Når man møder såkaldte "outsourcingeksperter", står de i kø med gode forslag til, hvor du skal source til, og hvordan du skal stille krav til kommende partnere. Og så kender de også "lige" én, der lever op til alle disse krav, selv i forskellige geografiske områder ... men er dette den rette tilgang?
Personligt er jeg nok lidt gammeldags, for jeg tror på, at man skal kigge på de mere håndfaste strategiske ting, grundlag og fakta, inden man vælger model, geografi eller partner med mere.
- Hvor ønsker man at være på længere strategisk sigt med sin virksomhed, hvis man vil benytte sourcing?
- Hvad er det man ønsker at opnå med sourcing?
- Hvor i virksomhedens totale forretningsmodel kan sourcing bruges og udnyttes?
For sourcing er en investering og skal behandles og respekteres som en investering, hvis man skal have fuldt udbytte af den, og sourcingen skal give de ønskede resultater.
Mål og risici
Ofte ser jeg, at man ikke har et ordentligt sigte eller mål med sourcing, men man kun ser meget kortsigtet på initiativet, og man har i hvert fald ikke taget stilling til, om sourcing kunne tilføre virksomheden værdi på andre måder end "bare" ekstra arbejdskraft inden for et begrænset felt såsom it.
For kunne det tænkes, at sourcingen til en geografisk region kunne blive et "spirehead" ind på nyt marked?
Kunne man source andre opgaver end bare it-relaterede opgaver til ens nye setup? Kunne der være andre fordele, man kunne drage af at have en sourcingoperation væk fra ens hjemmebase?
Alle spørgsmål, som ville kunne hjælpe én til at optimere de arbejdsindsatser, som man kommer til at bruge i forbindelse med et strategiarbejde for fremtiden.
Hvad siger kunderne?
Endelig skal man også her være meget opmærksom på for eksempel hvordan ens interessenter og stakeholders vil reagere, når man vil benytte sourcing.
Der kan være kunder, som er imod, at man benytter sourcing, og som ikke vil have, at deres "produkter" udvikles på en sourcingdestination.
Kan det rent juridisk blive et problem for leverancerne, hvis for eksempel udviklingen foretages uden for EU eller ens nationale grænse? Her tænkes specielt på persondatalovgivning med mere.
Ja, der er meget, man skal have styr på, og her er det vigtigt, at en ledelse tænker lidt længere end bare et til to år frem og kommer rundt om alle spørgsmål i forbindelse med benyttelsen og ikke mindst ens interessenter og stakeholders.
Grundarbejdet
Grundarbejdet er ikke bare at lave et Excel-ark med lønsammenligninger og omkostningstal.
Der skal laves en gennemgribende due diligence om både muligheder og udfordringer, og igen her ser jeg ofte en meget "sloppy" tilgang til konkrete forberedelser omkring emnet sourcing.
Konsulenter og Excel
Det er også ret trist, at de såkaldte "bestyrelsesgodkendte konsulentfirmaer" - dem, hvor direktionen ikke kommer i klemme, hvis de bliver hyret til en opgave - ofte er utroligt uvidende om, hvilket forarbejde der bør være på plads i udarbejdelsen af en sourcing-strategi.
Det gælder også det grundarbejde, der skal til for at undgå de "pitfalls", der er, når og hvis man vil source opgaver i it-sektoren.
Igen kommer de for det meste op med nogle "business cases" sammen med nogle Excel-ark og PowerPoint-præsentationer, som kun sammenligner omkostninger (timepriser og omkostningsestimater) og et antal mennesker som tal, sammen med nogle normer for årlige justeringer og produktivitet og en bunke krav til en mulig leverandør.
Men de ser IKKE ser på mulige udfordringer, man kan få internt eller lokalt, samt under implementering i forhold til det lokale arbejdsmarked, infrastruktur, adgang til resurser i fremtiden samt mange andre meget relevante faktorer.
Mange firmaer får altså ikke det komplette, komplekse billede, som de rent faktisk burde tage stilling til, hvilket igen betyder, at de ikke opnår de mål, som de satte op i deres oprindelige business case
I de fleste tilfælde kan dette føres tilbage til dårlige rådgivning, forudsætninger og dårlig forståelse for sourcing som en strategisk driver af en virksomhed.
Faserne
Grundlæggende skal man dele en sourcing-beslutning ind i minimum følgende faser og svare på nogle meget direkte og essentielle spørgsmål:
- Den strategiske fase, hvor man dels kigger på mulighederne på både kort og langt sigt i forhold til både udvikling og markedsmuligheder, dels om sourcingen kan udnyttes på tværs af ens organisation.
- Kommunikation internt og eksternt til ens stakeholders ... hvordan vil disse reagere, og har man et beredskab her?
- Taktisk og praktisk skal man sikre alignment, og at alle interne og relevante eksterne stakeholders køber 100 procent ind på ideen og er parate til "offentligt" at støtte ideen.
- Praktiske tiltag samt forberedelser og udarbejdelse af både interne og eksterne krav til en sourcing.
- Model for sourcing inklusiv KPI'er - her skal man også huske en mulig exit-strategi, hvis tingene ikke går som forventet.
- Afklaring af, hvorfor man vil source, og hvad vil man gerne opnå ved dette. Sæt et mål og fastlæg KPI'er.
Når man har styr på ovennævnte, er det tid til at kigge på geografi og mulige krav til en leverandør, men ikke før, for ellers ender man bare som mange andre utilfredse virksomheder, som aldrig opnåede de forventede resultater og mål med deres sourcing.
Husk dette
Men glem aldrig en lille ting, som finansfolk og mange rådgivende konsulenter ofte glemmer:
En billig timepris ikke altid er ensbetydende med en billig produktiv time - og det er leverede produktive kvalitetstimer, der tæller i sidste ende.
Selv om man gerne vil i gang hurtigt, er prisen for alle ovennævnte forberedelser givet godt ud i sidste ende, så det er værd at arbejde under mottoet "ting tager tid".
Som den amerikanske filosof Elbert Hubbard sagde: "De bedste forberedelser for godt arbejde i morgen er at gøre et godt stykke arbejde i dag".
Klummer er læsernes platform på Computerworld til at fortælle de bedste historier, og samtidig er det vores meget populære og meget læste forum for videndeling.
Har du en god historie eller har du specialviden, som du synes trænger til at blive delt?
Læs vores klumme-guidelines og send os noget tekst, så kontakter vi dig - måske bliver du en del af vores hurtigt voksende korps af klummeskribenter.