Hvert år bruger statslige institutioner 3,5 milliarder kroner på drift og vedligeholdelse af udlicitererede it-opgaver.
Mange af de penge ryger til firmaer, som har haft de samme opgaver i årevis, fordi kontrakterne aldrig er kommet i udbud, og priserne kan meget vel være derefter.
Derfor undersøger Rigsrevisionen nu de offentlige it kontrakter til bunds.
For det offentliges penge skal ikke kastes ud af vinduet på håbløse legacy-systemer, som kun består, fordi de er så elendigt dokumenteret, at det er umuligt at skifte leverandør eller system.
Statsrevisorerne greb ind
Sagen tog fart sidste år, da Computerworld kunne afsløre en række overtrædelser af udbudsreglerne hos både Rigspolitiet og Skat.
Det kan du læse mere om her: Rigspolitiet har ikke sendt CSC-opgaver i udbud i åresvis: Systemdokumentation manger på 19. år.
Også Skat har i årevis brudt loven: Skat har brudt loven i 19 år: Har underskrevet millionkontrakter uden om udbud.
Afsløringerne fik statsrevisorerne til at komme ind på banen: Rigsrevisionen skal kulegrave statens it-kontrakter efter afsløringer af lovbrud
Statsrevisorerne stillede fem spørgsmål til Rigsrevisionen, og det er disse fem spørgsmål, som Rigsrevisionen nu fremlægger en plan for at komme til bunds i.
Hvad vil Rigsrevisionen vide og hvordan skal det belyses
Inden udgangen af året vil Rigsrevisionen nemlig have svar på Statsrevisorernes fem centrale spørgsmål om de offentlige it-kontrakter.
I offentligt sprog har Statsadvokaterne bedt Rigsrevisionen om:
Problemets omfang
1) at afdække omfanget af kontrakter vedrørende drift og vedligeholdelse af større statslige it-systemer, der er blevet forlænget uden forudgående lovpligtigt udbud
Hvorfor skal det belyses?
Det helt centrale aspekt i undersøgelsen er med Rigsrevisionens egne ord, at "stor leverandørafhængighed kan føre til manglende sparsommelighed."
Artiklen fortsætter under billedet.
På samme måde kan det hurtigt blive et længevarende problem, "at institutionen kommer til at 'hænge på' it-systemer, som ikke er tidssvarende, fordi leverandøren er blevet ved med at udvikle på forældede systemer, og fordi institutionen har svært ved at gøre noget ved det, da de ikke har tilstrækkeligt indblik i systemerne til, at de kan udbyde opgaven og bryde monopolet."
Så når Rigsrevisionen får et overblik over hvilke kontrakter, der ikke kommer i udbud, kan der pludselig effektiviseres og spares penge.
Sådan skal det belyses:
"Vi vil for det første afdække omfanget af gældende kontrakter vedrørende drift og vedligeholdelse af større it-systemer, der er forlænget uden forudgående lovpligtigt udbud."
Problemets årsager
2) at afdække årsagerne til institutionernes manglende udbud
Hvorfor skal det belyses?
Helt lavpraktisk sagt, er det meget svært at afhjælpe årsagen til at problem, hvis du kun kender problemet og ikke årsagen til, at det er opstået.
Sådan skal det belyses:
"...vi [vil] afdække de årsager, institutionerne selv angiver som forklaring på, at de ikke har udbudt kontrakterne. De årsager, der har været nævnt i pressen, er bl.a. manglende systemdokumentation, uklare rettigheder, meget stor teknisk kompleksitet, gamle, tilsandede systemer, som ingen i institutionerne har indblik i, manglende fokus på fornyelse af systemerne igennem mange år, for store omkostninger forbundet med at skifte leverandør og hensynet til it-sikkerhed."
Hvad har man gjort for at løse problemet?
3) at vurdere, hvordan og i hvilket omfang statslige institutioner har arbejdet for at reducere afhængighed af it-leverandørerne, fx ved at sikre sig systemdokumentation. I den forbindelse ønskes der peget på eventuel god praksis
Hvorfor skal det belyses?
Her er der en reel mulighed for at finde sunde arbejdsgange, så man helt kan undgå at havne i vendor lock-in i fremtiden. Derfor vil Rigsrevisionen også beskrive eventuelle eksempler på "god praksis", som undersøgelsen graver frem.
Sådan skal det belyses:
"...vi [vil] undersøge, om institutionerne har udarbejdet en kontrakt med leverandøren, der tager højde for risikoen for at blive så afhængig af leverandøren, at det kan gå ud over muligheden for at konkurrenceudsætte kontrakten."
"Det drejer sig bl.a. om, hvorvidt de i kontrakten har sikret sig rettighederne til systemdokumentationen, som skal gøre det lettere for institutionen at kravspecificere og konkurrenceudsætte de udliciterede opgaver, og om de har udarbejdet exitstrategier, ophørsplaner mv., der skal gøre institutionen i stand til at skifte til nye leverandører, hvis der er leverandører på markedet, der kan varetage opgaven bedre og billigere. Derudover vil vi undersøge, om kontrakterne indeholder en genforhandlingsklausul og en determineringsdato."
Hvad er Finansministeriets rolle?
4) at vurdere Finansministeriets rolle i forhold til at sikre langsigtede og sparsommelige løsninger i forbindelse med drift og vedligeholdelse af it-systemer i staten
Hvorfor skal det belyses?
Hvis der allerede er løsninger på vej, skal det samme arbejde ikke gøres to gange.
Finansministeriets arbejde er altså relevant for eventuelle løsningsforslag, som undersøgelsen kan munde ud i.
På den anden side er det også relevant at vurdere, om nogle af de mange instanser Finansministeriet har oprettet på it-området bør arbejde anderledes.
Sådan skal det belyses:
"... vi [vil undersøge], hvilke eventuelle initiativer Finansministeriet har taget og planlægger at tage for at understøtte, at institutionerne kan udbyde deres it-drift og -vedligeholdelse, ligesom vi vurderer, om de burde have gjort mere for at professionalisere statens udliciterede it-drift."
Hvem vidste hvad?
5) at kortlægge, i hvilket omfang Kammeradvokaten har rådgivet de statslige institutioner i forbindelse med indgåelse af disse kontrakter, herunder hvad rådgivningen typisk har om-
fattet.
Hvorfor skal det belyses?
Politik handler om ansvar. Hvad vidste hvem hvornår, er derfor et helt grundlæggende spørgsmål.
Der er grundlag for ikke så få yderligere spørgsmål, hvis Kammeradvokaten har rådgivet statslige institutioner til at ignorere udbudsreglerne.
På samme måde er det relevant, om Finansministeriet eller Folketinget som helhed har været informeret om regelbrud.
Sådan skal det belyses:
"...vi [vil] for de større udliciterede it-drifts- og -vedligeholdelsesopgaver, der ikke er udbudt, undersøge, om institutionerne har søgt rådgivning hos Kammeradvokaten i forbindelse med overvejelserne om et eventuelt udbud, og hvilken rådgivning Kammeradvokaten i så fald har givet institutionerne. Vi vil også undersøge, om institutionerne eventuelt har orienteret Finansministeriet eller Folketinget om det manglende udbud."
Læs også: Afsløring: Skat har forsøgt at slippe ud af evighedskontrakt med CSC i 16 år