågældende sag er forankret.
Naturlov
Denne situation er det digitale informationssamfunds naturlov. Du kan prøve at tøjle den, men du kan ikke stoppe den.
Som fremsynet CIO bør du vende det til en fordel, og hjælpe med at få skabt de bedst mulige forudsætninger for at få samarbejde og produktivitet ud af medarbejderes individualitet.
En ny generation af samarbejdsværktøjer er på vej, hvor one-size-fits-all erstattes af en ægte ”hub”-tankegang, hvor en integrations-approach er det bærende element, kombineret med muligheden for at slå decideret indbygget samarbejdsfunktionalitet som dokumentstyring, redaktionel nyhedsstyring, opgavestyring, gruppefunktionalitet mv. til og fra – alt efter hvor integreret en løsning man ønsker, og hvor meget man ønsker best-of-breed eller indbygget funktionalitet.
I min egen virksomhed har det taget os mange års hårdt tilkæmpede erfaringer med komplekse organisationers samarbejdsflow at nå frem til en løsning, som rammer balancen hvor den fragmenterede software-portefølje i virksomhederne - inklusive skygge-it - accepteres og vendes til en reel fordel.
Løsningsmodellen i vores fortolkning af fremtidens Digitale Workplace Hub består af centrale elementer som:
• Unified Enterprise Search (Elastic) som giver medarbejderen ét sted at fremsøge sine informationer på tværs af systemer.
• Ét notifikationscenter som konsoliderer systemnotifikationer på tværs af alle integrerede systemer et sted
• Ét aktivitetsfeed, som populeres af aktiviteter fra alle integrerede systemer samt,
• Widgets som er designede visninger af nøgleindhold fra andre systemer, som for eksempel ServiceNow, PowerBI, tidsregistrering, vagtplanlægning, ERP e.a. Som giver hurtigt overblik, og adgang ned i de enkelte systemer.
Kun via dataudveksling
Fremtidens Hub kan fungere udelukkende via dataudveksling mellem virksomhedens integrerede systemer, eller kombineret med brugergenereret indhold som brugeres bidrag i form af kommentarer, opslag, dokumenter, gruppearbejde mv. og naturligvis deciderede nyhedsredaktørers bidrag, som man kender fra mere traditionelle intranets.
Visningen, konfigurationerne og integrationerne bør gøres tilgængelige i afdelingsspecifikke opsætninger, så den enkelte bruger eller afdeling, kan få en imødekommende invitation til at bruge sine værktøjer på den mest hensigtsmæssige måde for både virksomhed og medarbejder.
Ved at stille de rette fleksible og moderne rammer til rådighed for medarbejderen opnås dels at brodden tages af utilfredsheden med de etablerede løsninger, da de pludseligt gøres tilgængelige og brugbare på et helt andet niveau, og dels at medarbejderes egne personlige favoritværktøjer kan sættes i en mere styret sammenhæng med virksomhedens infrastruktur.
Læs: Gå bare ud og leg frit, men bliv inde i haven, og løb ikke ud på vejen!
Ikke bare et nyt take
Er dette så blot et nyt take på det traditionelle intranet? Næppe.
Fortolkningen i den enkelte virksomhed af hvad et intranet er og skal kunne, er i dag så forskelligartet, at det nærmest ikke giver mening at tale om intranet som en kategori mere.
Der er grænser for hvor meget elastik der kan være i en rammebetegnelse, og det må også formodes at være et spørgsmål om tid før begrebet begraves af begrebsinstitutioner som Gartner Group.
Fremtidens Digitale Workplace Hub åbner op for en meget fri fortolkning fra virksomhedens it-afdeling, og ejerskabet flytter sig med fokus på data og integration, fra kommunikations- og HR-afdelingerne til it og digitalisering.
”To Hub or not to Hub” er et aktuelt spørgsmål, som it-afdelinger bør stille sig selv, og med det kommer en selvransagelse i forhold til, om man vil begrænse og styre sine brugere, eller om man vil prøve at skabe rammerne for en symbiose hvor man accepterer brugerne og afdelingernes forskellighed og skaber et miljø, hvor de kan bidrage i et sikkert over overskueligt miljø.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os din tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.