Når man som jeg har siddet på begge sider af bordet i forbindelse med sourcing af it-opgaver - først som leverandør i en årrække og siden som rådgiver for en lang række virksomheder og senere som ansvarlig for nogle af de større sourcingtiltag i Danmark (etableringen af SimCorp Ukraine og senest KMD Poland), så slår det mig, at nogle af udfordringerne, jeg møder i dag, er de samme, jeg mødte for år tilbage.
Uanset hvor mange fine businessplaner og business cases man skriver, er virkeligheden anderledes end forudsætningerne.
Og hvis man ikke har gjort sit hjemme-arbejde godt nok, bliver arbejdet og udfordringerne siden hen bare endnu større.
Jeg vil her prøve at skitsere nogle af de udfordringer, som jeg ser som mest presserende, når man går med sourcingtanker i baghovedet.
Hjemmearbejdet
Før man overhovedet begynder at overveje den endelige beslutning om at etablere sourcing, skal man huske at kigge indad.
Det er nemlig ikke altid et spørgsmål om leverandører, som alt for mange "outsourcing-eksperter" desværre altid taler om.
Hvis man ikke har styr på sin egen organisation og dens parathed, har man her et reelt grundlag for nogle ofte uforudsete udfordringer senere hen.
Basis-hjemarbejde
Nogle af de større fælder, som jeg har mødt på min vej igennem sourcingjunglen, forstår jeg stadig ikke, at mange virksomheder ofte glemmer
For eksempel følgende:
• Har man sin dokumentation i orden og eksisterer den på et "fælles" sprog, såsom engelsk?
Kan man udarbejde kravspecifikationer og generel dokumentation på det samme "fælles" sprog?
Er medarbejderne sprogkyndige nok til at både at kommunikere i det daglige og at gennemføre videndeling?
Alene vurderingerne her vil være kraftige indikatorer for virksomhedens parathed. Men det er ikke alt.
• Er der nogle formål med sourcingen, som ikke er direkte økonomisk?
Er det fordi, man ikke kan finde kvalificerede folk hjemme?
Er det fordi, man ønsker at udvide sit marked og vil være tættere på det nye marked?
Det er alle oplysninger, som er vigtige i den videre kommunikation, man skal give til alle involverede stakeholders.
• Sker sourcingen af økonomiske årsager - nedskæringer, direkte flytning af job og funktioner og lignende - skal man også have styr på dette, for så skal man sikre både den rette information, og at der er taget hånd om de HR-relaterede opgaver, der skal udføres i den forbindelse.
Overførsel af viden
Desuden skal man have en plan for videnoverførsel.
Her skal man gøre sig klart, at videnoverførsel fra demotiverede medarbejdere ikke er let, når de ser deres job flyttet til lavtlønslande og billigere medarbejdere.
Derfor skal man have en plan, hvis de ikke er 100 procent villige til at dele deres viden eller formulere jobbeskrivelser og lignende.
Når man som minimum har styr på ovenstående, er det tid til at evaluere, om man er klar til næste stadie, og om man er klar til at lave en plan for klargøring af virksomheden og medarbejderne til at etablere sourcing eller ikke.
Men der er altid en yderligere række overvejelser, såsom "hvad" ønsker man at source, datasikkerhed, hvad siger ens kunder? Kan det betyde noget for ens ry og rygte?
Ja, der er rigtig mange overvejelser, man skal igennem for at sikre, at man træffer den rigtige beslutning til gavn for virksomheden på både kort og lang sigt.
Men her må jeg desværre sige, at det er ikke mange virksomheder, jeg kender, som har gjort sig ovennævnte overvejelser.
Omkostninger
Man skal også altid have i baghovedet, at en ordentlig etablering af sourcing ikke er billig, for der vil altid være en investering - både i form af direkte omkostninger og de mange timer fra involverede parter.
Det skal man være klar til, for normalt påvirker sourcing ikke bundlinjen positivt det første år. Dertil er der for mange tiltag, der skal på plads, for at det lykkes 100 procent.
Jeg har set eksempler på virksomheder, som forventede store besparelser på op mod 40 procent, men da man gjorde det hele op - for eksempel rejseomkostninger, timeforbrug, forbrugte ikke-produktive timer, videnoverførsel, fejl og rettelser ved misforståelser - var besparelsen på mindre end to procent.
Kommunikation
Hvis alle overvejelserne ender med et "ja til sourcing", er det tid til at udarbejde en detaljeret plan for hele processen.
Man skal begynde med det vigtigste punkt igennem hele forløbet, nemlig kommunikation.
Det er nu, man skal have alle med på ideen, uanset hvor de er i organisationen.
Det er især vigtigt, at de berørte medarbejdere bliver inddraget, så de ikke hører om det ad omveje, for så bliver de alle usikre.
Og vigtige og dygtige medarbejdere reagerer ofte hurtigst og begynder at lede efter alternativer.
Så vær ærlig og meget klar i udmeldingerne fra første dag, for delløsninger og udsættelser skaber kun yderligere usikkerhed.
Plan og strategi
Selvfølgelig skal planerne og strategien gå hånd i hånd med kommunikationen.
Men det er også vigtigt at inddrage de vigtige medarbejdere, som nu kender planen og strategien for etableringen, sammen med for eksempel HR-funktionen og den del af virksomhed, som skal eksekvere sourcingen.
Jeg foreslår altid, at man nedsætter en styregruppe.
Den skal referere direkte til direktionen, og gruppen er ansvarlig for både den interne plan for paratheden, klargøringen af virksomheden internt samt at sikre, at man "sælger" sourcing internt i organisationen.
Endelig skal strategien for indførelse af sourcingen udarbejdes i samarbejde med hele den berørte del af organisationen.
Det er meget vigtigt, at alle kan følge med i processen, så man sikrer, at alle indbyrdes afhængige elementer eksekveres rigtigt og i den rigtige rækkefølge.
Bundlinjen
Det er altså ikke "bare" at lave sourcing, hvis man vil sikre succes med sine sourcinginitiativer.
Uden de grundlæggende og indledende "ben-øvelser" opnår man ikke de mulige fordele, der generelt er ved at source, og man får ikke udnyttet de muligheder, der i dag ligger i et globalt it-marked, hvor afstande er mindsket til hastigheden på ens fiberforbindelse og ens sprogkundskaber.
Selvfølgelig er der en lang række andre ting, man skal gøre længere henne i værdikæden, men man er godt begyndt med ovennævnte tanker og forberedelser, så man med ro i maven kan gå til næste fase, nemlig de interne krav til en eventuel sourcingpartner og valg af lokation med mere.
Men derom en anden gang.
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.